Vereiste PDF bij XML- of UBL-bestanden in Basecone

Wanneer jij (of jouw leverancier) een factuur aanlevert via XML of UBL, verwacht Basecone altijd dat er een PDF wordt meegestuurd met dezelfde bestandsnaam, óf dat er een PDF is embedded (opgenomen) in het UBL-bestand. Deze PDF is nodig om de factuur correct te kunnen visualiseren in Basecone. Zo kun jij controleren of de inhoud die je ziet overeenkomt met wat Basecone daadwerkelijk verwerkt.

Volgens de officiële Europese PEPPOL-standaard is het meesturen van een PDF niet verplicht. Basecone stelt deze eis echter wel.

Zonder PDF kunnen wij geen visuele weergave van de factuur tonen. XML- of UBL-bestanden zonder bijbehorende (embedded) PDF worden daarom door Basecone afgewezen. Wel onderzoeken wij welke opties er zijn om in de toekomst ook XML- of UBL-bestanden zonder PDF te kunnen verwerken.

Wij raden je aan om jouw leverancier te vragen altijd een PDF mee te sturen of een PDF in het UBL-bestand te embedden. Zonder PDF heeft Basecone namelijk geen basis om een voorbeeldweergave te tonen. Als dergelijke bestanden toch zouden worden doorgelaten, zie je een zwart scherm in plaats van een factuurvoorbeeld. In dat geval kun je alleen via de technische codering van het bestand controleren of de factuur correct is.

Om die reden kiezen wij er momenteel bewust voor om facturen zonder PDF niet in Basecone te laten binnenkomen. We onderzoeken of er in de toekomst met de juiste validatie ook XML- of UBL- Bestanden zonder PDF kunnen worden verwerkt.

Klanten kunnen vanaf nu ook een XML-bestand zonder pdf aanleveren. Deze bestanden kunnen gewoon worden verwerkt zoals gebruikelijk. Houd er wel rekening mee dat in dit geval geen voorbeeld van de factuur zichtbaar is in het boekingsscherm. Hierdoor is het niet mogelijk om de factuurgegevens visueel te controleren tijdens het boeken.

Het is ook belangrijk om alert te zijn op eventueel dubbele facturen als er zowel een XML-bestand als een PDF-bestand van een factuur wordt aangeleverd, maar deze niet dezelfde naam hebben.