Het is belangrijk om de gegevens van leveranciers en klanten zo volledig mogelijk en juist in te vullen. De unieke gegevens van leveranciers en klanten worden door Basecone gebruikt om de juiste leverancier of klant te matchen aan een factuur. Meer over de herkenning van Basecone kun je hier lezen. 

In dit artikel wordt het volgende uitgelegd: 

In het boekingsscherm van Basecone is het mogelijk om een nieuwe leverancier (crediteur) of klant (debiteur) aan te maken. Na het aanmaken van de leverancier of klant zal deze relatie ook zichtbaar zijn in het boekhoudpakket. 

Om een leverancier aan te maken klik je op de plus button rechts van het veld leverancier in het boekingsscherm. Het is alleen mogelijk om een leverancier aan te maken als er op dat moment geen leverancier geselecteerd is.

Vervolgens opent het volgende scherm. De leverancierscode is al ingevuld. Dit is de eerste vrije leverancierscode die door het boekhoudpakket wordt doorgegeven aan Basecone.  

Tip: Druk op de knop rechts van het veld leveranciersnaam om zoveel mogelijk gegevens automatisch te laten invullen door Basecone. Je maakt dan gebruik van de herkenning van Basecone om de velden te vullen. 

De actuele waarde zijn de gegevens die op dit moment in de database staan (omdat dit een nieuwe crediteur is, is er nog niks ingevuld). De nieuwe waarde zijn de gegevens die Basecone herkent. Als je op ok drukt overschrijft Basecone de actuele waarde met de nieuwe gegevens.

Let op: Dit werkt vooral goed als de adresvelden bij Instellingen › administraties voor de huidige administratie correct gevuld zijn met de gegevens van het factuuradres. Deze worden dan uitgesloten van de herkenning van Basecone. 

Je kunt de gegevens van een leverancier of klant bewerken door deze eerst te (laten) selecteren in het boekingsscherm van Basecone. Vervolgens kun je door middel van de knop bewerken de gegevens van de leverancier of klant bekijken en wijzigen. 

Tip: Het is ook mogelijk om met je muis een stuk tekst op de factuur te selecteren, kopiëren en vervolgens plakken in het corresponderende veld. Zo kan je snel specifieke informatie, zoals factuuromschrijvingen, 1-op-1 overnemen in uw boeking.

De velden Bankrekeningnummer en IBAN kunnen alleen gevuld worden door een gebruiker die hiervoor de rechten heeft gekregen. Dit kan per gebruiker worden ingesteld via Instellingen › Gebruikers.

De optie Bankrekening/IBAN aanpassen staat per gebruiker standaard op Nee.  Een gebruiker met de rol van supergebruiker kan dit per gebruiker instellen. 

Het is mogelijk om voor een administratie die gekoppeld is aan Twinfield of Boekhoudgemak & Multivers per leverancier een standaard betalingskorting in te stellen. Je kan de betalingskorting instellen bij elke leverancier (crediteur) of klant (debiteur). Je kunt dit doen bij het aanmaken of bewerken van een leverancier of klant.

Wanneer je een betalingskorting instelt dan dien je een grootboekrekening op te geven waarop je de korting wilt boeken. De korting voor inkopen zal op een andere grootboekrekening geboekt worden dan de korting die je op jouw verkoopfactuur afgeeft. 

De betalingskorting die in Basecone is ingesteld wordt direct verwerkt in de boeking. Er verschijnt een extra regel bij de boeking, waar de korting staat.

Mocht je handmatig de bedragen willen aanpassen, dan verschijnt bij het totaalbedrag (incl. BTW) een extra optie om het bedrag opnieuw te berekenen.

Als de administratie gekoppeld is met een administratie in Twinfield kan een leverancier standaard worden opgenomen in de betaalopdracht aan de bank via het boekhoudsysteem. Als je later toch nog een factuur niet in de betaalopdracht wilt meenemen, moet dit in het boekingsvoorstel worden aangegeven door het vinkje Niet in betaalbatch aan te zetten.
​