Vanaf vrijdag 24 augustus 2018 is het mogelijk om zonder tussenkomst van het Basecone Support Team een omzetting binnen dezelfde kantooromgeving te laten plaatsvinden. De wijziging die je doet is dan gelijk doorgevoerd. Je hebt dus geen verwerkingstijd meer. In dit artikel leggen wij stap voor stap uit hoe je dit doet. 

Voorwaarden:

  • Enkel gebruikers met de rol van 'supergebruiker' kunnen wijzigingen doorvoeren.
  • De administratie zal al verplaatst moeten zijn in het boekhoudpakket voordat je de wijziging in Basecone kan doorvoeren.
  • De nieuwe administratie mag nog niet zijn toegevoegd in Basecone.
  • Je kan alleen een omzetting doen als de wijziging in hetzelfde boekhoudpakket heeft plaatsgevonden. Je kan de administratie niet overzetten van het ene boekhoudpakket naar het andere boekhoudpakket. 
  • Deze optie is beschikbaar voor de Nederlandse boekhoudpakketten: Twinfield, Exact, Unit4 en AccountView. 
  • Er zijn geen kosten verbonden aan de omzetting wanneer je deze zelf regelt. 

Verschillende typen mutaties binnen dezelfde kantoorcode: 

Er zijn drie typen interne mutaties die je doorvoeren. Daarnaast is er voor bepaalde boekhoudpakketten nog een vierde type wijziging mogelijk. 

  1. Wijzigen boekhoudsysteem en administratiecode
  2. Wijzigen boekhoudsysteem
  3. Wijzigen administratiecode
  4. Wijzigen externe code (divisiecode, ondernemingscode, databasenummer). Dit is niet voor elk boekhoudpakket van toepassing.

Wanneer je de huidige administratie wil koppelen aan een andere omgeving in het boekhoudpakket, kies dan voor 'wijzig boekhoudsysteem' (optie 2). Wanneer de administratiecode in het boekhoudpakket is gewijzigd, kies dan voor 'wijzig administratiecode' (optie 3). Indien zowel de omgeving in het boekhoudpakket als de administratiecode is gewijzigd, kies dan voor de combinatie van beiden (optie 1).

Wij zullen hieronder de verschillende typen wijzigingen stapsgewijs bespreken:

1 Wijzigen boekhoudsysteem en administratiecode

Log in als gebruiker met de rol 'supergebruiker' en klik op: Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'koppeling'.
Je ziet hier de administratiegegevens van de administratie die je gaat aanpassen.
Bij stap 2 kan je de activiteit selecteren. Kies hier voor 'wijzig boekhoudsysteem en administratiecode' en klik op 'doorgaan'. 

Selecteer vervolgens bij stap 3 het nieuwe boekhoudsysteemkoppeling en de nieuwe administratiecode en klik op 'bevestigen'.  Zie je de nieuwe boekhoudsysteemkoppeling of de nieuwe administratie niet staan, kijk dan onderaan deze pagina voor extra uitleg. 

Let op: na de omzetting is het factuur e-mailadres automatisch aangepast. Het e-mailadres is namelijk als volgt opgebouwd: <kantoorcode>.<administratiecode>@mailtobasecone.com. 

2 Wijzigen boekhoudsysteem

Log in als gebruiker met de rol 'supergebruiker' en klik op: Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'koppeling'.
Je ziet hier de administratiegegevens van de administratie die je gaat aanpassen.
Bij stap 2 kan je de activiteit selecteren. Kies hier voor 'wijzig boekhoudsysteem' en klik op 'doorgaan'. 

Selecteer vervolgens bij stap 3 het nieuwe boekhoudsysteemkoppeling en klik op 'bevestigen'.  Zie je de nieuwe boekhoudsysteemkoppeling niet staan, kijk dan onderaan deze pagina voor extra uitleg. 

3 Wijzigen administratiecode

Log in als gebruiker met de rol 'supergebruiker' en klik op: Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'koppeling'.
Je ziet hier de administratiegegevens van de administratie die je gaat aanpassen.
Bij stap 2 kan je de activiteit selecteren. Kies hier voor 'wijzig administratiecode'. 

Selecteer vervolgens bij stap 3 het nieuwe boekhoudsysteem en de nieuwe administratiecode en klik op 'bevestigen'. 

