Wat is PurchaseControl?

Met PurchaseControl heb je controle over het inkoop- en voorraadbeheer. Effici├źntie van de workflow staat centraal in het supply-to-pay-proces. De software van PurchaseControl kan worden gebruikt in combinatie met de boekhoudpakketten Exact Online, Twinfield en Xero.

Hoe koppel je PurchaseControl aan Basecone?

Om PurchaseControl aan Basecone te koppelen heb je de rol van Supergebruiker nodig in Basecone. Neem contact op met PurchaseControl om deze koppeling tot stand te brengen.

Met welke boekhoudpakketten kan dit?

PurchaseControl en Basecone koppelen beide met Exact Online, Twinfield en Xero. Met deze drie pakketten kun je inkoopfacturen via Basecone verwerken naar PurchaseControl, en boeken in het boekhoudpakket.

Hoe verwerk je een factuur naar PurchaseControl?

De inkoopfactuur wordt eerst aangemaakt in PurchaseControl, klik hier voor meer informatie (YouTube).

Wanneer de inkoopfactuur wordt aangemaakt, goedgekeurd en verzonden naar de leverancier, kan de leverancier deze factuur als bijlage per e-mail verzenden als naar het unieke e-mailadres van Basecone.

Als de factuur is getagd, wordt de factuur automatisch verwerkt in PurchaseControl, en krijgt de gebruiker die de factuur heeft getagd een e-mail van PurchaseControl waarin staat dat het document gereed is, met hierin een directe link naar het document.

De ge├╝ploade factuur wordt automatisch gekoppeld aan de bestelling die is aangemaakt in PurchaseControl. Als de factuur niet wordt herkend, moet deze handmatig worden aangepast. Vervolgens moeten de items op de lijst handmatig worden gecontroleerd en vergeleken. Wanneer de factuur is vergeleken met de bestelling, wordt deze vervolgens ter autorisatie aangeboden. Nadat de factuur is goedgekeurd, krijgt het de status Geautoriseerd, niet geboekt.

De factuur wordt in de wachtrij geplaatst om in het boekhoudsysteem geboekt te worden. De gebruiker kan (bijvoorbeeld) klikken op de knop Exporteren naar Twinfield, waarna de factuur als conceptboeking wordt geboekt in het boekhoudsysteem met een boekstuknummer. De status van het document in Basecone wordt automatisch bijgewerkt naar Geboekt door een derde partij.

Het archief van Basecone

Wanneer je naar het geboekte document in het archief zoekt, zie je het document met de status met een inkomend symbool. Dit betekent dat het document door een derde partij is geboekt, in dit geval door PurchaseControl.

Wanneer je op de regel klikt om het document in het archief te openen, worden de documentdetails geopend. In de details van de documenten zie je het volgende:

  • Documentnaam of bestandsnaam
  • Dagboek
  • Boekstuknummer
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Ordernummer (waar het aan gekoppeld is)
  • Bedrag(en)

Je ziet hier niet op welke leverancier deze factuur is geboekt, de bedragen gesplitst per boekingsregel en naar op welk grootboekrekening er is geboekt. Als je deze informatie wilt zien, kun je dit op de factuur bekijken in PurchaseControl of in het boekhoudsysteem.

Heeft u het antwoord gevonden?