Gebruik je de Basecone app nog niet? Download hem hieronder. Na het downloaden kun je direct inloggen met de gebruikersnaam, het wachtwoord en de kantoorcode. Heb je deze gegevens niet, vraag deze op bij degene die jou als gebruiker heeft toegevoegd in Basecone.

Na het downloaden kun je direct inloggen en starten met autoriseren.

📌Let op, wanneer je als autorisator ook documenten naar Basecone wilt sturen dan heb je ook de rol van Klantgebruiker of Beperkte klantgebruiker nodig.

Met de Basecone app kun je documenten autoriseren op je smartphone, waar en wanneer je wilt. Goedkeuren, afkeuren, on hold zetten, de toegewezen autorisator wijzigen, opmerkingen lezen en toevoegen – dit kan eenvoudig, overal en snel met de Basecone app.
​

In de Basecone web-applicatie kunnen facturen ter beoordeling worden toegewezen aan autorisatoren. In de Basecone app kunnen deze autorisatoren de documenten op hun smartphone bekijken en goed- of afkeuren. Daarnaast kan een factuur on hold worden gezet, indien de autorisator vindt dat er een detail aan de factuur niet juist is. En er kan een opmerking worden toegevoegd of geraadpleegd.

Op de afbeelding hieronder zie je het beginscherm, hier kies je jouw standaard administratie.

Als je deze hebt geselecteerd, kom je gelijk in het overzicht met autorisaties. Daar zie je hoeveel documenten er nog te autoriseren zijn binnen de geselecteerde administratie, en zie je details zoals bedrag, is het een creditfactuur, opmerking(en) en de status. Om documenten in te zien klik je op een regel in in dit overzicht.

Heb je toegang tot meerdere administraties, dan kun je wisselen van administratie met de button rechtsboven. Per administratie zie je in het wissel administratie menu hoeveel documenten er ter autorisatie staan.

In het overzicht met te autoriseren documenten kun je direct een factuur goedkeuren, door naar rechts te swipen over de lijn van het document. Door naar links te swipen kun je het document afkeuren of on hold zetten (alleen bij autorisatie na het boeken). Wanneer je een document afkeurt, dien je altijd een opmerking toe te voegen.

Klik op een document (een lijn) in het overzicht om deze te openen voor meer details.

Wil je een document in de wacht zetten, omdat je intern iets wilt navragen over het document, gebruik dan de oranje pauze-knop in de document details om het document on hold te zetten. Zet je een document on hold, ben je verplicht een opmerking toe te voegen. Om een document van on hold af te halen, klik je nogmaals op de oranje pauze-button.

📌Let op: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor autoriseren na het boeken.

Door te klikken op de documentlijn in het overzicht, kom je in de document details. Daar staan 2 of 3 tabbladen, als het document geautoriseerd moet worden voor het boeken staat er Document en Opmerkingen. Bij autorisatie na het boeken staat er een 3e scherm, Details. In het scherm Document is de PDF preview zichtbaar, hier kun je via het plusje rechtsboven op inzoomen.

In het scherm Details staan de belangrijkste gegevens van een document, van de Kopregel de factuurnaam, de tag, eventueel of het een creditfactuur betreft, de leverancier, het bedrag (incl. BTW), het factuurnummer, de transactiedatum en de vervaldatum. Van de boekingsregel(s) de grootboekrekening, het project (optioneel), de kostenplaats/kostendrager (optioneel), het bedrag (excl. BTW) en de factuuromschrijving.

In het scherm Opmerkingen zie je de gemaakte opmerkingen van anderen, en kun je zelf een opmerking toevoegen en verzenden met het pijltje. Door de gehele app heen kun je in de lijsten zien dat er een opmerking geplaatst is bij een document, aan het ballonnetje.

Onderaan het document kun je altijd via de pijltjes links en rechts naar het volgende document, of het document goedkeuren, afkeuren of on hold zetten.

Alle verzonden documenten via de app (e-mail en webapplicatie) kunnen terug gevonden worden via het tabblad Verstuurde items in de sectie Documenten.

Daar wordt ook gelijk het volgende weergeven:

Het kan zijn dat meerdere autorisatoren het document moeten goedkeuren. Via het icoontje (persoon met twee pijlen erom heen) rechtsboven kun je bekijken wie het document moet autoriseren, wie de vorige autorisator is, en de autorisator wijzigen. De autorisator kun je wijzigen na het opgeven van een reden, kies de betreffende autorisator, typ een reden in en klik op Verzenden. De autorisator is nu gewijzigd naar degene die je geselecteerd hebt.

Op veler verzoek is nu ook een lijst met reeds door jou geautoriseerde documenten zichtbaar in de mobiele applicatie. Onder het kopje Autorisatie heb je nu 2 tabbladen: Te autoriseren, en Geautoriseerd.
​

Onder Te autoriseren vind je documenten welke je nog dient te autoriseren.

Onder het tabblad Geautoriseerd vind je de documenten welke jij hebt goedgekeurd of afgekeurd (in web en in mobiel). Zo kun je later nog eens terug kijken of je een factuur al geautoriseerd had of wat je vorige maand ook al weer betaalde aan die ene leverancier.

De documenten worden getoond op de volgorde waarin jij ze hebt geautoriseerd, met de laatst geautoriseerde bovenaan. De status is de actuele status van het document. Voor meer informatie over wat een app status betekent, klik hier.

Net als bij de te autoriseren documenten kun je in de Geautoriseerd lijst de document details controleren en de opmerkingen inzien.
Let wel, wanneer een document tijdens autorisatie voor het boeken wordt afgekeurd, worden de bijbehorende document details verwijderd.

Als je rechtsonder op Instellingen klikt in het overzichtsscherm, kom je in het Instellingen menu. Hier heb je 7 opties, bovenaan zie je de gebruikersnaam waarmee je bent ingelogd: