Goed om te weten
Hieronder spreken we over normale boekingsregels en geavanceerde boekingsregels.
Normale boekingsregel = opgeslagen boekingsregels, zoals eerder al beschikbaar. Via Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Leveranciers > Boekingsregels aanpassen.
Geavanceerde boekingsregel = voor UBL-facturen. Via Automatisering > Geavanceerde (UBL) boekingsregels.
Deze functie is beschikbaar voor inkoop- en verkoopfacturen.
Het veld Artikelcode is enkel zichtbaar in Twinfield administraties.
Als er nog geen geavanceerde boekingsregels bestaan voor de betreffende leverancier, dan zal de factuur worden ingelezen op basis van btw-percentage
Het opslaan van geavanceerde boekingsregels tijdens het boeken werkt enkel met artikelcodes.
Tip: Betreft het een nieuwe leverancier? Tag de factuur > voeg de leverancier toe > klik op Afwijzen door de factuur terug te plaatsen bij Te taggen
Creëer ten minste één regel op basis van artikelcode
Tag de factuur opnieuw > vul alle velden in > zet een vinkje bij Boekingsregels opslaan > boek de factuur.
De automatiseringsregels van de betreffende leverancier hebben betrekking op de normale boekingsregel, niet op de geavanceerde boekingsregel.
Automatisch boeken is vooralsnog enkel mogelijk voor facturen met 1 boekingsregel.
Gebruik de PDF-factuur om de factuur automatisch te kunnen boeken op basis van de opgeslagen normale boekingsregel.
Een leverancier heeft óf een mapping op basis van btw-percentage óf op basis van artikelcode.
De opgeslagen geavanceerde boekingsregel heeft voorrang op de normale boekingsregel.
Het is niet mogelijk om artikelen samen te voegen tot één boekingsregel.
De geavanceerde UBL-boekingsregels worden niet gesynchroniseerd met het boekhoudpakket.
De leverancier moet reeds bestaan om de geavanceerde boekingsregels te kunnen opslaan tijdens het boeken.
Geavanceerde boekingsregels opslaan via het boekingsscherm werkt enkel met artikelcodes. Op basis van btw-percentage wordt enkel de eerste regel opgeslagen.
De factuur wordt altijd ingelezen op basis van het btw-percentage. Opslaan van de regels tijdens het boeken werkt enkel als er al minimaal één geavanceerde boekingsregel bestaat voor de betreffende leverancier.
Het is niet mogelijk om de velden in de kopregels toe te wijzen met geavanceerde boekingsregels.
Scenario's opslaan geavanceerde boekingsregels
De relatie is bekend en wordt direct herkend
De relatie is reeds toegevoegd in de administratie en wordt na het taggen direct gegeven in het boekingsscherm van Basecone. Doorloop de volgende stappen:
Ga naar Automatisering > Geavanceerde (UBL) boekingsregels > + Nieuwe regel > Selecteer of je de regel wil toepassen op een inkoopfactuur of een verkoopfactuur > Selecteer of je de UBL-facturen wil groeperen op basis van btw-percentage of artikelcode
Sla vervolgens minimaal één boekingsregel op
Upload een UBL-factuur in Basecone
De boekingsregels zullen worden uitgelezen op basis van hoe de XML-factuur is opgesteld
Selecteer de optie "Boekingsregels opslaan" en boek de factuur. Alle boekingsregels worden nu automatisch opgeslagen bij de geavanceerde boekingsregels van de betreffende relatie.
De relatie is bekend en wordt niet direct herkend
De relatie is reeds toegevoegd in de administratie, maar wordt na het taggen niet direct gegeven in het boekingsscherm van Basecone. Doorloop de volgende stappen:
Upload een UBL-factuur in Basecone en tag de factuur
Zorg ervoor dat de leverancier/klant wel direct wordt herkend. Gebruik de volgende tips.
Klik op Afwijzen, zodat de factuur terugkomt bij Te taggen in de workloadmatrix.
Ga naar Automatisering > Geavanceerde (UBL) boekingsregels > + Nieuwe regel > Selecteer of je de regel wil toepassen op een inkoopfactuur of een verkoopfactuur > Selecteer of je de UBL-facturen wil groeperen op basis van btw-percentage of artikelcode
Sla vervolgens minimaal één boekingsregel op
Tag de factuur opnieuw en de boekingsregels zullen worden uitgelezen op basis van hoe de XML-factuur is opgesteld
Selecteer de optie "Boekingsregels opslaan" en boek de factuur. Alle boekingsregels worden nu automatisch opgeslagen bij de geavanceerde boekingsregels van de betreffende relatie.
De relatie is nieuw in de administratie
Upload een UBL-factuur in Basecone en tag de factuur
Voeg de leverancier/klant toe en sla de stamgegevens op. Gebruik hierbij indien nodig de volgende tips.
Klik op Afwijzen, zodat de factuur terugkomt bij Te taggen in de workloadmatrix.
Ga naar Automatisering > Geavanceerde (UBL) boekingsregels > + Nieuwe regel > Selecteer of je de regel wil toepassen op een inkoopfactuur of een verkoopfactuur > Selecteer of je de UBL-facturen wil groeperen op basis van btw-percentage of artikelcode
Sla vervolgens minimaal één boekingsregel op
Tag de factuur opnieuw en de boekingsregels zullen worden uitgelezen op basis van hoe de XML-factuur is opgesteld
Selecteer de optie "Boekingsregels opslaan" en boek de factuur. Alle boekingsregels worden nu automatisch opgeslagen bij de geavanceerde boekingsregels van de betreffende relatie.