Basecone koppelt inkomende e-mails aan een administratie op basis van het e-mailadres waarop de e-mail wordt ontvangen. Wanneer het Basecone-adres in de BCC van een e-mail staat, kan het systeem niet altijd met voldoende zekerheid vaststellen bij welke administratie de e-mail hoort. Om te voorkomen dat documenten in een onjuiste administratie terechtkomen, wordt de e-mail in dergelijke situaties niet verwerkt.
Het kan voorkomen dat e-mails waarbij het Basecone-adres in de BCC staat toch correct worden verwerkt. Bij het bepalen van de juiste administratie kijkt het systeem namelijk niet alleen naar het ontvangstadres, maar ook naar de geadresseerden in het veld Aan en CC. Wanneer deze ontvangers ook voorkomen in e-mails die aan andere administraties zijn gekoppeld, neemt de zekerheid af waarmee het systeem een e-mail aan één specifieke administratie kan toewijzen.
Om ervoor te zorgen dat e-mails consistent correct in Basecone worden verwerkt, adviseren wij het Basecone-adres rechtstreeks op te nemen in het veld Aan. Het gebruik van CC wordt afgeraden en het gebruik van BCC raden wij ten zeerste af.
Als alternatief kan een automatische doorstuurregel worden ingesteld. Zo kan bijvoorbeeld een regel worden aangemaakt die e-mails met een specifieke onderwerpregel, zoals ‘inzake onze dienstverlening voor’, automatisch doorstuurt naar het betreffende Basecone-adres. Omdat de e-mail in dat geval rechtstreeks naar Basecone wordt doorgestuurd, kan deze wel correct worden verwerkt.