Basecone kan documenten automatisch herkennen als bon of factuur. Wanneer een document als bon wordt herkend, wordt een specifieke workflow toegepast voor gegevensherkenning en leveranciersmatching. Dit zorgt voor een nauwkeurigere verwerking van documenten die vaak minder gestructureerde informatie bevatten dan facturen.
Automatische herkenning van bonnen
Wanneer je een document uploadt, bepaalt Basecone automatisch of het document een bon of een factuur is. Als het document als bon wordt herkend, verschijnt de optie 'Omzetten naar factuur'.
Voor bonnen worden de volgende gegevens automatisch uitgelezen:
Bon- of factuurdatum
Totaalbedrag
Subtotaalbedrag
Btw-bedrag
Bon- of factuurnummer
Deze velden worden gebruikt om het document verder te verwerken.
Leveranciersmatching op basis van aangepaste velden
Bonnen bevatten niet altijd gegevens zoals een btw-nummer, IBAN of telefoonnummer. Daarom gebruikt Basecone voor bonnen een aparte matchingmethode.
Hoe werkt dit?
Je kunt zelf tekst selecteren uit een document en deze toevoegen als aangepast veld (custom field) bij een leverancier. Denk bijvoorbeeld aan:
Leveranciersnaam
Winkelnaam
Vestigingsnaam
Specifieke tekst uit de bon
Per leverancier kunnen maximaal 10 aangepaste velden worden toegevoegd.
Wanneer een document als bon wordt herkend, zoekt Basecone naar deze aangepaste velden en gebruikt deze voor de leveranciersmatching. De reguliere matchingsvelden worden dan niet gebruikt.
Voorbeeld
Een bon bevat de tekst "ATOS" bovenaan het document. Wanneer deze tekst als aangepast veld aan een leverancier is gekoppeld, kan Basecone de leverancier automatisch herkennen en koppelen, ook als er geen btw-nummer of andere standaardgegevens aanwezig zijn.
Wisselen tussen bon en factuur
Is een document onjuist herkend? Dan kun je eenvoudig wisselen tussen de twee documenttypes.
Bon omzetten naar factuur
Klik op 'Omzetten naar factuur' wanneer het document ten onrechte als bon is herkend.
Na het omzetten:
Wordt een bevestigingsmelding getoond.
Wordt het document verwerkt als een reguliere factuur.
Gebruikt Basecone de standaard matchingregels.
Vindt leveranciersmatching plaats op basis van reguliere gegevens, zoals btw-nummer, IBAN of telefoonnummer.
Factuur omzetten naar bon
Wanneer een document als factuur is verwerkt maar eigenlijk een bon is, kun je kiezen voor 'Omzetten naar bon'.
Na het omzetten:
Wordt het document verwerkt volgens de bonworkflow.
Wordt leveranciersmatching uitgevoerd op basis van de ingestelde aangepaste velden.
Dankzij deze aanpak kunnen zowel bonnen als facturen correct worden verwerkt en gekoppeld aan de juiste leverancier, ook wanneer een document weinig gestructureerde gegevens bevat.