Let op: Enkel gebruikers met de rol van accountant en boekhouder MKB hebben toegang tot het validatieoverzicht.

Voor een volledige beschrijving over hoe je kan werken met het validatieoverzicht is er ook een ander artikel beschikbaar. In dit artikel gaan we meer in op wat handige tips & tricks en hoe je het beste van start kan gaan met het validatieoverzicht en bulkverwerking. De handige tips & tricks worden ook uitgelegd in het volgende filmpje: 

Klik rechtsboven op kolommen bewerken en selecteer daar de informatie die je wilt zien. Een aantal kolommen zijn verplicht, verder kan je zelf aangeven welke kolommen getoond moeten worden. Advies: less is more. Hoe minder kolommen des te overzichtelijker het scherm wordt. 

De volgorde van de kolommen kan je wijzigen door deze naar links of naar rechts te slepen. Deze wijzigingen worden opgeslagen in de browser.

NB: Wanneer je de factuur "opengeklapt" hebt, kan je de boekingsgegevens op regelniveau rechts van de afbeelding van de factuur terugvinden. De eerste drie regels zijn altijd zichtbaar, meer regels zijn te zien via een scrollbar.

Wanneer je direct al weet dat facturen verkeerd getagd zijn of in de verkeerde administratie zijn terechtgekomen, kun je deze snel afwijzen door dit in bulk te doen. Op dit moment kan je 10 documenten tegelijk selecteren en afwijzen. Selecteren gaat via het vasthouden van de SHIFT-toets voor een aantal regels tegelijk of via de Ctrl-toets voor het één voor één selecteren van documenten. Door deze facturen snel uit het overzicht te halen, vergroot je het overzicht en kun je je focussen op de facturen die geboekt moeten worden.

Het validatieoverzicht biedt de mogelijkheid om te sorteren op verschillende kolommen. Handige kolommen om te gebruiken zijn status, relatie en periode.

Deze sorteerfunctie kan je gebruiken om gericht bepaalde facturen te gaan boeken. 

In de eerste kolom van het validatieoverzicht zie je de status van een transactie. Je kan sorteren om de transacties met dezelfde status te groeperen.
​
Er zijn 3 kleuren: Groen, oranje en rood. Bij een groene status zijn alle verplichte velden gevuld, klaar om te boeken dus! Als de status rood of oranje is, dan moet je nog even naar de boeking kijken. Lees hier wat deze kleuren precies betekenen.

Waarschijnlijk weet je uit ervaring bij welke leveranciers het boekingsvoorstel van Basecone correct is. Deze facturen kun je bij wijze van spreken zonder te openen direct boeken. Sorteer in dat geval op de kolom relatie om de facturen te groeperen per relatie. Kijk in de kolom status of alle verplichte velden zijn gevuld (status is groen).

Selecteer alle facturen van de leverancier waarvan je weet dat het voorstel altijd goed is en waarvan de status groen is. Boek deze daarna in één keer door (momenteel met maximaal 10 facturen tegelijk).

NB: Combineer dit eventueel met de kolom soort bestand om te zien of het voorstel is gebaseerd op een PDF- of UBL-factuur.)

Wanneer je met een periodeafsluiting bezig bent, sorteer dan bijvoorbeeld op de kolom periode om te zien welke facturen er nog geboekt moeten worden in de periode die je wilt afsluiten.

Ook hier kun je de kolommen status en soort bestand gebruiken om te bepalen welke facturen je eerst en/of in bulk wilt boeken.

Vaak is het prettig om facturen per tag te verwerken. Bijvoorbeeld eerst alle verkoopfacturen en daarna de inkoopfacturen. Of andersom. Sorteer dan de kolom met de tag om te kunnen focussen op het type factuur dat je eerst wilt boeken.

Nadat je alle facturen met een groene status hebt verwerkt, blijven  de facturen over met status oranje. Oranje geeft aan dat het boekingsvoorstel niet compleet is of dat het voorstel nog een extra check nodig heeft. In het boekingsscherm kun je de voorstellen beoordelen, aanpassen en/of aanvullen.

Wanneer je in het boekingsscherm het voorstel hebt gecontroleerd en aangevuld, kan je deze in het boekingsscherm direct boeken. 

Let op: In het algemeen maar zeker bij bulkboeken is het belangrijk dat je optimaal gebruik maakt van de herkenning van Basecone. Zorg er dus voor dat gegevens zoals IBAN en BTW nummer van de betreffende administratie zelf worden uitgesloten van herkenning, de crediteuren- en debiteurenkaarten zo volledig mogelijk gevuld zijn en de boekingsregels zijn ingesteld. Meer informatie hierover kun je hier lezen.

Wanneer je voor een bepaalde leverancier de herkenning hebt verbeterd en/of boekingsregels hebt ingesteld en je weet dat er meer facturen van die leverancier klaar staan om geboekt te worden, wijs dan in het validatieoverzicht alle overige facturen van die leverancier dan in één keer af (max 10 tegelijk).

Wanneer je deze facturen opnieuw tagt (in één keer), zullen de bijgewerkte regels worden toegepast op deze facturen en is er een grote kans dat deze facturen wel in één keer kunnen worden geboekt.