Belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de oude schermen

Via Instellingen > Administraties vind je alle administraties in Basecone waar de ingelogde gebruiker toegang toe heeft. Hier kun je de administratie instellingen aanpassen middels de actie knop of kan een gebruiker met de gebruikersrol supergebruiker de administratie volledig verwijderen. Tot slot kun je op dit scherm een nieuwe administratie toevoegen.

Onder de tab Details staan alle algemene gegevens over de betreffende administratie. Wanneer een klant van een accountants- of administratiekantoor direct gefactureerd dient te worden, kun je hier een automatische incasso aangaan op administratie niveau. Het invullen van het eigen kvk nummer én het btw nummer is een belangrijke voorwaarde voor een betere herkenning van de facturen. Hier vind je ook de mogelijkheid om de koppeling aan te passen.

​

Het invullen van de adressen bij de administratiegegevens is eveneens een belangrijke voorwaarde voor een betere herkenning van de facturen.

Het gesynchroniseerde adres wordt gesynchroniseerd met het adres uit het boekhoudsysteem. Daarnaast kunnen andere adressen (denk aan postbussen etc.) handmatig worden toegevoegd, zodat Basecone deze ook uitsluit bij de matching van crediteuren/debiteuren op de binnenkomende facturen.

Op deze tab kun je opgeven welke gebruikers toegang mogen hebben tot de geselecteerde administratie. Door op de knop Ja/Nee te klikken bepaal je of een gebruiker wel of niet toegang heeft. Je kunt een specifieke gebruiker vanuit dit scherm openen om de gebruiker te wijzigen.

Op deze tab kan je Custom Tags aanmaken. Dit zijn eigen tags of labels die je aan documenten kunt koppelen. Zo kan je een Custom Tag “Belastingpapieren 2025″ aanmaken en al je documenten van de belastingdienst, die je wellicht pas nodig hebt bij de jaarlijkse belastingaangifte, scannen en koppelen aan deze Custom Tag. Basecone bewaart deze documenten digitaal in het Online Archief waar je de documenten weer makkelijk kunt terugvinden.
Als je een sub custom tag hier verwijderd (bv. Afval), dan zal deze tag bij alle reeds gearchiveerde documenten worden verwijderd. Deze documenten zelf zullen echter in het archief nog in de sectie van de customs tags staan, alleen zonder sub custom tag ("Afval").

Wil je deze documenten een nieuwe custom tag meegeven, dan kan je deze selecteren in het archief en klikken op tag verwijderen. Hiermee komen ze terug in het boeking scherm.
​
Er zijn meerdere custom tags te geven aan één document, om zo nog specifieker te kunnen zoeken.

In dit tabblad kun je je autorisatieworkflows instellen. Meer informatie hierover vind je in het artikel:

https://support.basecone.com/nl/articles/2428795-autorisatie-workflow-instellen

Onder de tab Klanten en de tab Leveranciers kunnen er vaste boekingen worden ingesteld.

Deze zullen dan standaard worden weergegeven bij een boeking in het boekingsscherm.

Bij de tab Voorkeuren kun je instellingen definiëren die voor de betreffende administratie gelden.

Wanneer deze optie wordt aangevinkt, is het mogelijk om bij de factuur een bestelnummer in te voeren.

Wanneer je deze optie activeert zal een extra omschrijvingsveld getoond worden die in Twinfield gekoppeld is aan Vrij Tekstveld 1. In Basecone kan het tekstveld op de kopregel en in de boekingsregels getoond worden.

Wanneer je deze optie activeert zijn gebruikers verplicht in te loggen in Basecone als zij vanuit andere systemen, zoals een boekhoudsysteem, een factuur willen opvragen. Er hoeft slechts eenmalig per sessie te worden ingelogd, na een inactiviteit van 30 minuten moet opnieuw worden ingelogd. Het is aan te raden deze optie te activeren als meerdere gebruikers op dezelfde computer werken (ook vanuit huis), of wanneer publieke computers gebruikt worden.

Als een boekingsperiode afwijkt van de factuurdatum, zal Basecone daar altijd een foutmelding voor geven tijdens het boeken. Door deze optie te activeren, zal Basecone de foutmelding niet meer weergeven.

Als klanten/gebruikers/leveranciers een email zenden naar het e-mailadres van de administratie, ontvangen zij automatisch een reply dat de email is ontvangen of dat dit is mislukt. Wanneer deze optie aan staat, wordt de mail verzonden. Wordt dit uitgezet, zal deze mail niet worden verzonden. Dan is het aan de gebruikers zelf om dit bij te houden via menu > E-mails.

Als je deze optie activeert zal de administratie zonder BTW gevoerd kunnen worden, wat in bijvoorbeeld de medische sector gebruikelijk is. In het boekingsvoorstel zal automatisch een boekvoorstel worden getoond zonder BTW.

Let op: als je deze instelling gebruikt, zorg er dan voor dat de Btw-code Geen Btw niet is opgeslagen als boekingsregel. Boek dus geen facturen met de knop Boek- en boekingsregels opslaan.

Overige boekingsregels kan je opslaan via Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Leveranciers/Klanten > Boekingsregels aanpassen

Indien bepaalde BTW-codes in uw boekhoudsysteem zijn gekenmerkt als specifieke ICP (Intra Communautaire Prestaties) codes, dan kun je deze in Basecone opgeven.