Een gebruiker kan één of meerdere gebruikersrollen toegewezen krijgen in Basecone. Dit artikel geeft een overzicht van alle beschikbare gebruikersrollen in Basecone.
Ga naar Instellingen -> Gebruikers -> Acties (bewerken) -> Tabblad Gebruikersrollen om te zien welke gebruikersrol(len) jij hebt en welke je jezelf of andere gebruikers kan toewijzen.
De gebruikersrol met de meeste rechten in Basecone is de Supergebruiker. De gebruikersrol met de minste rechten is de Beperkte klantgebruiker. Hier volgt een overzicht van alle gebruikersrollen:
Supergebruiker
Deze gebruiker beheert de Basecone omgeving en kan onder andere administraties toevoegen/bewerken, gebruikers toevoegen/bewerken, administratie instellingen beheren, de synchronisatie starten met het boekhoudpakket. Deze gebruiker beheert puur de Basecone omgeving en kan documenten dus niet taggen of boeken. Hij/Zij kan ook het recht toekennen aan de Klantgebruiker en Beperkte klantgebruiker om het gehele archief in de zien, ongeacht of documenten toegewezen zijn aan Autorisatoren;
Accountant
Met deze gebruikersrol kun je documenten boeken in het boekhoudsysteem. Deze gebruiker kan administraties toevoegen/bewerken, gebruikers toevoegen/bewerken en de instellingen beheren voor de gebruikers en de administraties. Deze gebruiker kan echter geen gebruikers verwijderen in Basecone. Dit recht komt alleen de Supergebruiker toe.
LET OP! Deze gebruiker moet gekoppeld worden aan een gebruiker in het boekhoudsysteem om vanuit Basecone te kunnen boeken in de boekhouding;
Boekhouder MKB
Deze gebruikersrol is gebaseerd op de Accountant en heeft ook het recht om facturen te boeken in Basecone. Deze rol wordt meestal gegeven aan klanten van accountants- en administratiekantoren, die zelf hun facturen willen boeken. Gebruikers met deze rol kunnen geen andere gebruikers zien die dezelfde of meer rechten hebben, en kunnen alleen gebruikers aanmaken met een lagere rol of de gebruikersinstellingen wijzigen van Klantgebruikers of Beperkte Klantgebruikers. Zij kunnen geen administraties toevoegen/verwijderen.
LET OP! Instellingen van gebruikers met deze gebruikersrollen kunnen alleen maar gewijzigd worden als de boekhouder MKB toegang heeft tot dezelfde administraties;
Autorisatiebeheerder
Gebruikers met deze rol zien het autorisatieproces in Basecone. Een van de rechten van de autorisatiebeheerder is dat deze gebruiker autorisatoren kan aanmaken. Zo kan deze beheerder ook het hele proces weer op gang helpen als hij/zij ziet dat het document lang bij één bepaalde autorisator blijft hangen. De beheerder kan de autorisator wijzigen, waar het document ter autorisatie staat of de huidige autorisator aansporen om het document te autoriseren. Deze gebruikersrol wordt voornamelijk gebruikt als de organisatie gebruik maakt van autorisatie workflows;
Autorisator
Gebruikers met deze rol kunnen alleen documenten zien die op dat moment door hen geautoriseerd moeten worden. Let op: het is hierbij belangrijk dat de instelling 'alle rechten toekennen voor archief' op 'nee' blijft staan. Je kan deze setting in Basecone vinden via: Instellingen > Gebruikers > Acties (bewerken) > tabblad 'instellingen'. Autorisatoren kunnen de aangeboden documenten goedkeuren of afwijzen. Indien autorisatoren een document af zal keuren, zijn ze verplicht om de reden voor afwijzing mee te geven. Met deze rol kun je alléén autoriseren. Het document/de boeking kan niet aangepast worden. Om de boeking aan te kunnen passen, moet je ook de gebruikersrol Accountant of boekhouder MKB toegewezen hebben gekregen.
Klantgebruiker
Deze gebruiker heeft de mogelijkheid om documenten te splitsen of samen te voegen, te taggen en toe te wijzen aan een autorisator of autorisatieflow. Een gebruiker met de rol Klantgebruiker kan niet daadwerkelijk boeken. In het archief kan een Klantgebruiker alle documenten zien die niet toegewezen zijn (geweest) aan een autorisator. Tevens kan deze gebruiker personen aanmaken met de rol Beperkt Klantgebruiker.
Beperkte klantgebruiker
Deze gebruikersrol heeft dezelfde rechten als de Klantgebruiker, met het verschil dat deze gebruiker alléén de documenten kan zien die hij/zij zelf heeft aangeleverd. Deze gebruiker kan dus ook taggen, documenten samenvoegen en documenten splitsen.
Handige combinaties van gebruikersrollen
Accountant/boekhouder MKB en Klantgebruiker: Met deze gebruikersrollen kan de gebruiker documenten aanleveren, taggen alsook boeken naar het boekhoudpakket.
Supergebruiker en Autorisatiebeheerder: Zo kan de beheerder van de Basecone omgeving een overzicht houden van welke documenten geautoriseerd moeten worden. Zo is er altijd één gebruiker die het volledige overzicht houdt in Basecone.
Autorisatiebeheerder en Accountant/Boekhouder MKB: Hierdoor kan de boeker druk zetten bij autorisatoren als het document nog niet geautoriseerd is of de autorisator veranderen als het document blijft hangen bij een autorisator.
📌 LET OP!
Het heeft geen zin om zowel de gebruikersrol Accountant als boekhouder MKB toe te wijzen aan een gebruiker. Deze gebruikers hebben dezelfde rechten en kunnen, als ze beiden zijn toegewezen aan een gebruiker, elkaar uitsluiten.
Hetzelfde geldt voor de gebruikersrollen Klantgebruiker en Beperkte klantgebruiker. Deze zijn gemeenschappelijk in de rechten die ze hebben en kunnen dus niet tegelijkertijd worden aangewezen.