Per boekhoudsysteem zal je één boekhoudsysteemgebruiker in dienen te stellen. Deze gebruiker noemen wij de synchronisatiegebruiker en deze gebruiker zal de schakel tussen Basecone en het boekhoudpakket vormen. Dit stel je op kantoor niveau in om ervoor te zorgen dat je nieuwe administraties kan toevoegen en de huidige administraties continue kan synchroniseren.
De synchronisatiegebruiker instellen
In eerste instantie stel je de synchronisatiegebruiker in wanneer je een boekhoudpakket toevoegt. Wanneer je op een later moment de boekhoudsysteemgebruiker wil veranderen, dan is het mogelijk om wijzigingen door te voeren.
De verbinding van de synchronisatiegebruiker controleren
De gebruikers met de rol van supergebruiker kunnen de verbinding van de synchronisatiegebruiker controleren in Basecone. Dit kan gecontroleerd worden via Instellingen > Kantoor > tabblad Boekhoudsysteem.
Bij de Status kan je controleren of de login gelukt is. Als er staat Login gelukt, dan betekent dit dat de synchronisatiegebruiker succesvol verbonden is met het boekhoudpakket. Als er staat Niet verbonden, dan betekent dit dat er een actie ondernomen moet worden.
De synchronisatiegebruiker opnieuw koppelen
Wanneer de synchronisatiegebruiker niet verbonden is met het boekhoudpakket kunnen andere gebruikers foutmeldingen krijgen. De synchronisatiegebruiker kan dan opnieuw een koppeling met het boekhoudpakket maken door rechtsboven op het poppetje met de stropdas te klikken en vervolgens via de gebruikersinstellingen te gaan naar het tabblad boekhoudsysteemgebruikers.
Om de koppeling te maken, kun je klikken op de button koppeling maken. Vervolgens wordt je gevraagd in te loggen met de inloggegevens van het boekhoudpakket. Als deze gegevens kloppen, is de koppeling gemaakt. De status is dan verbonden.
De synchronisatiegebruiker wijzigen
Door te gaan naar Instellingen > kantoor > tabblad boekhoudsysteem > acties (bewerken) zie je het volgende:
Door te klikken op de gebruikersnaam achter de Gebruikersinstellingen kom je bij het tabblad boekhoudsysteemgebruikers bij de gebruikersinstellingen van de synchronisatiegebruiker terecht.
In onderstaand voorbeeld kun je zien dat voor het boekhoudsysteem Exact (exact online) de Basecone gebruiker is gekoppeld aan de gebruiker CX_Basecone. De gebruiker CX_Basecone is in dit geval een gebruiker in Exact Online.
Op deze plek kan je ervoor kiezen de koppeling met de huidige synchronisatiegebruiker te verbreken en een koppeling met een nieuwe synchronisatiegebruiker te maken.
Waar moet ik rekening mee houden in de keuze voor een synchronisatiegebruiker?
Wij raden de volgende keuzes aan:
de synchronisatiegebruiker is een gebruiker in Basecone. Het is niet van belang welke rol deze gebruiker heeft, maar in het algemeen heeft deze gebruiker de rol Supergebruiker toegekend gekregen.
de synchronisatiegebruiker is gekoppeld aan een gebruiker uit je boekhoudsysteem (boekhoudsysteemgebruiker) die in uw boekhouding toegang heeft tot alle administraties die je wilt koppelen en alle stamgegevens die uit alle gekoppelde administraties overgehaald worden.