Sinds de release van 1 augustus 2019, is het mogelijk om betaalbaar te stellen na autorisatie in Basecone. Dit zorgt ervoor dat documenten worden geblokkeerd voor betaling in AccountView totdat de laatste Autorisator het document heeft goedgekeurd.
Om gebruik te kunnen maken van deze instellling in AccountView is het volgende van belang:
Instelling in Basecone
In Basecone kun je deze instelling instellen op de volgende manier:
Instellingen -> Administraties -> Acties (bewerken) -> Tabblad Workflow.
Klik vervolgens op het subtabblad Specificaties en scroll naar beneden naar Blokkeren en vrijgeven voor betaling.
Instelling in AccountView
In AccountView kun je controleren dat de instelling aangezet wordt op de volgende manier:
Ga in AccountView via Opties -> Instellingen -> Administratie (zie afbeelding):
Vanuit de Administratie instellingen navigeer je verder aan de linkerkant in het menu naar het onderdeel Financieel -> Autom betalingen (zie afbeelding).
Zoals eerder vermeld geldt de instelling "Automatische betalingen blokkeren" vanaf het fiscale jaar waarin jullie werken in AccountView. Echter zal deze instelling voor alle eerdere boekjaren in AccountView handmatig aangevinkt moeten worden.
Indien een nieuw boekjaar geopend wordt in AccountView en je creëert dit aan de hand van het voorgaande boekjaar, zal de instelling automatisch aangezet worden.
Hoe werkt de optie "Factuur pas betaalbaar stellen na goedkeuring autorisatoren" nu precies?
Vanaf het moment dat deze instelling aangezet wordt, zullen de documenten die geboekt worden in Basecone én waar autorisatoren aan worden meegegeven, geblokkeerd worden voor betaling in AccountView. De blokkade op het document zal door Basecone worden opgeheven op het moment dat de laatste toegewezen autorisator het document goedgekeurd heeft. Hierdoor zal het document betaalbaar gesteld worden.
Wanneer worden de facturen niet geblokkeerd?
Als de instelling aan staat, maar geen autorisatoren aan het document zijn toegewezen, wordt het document niet geblokkeerd voor betaling.
Zodra de optie Betaalbaarstellen in Basecone wordt uitgezet, wordt deze automatisch uitgezet in AccountView. Op het moment dat jullie de optie "Automatische betalingen blokkeren" handmatig aanvinken in AccountView, zullen de facturen geblokkeerd worden in AccountView en niet meer automatisch betaald worden. Deze optie kan dus altijd handmatig aangevinkt zijn in AccountView, zonder tussenkomst van Basecone.
Let op!
Deze instelling geldt alleen voor de "nieuwe" documenten die getagd worden. Indien er al documenten getagd waren voordat je de instelling aangezet hebt, zul je de documenten moeten afwijzen en ze opnieuw taggen.
Om te voorkomen dat deze instelling aanstaat maar geen functie heeft om aan te staan, adviseren wij je om deze instelling samen met de instelling "Autorisatie NA het boeken verplicht" aan te zetten. Zo voorkom je dat facturen die nog niet betaalbaar gesteld mochten worden, toch al betaald worden, omdat er per ongeluk geen autorisator aan gehangen is.