Hoe beheer je gebruikers en workflows in Basecone's autorisatieprocessen?
In Basecone kunnen gebruikers en workflows binnen autorisatieprocessen worden beheerd om een efficiënte en veilige werking te garanderen. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste stappen en oplossingen voor veelvoorkomende problemen.
Gebruikers verwijderen uit autorisatieworkflows
Een gebruiker kan niet worden verwijderd zolang deze nog is gekoppeld aan een autorisatieworkflow. Volg deze stappen om dit op te lossen:
Ga naar Instellingen > Administraties > Acties/Bewerken > Workflow.
Controleer of de gebruiker nog als autorisator is aangevinkt in een workflow.
Verwijder de gebruiker als autorisator of wijs een andere autorisator aan ter vervanging.
Sla de wijzigingen op.
Herhaal dit proces voor alle workflows waarin de gebruiker voorkomt.
Zodra de gebruiker niet langer gekoppeld is aan een workflow, kun je deze definitief verwijderen uit het gebruikersbeheer.
Facturen toewijzen aan een andere autorisator
Als facturen nog op naam van een ex-medewerker staan, kun je deze als volgt toewijzen aan een andere autorisator:
Ga naar het Autorisatieoverzicht.
Selecteer de relevante administratie waar de documenten zich bevinden.
Klik op het betreffende document.
Kies de optie Autorisator wijzigen en selecteer een nieuwe autorisator.
Hiermee zorg je ervoor dat de ex-medewerker niet langer verantwoordelijk is voor het accorderen van deze facturen.
Rollen en workflows handmatig aanpassen
Het is niet mogelijk om autorisatieworkflows in één keer over te dragen aan een andere collega. Je dient elke workflow handmatig aan te passen:
Ga naar Instellingen > Administraties.
Klik op het pennetje onder Acties bij de betreffende administratie.
Ga naar Workflow.
Klik op de naam van de autorisator en wijzig deze naar de juiste collega.
Sla de wijzigingen op.
Herhaal deze stappen voor elke workflow die moet worden aangepast.
Veelvoorkomende problemen oplossen
Probleem: De rol 'Autorisator' kan niet worden verwijderd omdat de gebruiker nog is toegewezen aan documenten of workflows. - Oplossing: Verwijder de gebruiker uit alle autorisatieflows en documenttoewijzingen via Instellingen > Administraties > Workflow voordat je de rol wijzigt.
Probleem: Een gebruiker kan niet worden verwijderd omdat deze nog in een autorisatieworkflow staat. - Oplossing: Controleer en verwijder de gebruiker uit alle relevante workflows zoals hierboven beschreven.
Conclusie
Het beheren van gebruikers en workflows in Basecone vereist een zorgvuldige aanpak, vooral bij het verwijderen van gebruikers of het overdragen van verantwoordelijkheden. Door de bovenstaande stappen te volgen, kun je veelvoorkomende problemen oplossen en zorgen voor een soepel verloop van autorisatieprocessen.