Automatisering helpt organisaties om factuurverwerking sneller, efficiënter en minder arbeidsintensief te maken. Veel klanten kiezen daarom voor een centrale factuurmailbox waarbij facturen automatisch worden doorgestuurd naar Basecone. In combinatie met automatiseringsfunctionaliteiten kan dit een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren.
Tegelijkertijd roept dit een belangrijke vraag op: hoe zorgen we ervoor dat automatisering niet verandert in een ongecontroleerd proces?
Bij Basecone geloven we in gecontroleerde automatisering. Automatisering moet handmatig werk verminderen, maar mag kritische controles niet wegnemen. Daarom richten wij ons op een balans tussen efficiëntie, betrouwbaarheid en risicobeheersing.
Automatisering verhoogt niet automatisch het frauderisico
Frauderisico bestaat zowel in handmatige als geautomatiseerde processen. Handmatige verwerking kan leiden tot menselijke fouten, gemiste controles of inconsistenties. Automatisering verandert vooral de manier waarop risico’s worden beheerd.
In plaats van afhankelijk te zijn van individuele medewerkers, worden controles systematisch ingebouwd in het proces. Hierdoor kunnen afwijkingen sneller en consistenter worden gesignaleerd.
Waar liggen de controles?
Basecone verwerkt de documenten die worden aangeleverd, maar blijft onderdeel van een bredere procure-to-pay keten. Fraudepreventie is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen technologie en interne bedrijfsprocessen. Software en AI alleen kunnen niet vaststellen of een wijziging van leveranciersgegevens legitiem is of dat een e-mail afkomstig is van een gecompromiteerd account.
Belangrijke interne controles blijven onder andere:
Verificatie van leveranciersgegevens
Goedkeurings- en autorisatieprocessen
Controle op wijzigingen in leveranciersinformatie
Bewustzijn rondom phishing en e-mailfraude
Automatisering ondersteunt deze processen, maar vervangt ze niet.
Veiligheidsmaatregelen binnen Basecone
Om gecontroleerde automatisering mogelijk te maken, beschikt Basecone over verschillende controles en validaties.
IBAN-validatie
Wanneer het IBAN op een factuur afwijkt van het geregistreerde IBAN van de leverancier, kan dit worden gedetecteerd en als risicosignaal worden behandeld.Facturen waarbij een afwijking wordt vastgesteld, worden opgenomen in het validatie-overzicht onder 'Details controleren'.
Betrouwbaarheidscontroles en afwijkingsdetectie
Basecone gebruikt AI-gestuurde confidence scores en controles op afwijkingen (outliers). Wanneer een factuur onvoldoende betrouwbaar wordt beoordeeld of afwijkt van verwachte patronen, kan automatische verwerking worden tegengehouden. Ook deze facturen worden voor beoordeling opgenomen onder 'Details controleren' in het validatie-overzicht.
Autorisatie- en goedkeuringsprocessen
Basecone ondersteunt optionele autorisatieworkflows. Daarnaast beschikken veel gekoppelde boekhoudpakketten over aanvullende goedkeurings- en betalingscontroles.
Volledige audit trail
Het verwerkingsproces blijft volledig traceerbaar. Validaties, beslissingen, uitzonderingen en gebruikersacties worden vastgelegd zodat achteraf inzichtelijk blijft wat er is gebeurd. Gedetailleerde auditinformatie blijft beschikbaar voor controle- en rapportagedoeleinden. Meer hierover vind je in https://support.basecone.com/nl/articles/3192310-auditrapport.
Gedeeltelijke auditinformatie is te vinden in het archiefscherm.
Van handmatige controle naar slimme controle
Traditioneel worden veel organisaties gedwongen om grote aantallen facturen handmatig te controleren. Met moderne automatisering verschuift de focus naar risicogebaseerde controles.
Dat betekent:
Minder tijd besteden aan standaardfacturen
Meer aandacht voor uitzonderingen
Snellere detectie van afwijkingen
Betere benutting van expertise
Of zoals wij het graag samenvatten:
U besteedt uw aandacht waar deze het meeste waarde toevoegt.
Onze productvisie
Wij blijven investeren in verdere versterking van controlemechanismen binnen geautomatiseerde factuurverwerking. Daarnaast investeren we in meer transparantie van de leveranciersmatching en herkende gegevens.
Onze filosofie: controle boven blinde automatisering
De toekomst van automatisering draait niet om het volledig uitsluiten van menselijke betrokkenheid. Het draait om het automatiseren van voorspelbare processen en het gericht inzetten van menselijke aandacht waar risico’s ontstaan.
Daarom geldt binnen Basecone:
Vertrouwde facturen kunnen automatisch worden verwerkt. Afwijkende, onzekere of risicovolle facturen worden gestopt, gemarkeerd of ter beoordeling aangeboden.
Zo combineren we het beste van twee werelden: maximale efficiëntie én maximale controle.