Dit is het bijgewerkte artikel (in verband met het nieuwe gebruikersinstellingenscherm). Dit scherm gaat de komende weken live voor al onze gebruikers 🚀
In dit artikel leggen we je uit hoe je gemakkelijk en snel gebruikers kunt aanmaken in Basecone. Voordat je gebruikers aanmaakt, is het handig om administraties toe te voegen.
Stap 1: Gebruikersgegevens invullen
Je kunt in Basecone gemakkelijk gebruikers toevoegen door te gaan naar het tabblad gebruikers bij de instellingen (instellingen > gebruikers > rechtsboven gebruiker aanmaken).
Wanneer je gebruikers gaat toevoegen, dan kan je voor deze gebruikers de gegevens gaan invullen. Je bepaalt eerst de rollen en rechten, vervolgens de gebruikersnaam en het gekoppelde e-mailadres en als laatste wijs je administraties toe.
We raden je aan niet jouw eigen e-mailadres in te vullen, maar echt het e-mailadres van deze persoon. Zo kan deze gebruiker altijd zijn eigen wachtwoord resetten.
Tip: Wanneer je van plan bent om meerdere gebruikers toe te voegen met dezelfde gebruikersrollen en die toegang mogen tot dezelfde administratie(s), dan kun je eenvoudig meerdere gebruikers tegelijk aanmaken. Klik op + Extra gebruiker toevoegen om in één keer meerdere gebruikers in te voeren.
Stap 2: Bepaal de rollen die een gebruiker krijgt
De volgende stap is het selecteren van de gebruikersrollen. In dit artikel kun je meer lezen over de rechten van de verschillende gebruikers. Het kan nodig zijn om voor een gebruiker meerdere rollen aan te vinken.
Het is goed om in ieder geval met de volgende punten rekening te houden bij het kiezen van de rollen:
Wanneer je een gebruiker aanmaakt die moet kunnen boeken in Basecone, dan geef je deze gebruiker de rol van Accountant óf Boekhouder mkb. Het is niet nodig om een gebruiker zowel de rol van Accountant als de rol van Boekhouder mkb te geven. Dit is namelijk conflicterend en kan voor foutmeldingen zorgen.
Als een gebruiker documenten moet kunnen aanleveren in Basecone, dan geef je deze de rol van Klantgebruiker of Beperkt klantgebruiker. Een Beperkt klantgebruiker kan in Basecone alleen de documenten inzien die zelf zijn aangeleverd, een Klantgebruiker kan alle documenten zien. Zet ook deze rollen niet beide aan, in dat geval is namelijk de rol van Beperkt klantgebruiker leidend.
Voor de rol van Autorisator wordt maandelijks een bedrag gefactureerd. Wanneer je deze rol aanvinkt, moet je vervolgens kiezen aan wie gefactureerd wordt. Dit is standaard het kantoor, tenzij er sprake is van een betaalovereenkomst.
Stap 3: Gebruiker toegang geven tot administratie(s)
Vervolgens kun je de gebruiker direct koppelen aan administratie(s). Je kunt hier de administratie(s) selecteren waar de gebruiker toegang toe mag hebben wanneer hij/zij inlogt in Basecone.
Stap 4: Link voor wachtwoord en inloggegevens doorgeven
De gebruiker ontvangt automatisch een mail van Basecone. Via deze mail zal men een wachtwoord moeten instellen.
📌Let op: de gebruikersnaam en de kantoorcode worden niet door Basecone doorgegeven aan de gebruiker. Deze dien je dus zelf door te geven aan de gebruiker die je hebt aangemaakt.