De voorbereiding op automatisering in Basecone begint met het waarborgen van volledige, actuele en betrouwbare stamgegevens (master data). De onderstaande aandachtspunten dragen bij aan een efficiënte inrichting en een optimale werking van de automatiseringsfunctionaliteiten.

Zorg ervoor dat het KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, adresgegevens en bedrijfsinformatie aanwezig en actueel zijn in de administratie-instellingen voordat de dagelijkse verwerking start.

Controleer de informatie die uit facturen wordt opgehaald, verifieer de juistheid ervan en sla eventuele wijzigingen op. Correcte stamgegevens ondersteunen een hogere herkenningsgraad en een efficiëntere verwerking van documenten.

De kwaliteit en volledigheid van de beschikbare gegevens zijn afhankelijk van de informatie die leveranciers aanleveren. In sommige gevallen kan handmatige controle of aanvulling noodzakelijk blijven. Goede stamgegevens helpen het aantal uitzonderingen te beperken.

Meerdere leverancierssuggesties kunnen wijzen op overlappende of dubbele stamgegevens. Het opschonen van leveranciersrecords draagt bij aan een nauwkeurigere herkenning van documenten.

Boekingsregels kunnen worden gebruikt om grootboekrekeningen, omschrijvingen en btw-codes vooraf in te vullen. Dit ondersteunt een consistente en efficiënte verwerking van boekingen.

Het inrichten van automatische boekingsvoorwaarden wordt doorgaans uitgevoerd nadat de stamgegevens volledig zijn toegevoegd, gecontroleerd en waar nodig aangepast. Een correcte en complete masterdata-inrichting vormt de basis voor een betrouwbare automatisering van boekingsprocessen.