Via de functie Organisatie binnen het onderdeel Instellingen kun je jouw omgeving in Basecone definiëren, waarbinnen je administraties en gebruikers kunt aanmaken.
Deze instellingen en gegevens zijn alleen zichtbaar voor een gebruiker met de rol van supergebruiker.
Kantoorgegevens
Wanneer je via Instellingen in het linkermenu de tab Organisatie aanklikt, zie je de instellingen van je omgeving in Basecone.
Details
In eerste instantie zie je de algemene kantoorgegevens: details. De naam van je bedrijf of organisatie komt hierin meestal terug. De Organisatiecode (Kantoorcode) is de code die je bij de registratie hebt gekozen en wordt door alle gebruikers ingevoerd bij het inloggen om toegang te krijgen tot een van de administraties binnen je Kantoor (omgeving).
Wil je de kantoorcode wijzigen? Lees hier alles over de mogelijkheden.
Voorkeuren
In het tweede tabblad voorkeuren kun je de Twee-factor authenticatie (2FA) aanzetten voor alle gebruikers in de organisatie.
Facturering
In het tabblad facturering zie je alle gegevens zoals de NAW-gegevens die op het afgesloten contract met Basecone van toepassing zijn. De Supergebruiker kan de bepaalde zaken wel en bepaalde zaken niet wijzigen voor de facturatie. Klik op deze link voor meer toelichting over hoe je dit aanpast in Basecone.
Voordat je deze aangepaste gegevens opslaat moet je als Supergebruiker bevestigen dat je gemachtigd bent om deze namens de contractant te wijzigen.
Aan de rechterkant van het scherm vind je ook:
- de algemene Voorwaarden
- het verwerkersovereenkomst
- de Service Level Agreement
Koppelingen
Per toegevoegde koppeling (boekhoudsysteem) moet je een synchronisatiegebruiker instellen, die voor alle administraties de stamgegevens, zoals grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, BTW-codes etc., synchroniseert. Basecone gebruikt deze gegevens om de herkenning te verbeteren, de koppeling te leggen met de juiste relaties uit je boekhouding en om de snelheid van het boeken te verhogen.
Je kunt in dit scherm ook nieuwe boekhoudsystemen toevoegen. Dit kun je doen door te klikken op de knop boekhoudsysteem toevoegen. Vervolgens moet je het boekhoudsysteem selecteren en je gegevens van dit boekhoudsysteem toe voegen. Daarna selecteer je de Basecone synchronisatiegebruiker.
De Basecone Synchronisatiegebruiker is een gebruiker in Basecone, waaraan vervolgens een boekhoudsysteemgebruiker is gekoppeld. In het veld eronder zie je staan welke gebruiker uit uw boekhoudsysteem dit is.
Basecone raadt de volgende keuzes aan, bij het kiezen van een Synchronisatiegebruiker:
de Synchronisatiegebruiker is een gebruikersrol in Basecone. Het is niet van belang welke rol deze gebruiker heeft, maar in het algemeen heeft deze gebruiker de rol Supergebruiker toegekend
de Synchronisatiegebruikeris gekoppeld aan een gebruiker uit je boekhoudsysteem (Boekhoudsysteemgebruiker) die in jeboekhouding toegang heeft tot alle administraties die je wilt koppelen en alle stamgegevens die uit alle gekoppelde administraties overgehaald worden.