Let op: Na de omzetting is het factuur e-mailadres automatisch aangepast. Het e-mailadres is namelijk als volgt opgebouwd: <kantoorcode>.<administratiecode>@mailtobasecone.com. 

4 Wijzigen externe code

Voor de boekhoudpakketten Exact, AccountView en Unit4 is er nog een vierde type wijziging mogelijk. Je kan voor deze boekhoudpakketten het volgende wijzigen:

divisiecode: Exact
ondernemingscode: AccountView  
databasenummer: Unit4

Wijzigen divisiecode Exact
Log in als gebruiker met de rol 'supergebruiker' en klik op: Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'koppeling'. Je ziet hier de administratiegegevens van de administratie die je gaat aanpassen.
Bij stap 2 kan je de activiteit selecteren. Kies hier voor 'wijzig de divisiecode' en klik op doorgaan. Wanneer je op 'Bevestigen' klikt dan worden de beschikbare administraties opgehaald. Er wordt vervolgens door Basecone een match gemaakt op basis van de administratiecode en de administratienaam van de geselecteerde administratie. Als de beschikbare administratie overeen komt met de al bestaande administratienaam en administratiecode dan wordt de divisiecode automatisch gewijzigd indien er een nieuwe divisiecode beschikbaar is. 


Wijzigen ondernemingscode AccountView
Log in als gebruiker met de rol 'supergebruiker' en klik op: Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'koppeling'. Je ziet hier de administratiegegevens van de administratie die je gaat aanpassen.
Bij stap 2 kan je de activiteit selecteren. Kies hier voor 'wijzig de ondernemingscode' en klik op doorgaan. Wanneer je op 'Bevestigen' klikt dan worden de beschikbare administraties opgehaald. Er wordt vervolgens door Basecone een match gemaakt op basis van de administratiecode en de administratienaam van de geselecteerde administratie. Als de beschikbare administratie overeen komt met de al bestaande administratienaam en administratiecode dan wordt de ondernemingscode automatisch gewijzigd indien er een nieuwe ondernemingscode beschikbaar is. 

Wijzigen databasenummer Unit4
Log in als gebruiker met de rol 'supergebruiker' en klik op: Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'koppeling'. Je ziet hier de administratiegegevens van de administratie die je gaat aanpassen.
Bij stap 2 kan je de activiteit selecteren. Kies hier voor 'wijzig het databasenummer' en klik op doorgaan. Wanneer je op 'Bevestigen' klikt dan worden de beschikbare administraties opgehaald. Er wordt vervolgens door Basecone een match gemaakt op basis van de administratiecode en de administratienaam van de geselecteerde administratie. Als de beschikbare administratie overeen komt met de al bestaande administratienaam en administratiecode dan wordt het databasenummer automatisch gewijzigd indien er een nieuw databasenummer beschikbaar is. 

Extra uitleg selecteren nieuw boekhoudomgeving en administratiecode.

Kan je het nieuwe boekhoudomgeving niet selecteren?
Als je het nieuwe boekhoudpakket niet zichtbaar is om deze te selecteren dan dien je eerst nog het boekhoudpakket toe te voegen in Basecone. Dit kun je doen door in Basecone te gaan naar instellingen > kantoor > tabblad boekhoudsysteem > “boekhoudsysteem toevoegen”.

Kan je de nieuwe administratiecode niet selecteren?
Als je de nieuwe administratiecode niet ziet om te selecteren dan kunnen er drie dingen aan de hand zijn:

  • De administratie is nog niet omgezet in het boekhoudpakket. Zorg dat de administratie eerst in het boekhoudpakket is omgezet. 
  • De synchronisatiegebruiker heeft in het boekhoudpakket geen toegang tot de administratie. Zorg dat de synchronisatiegebruiker toegang heeft tot de administratie in het boekhoudpakket voordat je de wijziging doorvoert.
  • De administratie is al toegevoegd in Basecone. Zorg dat je eventuele documenten die reeds zijn aangeleverd of verwerkt eerst veiligstelt. Nadat je deze documenten hebt opgeslagen kan je de administratie verwijderen via: instellingen > administraties > klik op het prullenbakje. 
Heeft u het antwoord gevonden?