Soms wil je nadat een factuur is geboekt, nog een extra document aan de factuur toevoegen. Je kunt dit doen door de link naar de documenten in Boekhoudgemak & Multivers te vervangen door een nieuwe link. Hieronder vind je een stappenplan hoe je dit het beste kunt doen.
Wanneer je een document wilt toevoegen aan een boeking die niet in gemaakt via Basecone, dan kan dit op dezelfde manier als hieronder beschreven. Niet alle stappen zijn dan van toepassing.
Stap 1: Voeg de factuur en de bijlage samen
Zorg ervoor dat het document dat je als bijlage wilt toevoegen in Basecone bij de te taggen documenten staat.
De factuur die reeds is geboekt, dien je nogmaals aan te leveren in Basecone. Je kunt dit gemakkelijk doen door het document op te zoeken in het archief en te downloaden. Lever het document vervolgens aan via het Uploaden & taggen-scherm.
Tip: Kun je de boeking niet zo snel vinden? Zoek in het archief op het boekstuknummer, dan heb je het document zo gevonden!
Als de twee documenten beiden zijn aangeleverd in Basecone, kun je deze gaan samenvoegen tot één document.
Stap 2: Geef het document de customtag
Het nieuwe document dat je hebt gecreëerd geef je nu de customtag. Nadat je het document deze tag hebt gegeven verdwijnt het document uit je overzicht in het homescherm, je kunt deze dan terugvinden in het archief.
Stap 3: Kopieer de link van het document
Zoek het document op in het archief en vink het document aan. Vervolgens heb je verschillende opties om uit te kiezen, je klikt hier dan op de button document link (dit kan niet bij Excel bestanden).
Daarna klik je op genereer link.
Als laatste klik je op kopieer link.
Stap 4: Vervang de documentlink in Boekhoudgemak & Multivers
Log in via Boekhoudgemak & Multivers
Ga naar Algemeen - Taken – Document Management
Kies bij Relatie voor de betreffende crediteur
Kies bij Gelinkt aan voor Inkoopfactuur en zoek daarachter het betreffende boekstuknummer erbij
Klik op Nieuw
Bij de regel Bestand, plak de link uit Basecone
Klik op Opslaan
Het document kunt je vervolgens als volgt opzoeken:
Ga naar Info – Crediteuren
Zoek het betreffende crediteurnummer op
Ga naar het tabblad Facturen
Dubbelklik op de betreffende factuurregel
Klik op het icoontje Document management