Guide d’utilisation du module de déclaration dans Basecone
📌 Avant de commencer
Avant de pouvoir soumettre des déclarations via l’application Basecone, le module de déclaration doit être activé pour chaque utilisateur.
Coût : 3,50 € (hors TVA) par utilisateur et par mois.
🛠️ Activation du module de déclaration
Qui peut activer ?
Seuls les utilisateurs ayant le rôle de superutilisateur ou expert-comptable peuvent activer le module.
Étapes à suivre :
Accédez à Paramètres > Utilisateurs.
Cliquez sur Actions (éditer).
Ouvrez l’onglet Paramètres.
Activez le module de déclaration.
⚙️ Paramètres pour la première utilisation
🔐 Mes données personnelles
Accédez à Paramètres > Mes détails et complétez les champs suivants :
Obligatoires : Nom, Adresse e-mail
Facultatifs : IBAN, Numéro de personnel, Numéro de carte de crédit
Ces informations apparaîtront sur vos déclarations et permettront à l’expert-comptable ou au contrôleur de les approuver ou rejeter.
🧾 Mes paramètres d’administration
Configurez vos préférences par défaut :
Tag : Choisissez un tag par défaut.
Devise : Sélectionnez une devise par défaut.
Catégories : Ajoutez un compte du grand livre, un centre de frais et un projet pour chaque catégorie.
👉 Si vous ne disposez pas de ces informations, contactez votre expert-comptable ou contrôleur.
📸 Créer un nouvel élément (reçu)
Allez dans l’onglet Documents (en bas de l’écran).
Cliquez sur le bouton + en bas à droite.
Choisissez une source :
Appareil photo : Prenez une photo, modifiez-la si nécessaire.
Galerie : Importez une image depuis votre téléphone ou le cloud.
PDF : Importez un fichier PDF depuis votre téléphone ou un service cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud).
Cliquez sur Prêt pour accéder à l’écran Détails de l’article.
Champs à compléter :
Méthode de paiement : Paiement privé ou carte de crédit (pro/perso)
Déclaration : Sélectionnez ou créez une déclaration
Devise
Montant TTC
Catégorie
Date du reçu
🆕 Créer une nouvelle déclaration
Sélectionnez une méthode de paiement.
Cliquez sur le champ Déclaration.
Cliquez sur le bouton + en haut à droite pour créer une nouvelle déclaration.
Donnez-lui un nom et cliquez sur Enregistrer.
Complétez les champs obligatoires dans les Détails de l’article.
Cliquez sur Enregistrer pour accéder à l’aperçu de la déclaration.
📤 Concepts et éléments envoyés
Allez dans l’onglet Documents.
Accédez à la section Concepts.
Cliquez sur votre déclaration.
Cliquez sur le cerf-volant (en bas à gauche) pour l’envoyer vers Basecone.
👉 Si vous avez accès à plusieurs administrations, utilisez le bouton en haut à droite pour basculer entre elles. Le chiffre à côté indique les documents en attente d’autorisation.
🔁 Actions groupées
Dans la section Concepts, vous pouvez effectuer des actions groupées :
Appuyez plus d’1 seconde sur un élément.
Sélectionnez plusieurs éléments via les cases à cocher.
Utilisez le bouton Tout sélectionner (en haut à droite).
Supprimez tous les éléments sélectionnés via la corbeille (en bas à gauche).
Envoyez tous les éléments sélectionnés via le cerf-volant (en bas à droite).
📲 Télécharger l’application Basecone
Si vous n’utilisez pas encore l’application :
Téléchargez-la depuis votre store (iOS ou Android).
Connectez-vous avec :
Nom d’utilisateur
Mot de passe
Code du bureau
👉 Si vous ne disposez pas de ces informations, contactez la personne qui vous a ajouté comme utilisateur dans Basecone.