Vanaf nu kun je in Basecone, met de rol Supergebruiker, zelf een administratie inclusief archief verplaatsen (migreren) van de ene Basecone omgeving naar de andere. Let op, dit geldt voor administraties die gekoppeld zijn aan Exact Online (NL), Twinfield, Unit4 Multivers, Xero en AccountView. Je kunt alleen een administratie verplaatsen binnen hetzelfde boekhoudpakket, niet van bijvoorbeeld Exact Online naar Twinfield.

Administraties

Onder het tabblad Administraties in Basecone staat, onder het kopje + Administratie(s) toevoegen, nu een nieuw kopje genaamd + Migreer administratie(s).

Klik op dit kopje om in het menu Migratie overzicht te komen. In dit overzicht zie je alle gedane en toekomstige acties die je voor een migratie kunt uitvoeren als Supergebruiker.

Migratie overzicht

Er zijn twee tabbladen in het Migratie menu, te weten het Migratie overzicht en de Migratie acties. In het Migratie overzicht zie je drie onderdelen:

  • Start een nieuwe migratie: hier kun je als Supergebruiker een nieuwe migratie starten, als je een administratie wilt verplaatsen van jouw omgeving naar een andere omgeving of als je een migratieverzoek van een andere omgeving hebt ontvangen.
  • Administraties die al zijn aangeboden voor een migratie: hier zie je het overzicht van administratie(s) die al zijn aangeboden voor een migratie, per administratie zie je de datum van aanbieding, administratienaam, e-mailadres van de administratie, verloopdatum van migratieverzoek, migratiecode en de status van de migratie. Ook kun je hier de aangeboden migratie intrekken door op het knopje Intrekken te klikken. Bovenaan deze velden staat een zoekveld waarin je kunt zoeken op administraties of één van de andere velden.
  • Administratie die zijn ontvangen voor een migratie: hier zie je het overzicht van administratie(s) die zijn ontvangen van een andere Basecone omgeving ter migratie, per administratie zie je de datum van aanbieding, administratienaam, boekhoudsysteem en de status van de migratie. Bovenaan deze velden staat een zoekveld waarin je kunt zoeken op administraties of één van de andere velden.


Migratie acties

Door te klikken op de eerder genoemde knop Start nieuwe migratie of door op het tabblad Migratie acties te klikken, kom je in het menu met Migratie acties. Hier kun je een nieuwe migratie starten en heb je twee keuzes:

  • Verplaats één of meerdere administratie(s) naar een andere omgeving
  • Haal één of meerdere administratie(s) op uit een andere omgeving

Verplaats één of meerdere administratie(s)

Maak hierboven de keuze voor Verplaats een of meerdere administratie(s) naar een andere omgeving en klik op Volgende, je komt nu bij de checklist. Lees deze goed door. Verder zie je hier twee belangrijke zaken die je moet checken voordat je doorgaat met de migratie:

  1. Autorisatoren worden, net als de andere gebruikers, niet overgezet naar de nieuwe omgeving.
  2. Voordat je de administratie verplaatst, check of er geen autorisator(en) in een autorisatieflow aanwezig zijn.

Klik op Volgende als je deze twee zaken gecontroleerd hebt. In deze stap kun je aangeven welke administratie(s) je wilt migreren naar een andere omgeving.

Selecteer eerst in welke boekhoudsysteemkoppeling de administratie zich bevindt, vervolgens selecteer je de administratie die het betreft. Je kunt meerdere administraties tegelijk verplaatsen, maar alleen als deze naar dezelfde Basecone omgeving wordt verplaatst.

Klik op Volgende als je de administratie(s) geselecteerd hebt. Nu kom je in de laatste stap, je ziet hier het overzicht van de administraties die je geselecteerd hebt, en je kunt daaronder het e-mailadres van (één van de) Supergebruikers van de nieuwe omgeving toevoegen. Deze persoon of personen ontvangen dan een mail met een transfercode voor deze migratie en verdere instructies om de migratie af te ronden. Jij ontvangt, als aanvrager, een kopie van deze mail. Na het akkoord gaan met de Algemene voorwaarden kun je de mail verzenden vanuit Basecone.

Let op!! Het e-mail adres van de ontvangende partij vul je in achter het reeds ingevulde eigen e-mail adres.

In het Migratie overzicht zie je nu de zojuist geselecteerde administratie(s) staan die ter migratie zijn aangeboden. De beheerder van de nieuwe Basecone omgeving ontvangt via het opgegeven e-mailadres de overdrachtscode, en kan zo de administraties(s) migreren naar zijn Basecone omgeving. In onderstaand overzicht kan je als huidige beheerder de datum van aanvraag zien, naar welke e-mailadressen de overdrachtscode is gestuurd, de overdrachtscode zelf en de vervaldatum van de overdrachtscode (deze vervalt na 15 dagen). Via de knop Terugtrekken kun je de migratie alsnog stopzetten indien nodig.

Importeer één of meer administraties naar mijn Basecone kantooromgeving

In het tabblad Migratie acties selecteer je Importeer één of meer administraties naar mijn Basecone kantooromgeving en klik je op Volgende, je komt nu bij de checklist. Lees deze goed door. Met de ontvangen overdrachtscode per e-mail kun je vervolgens de migratie starten. Heb je de code niet ontvangen, check dan onze FAQ.

Vul deze overdrachtscode hier in. Om de migratie te starten, dien je akkoord te gaan met onze voorwaarden en de kosten voor een migratie. De kosten worden aan de nieuwe Basecone kantooromgeving gefactureerd. Hierna klik je op Volgende.

Je komt nu in het overzicht met de administraties die ter migratie staan aangeboden. Selecteer hier de administraties die je wilt overzetten naar jouw Basecone omgeving. Indien nodig kun je de aanvraag hier nog afwijzen. De vorige partij ontvangt een e-mail van deze afwijzing, ook zien ze in het overzicht van migraties in Basecone dat de migratie is afgewezen.

Na klikken op Volgende kom je in het scherm waar je de boekhoudkoppeling en administratie selecteert, waar de over te zetten administraties aan gekoppeld moet worden. Eerst selecteer je de juiste boekhoudkoppeling, daarna krijg je een lijst met beschikbare administraties te zien. Hier selecteer je de administratie uit het boekhoudpakket met eventueel de gewijzigde administratiecode. Daarom is het dus nodig dat de migratie eerst in het boekhoudpakket gedaan is. Als dit niet goed is gegaan, kan je als Supergebruiker altijd nog een interne migratie uitvoeren.

Na het selecteren kies je voor Start migratie, de migratie wordt nu uitgevoerd op de achtergrond. De vorige partij krijgt ook een e-mail ter bevestiging.

In het overzicht met migraties komt de migratie te staan, met als status Aan het verwerken. Als de migratie is voltooid wordt de groene status Voltooid hier weergegeven, de administratie(s) inclusief archief zijn nu overgezet. Controleer nu of alles goed is overgezet, zoals het archief in Basecone en de linkjes in het boekhoudpakket. Je dient jezelf en andere gebruikers nog wel toegang te geven tot de administratie(s). Je kunt dit doen via Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > Tabblad gebruikers > Toegang op Ja zetten.

Heeft u het antwoord gevonden?