Het kan zijn dat je bij de boeking in het Inkoopboek of Verkoopboek in Exact Online nog niet de link naar het document in het Basecone archief te zien krijgt. Om deze link te kunnen zien, dien je in Exact Online het veld Externe Koppeling aangevinkt hebben in de scherminstellingen. Volg hiervoor de volgende stappen:
Open een boeking in het Inkoopboek en/of Verkoopboek
Klik eventueel door op het boekstuknummer
Klik op het icoontje met schroevendraaier en sleutel rechtsboven in het scherm en klik vervolgens op Aanpassen
Er verschijnt een pop-up scherm. Hier kan je aanvinken welke velden je in het scherm wilt zien. Zet een vinkje bij de optie Externe Koppeling en klik op Opslaan.
Factuur zichtbaar in Exact Online
In Basecone is het mogelijk een factuur aan te leveren en de transactiegegevens te verwerken naar Exact Online. De factuur wordt opgeslagen in het archief in Basecone. Bij de verwerking naar Exact Online stuurt Basecone standaard een link mee waarmee vanuit het boekingscherm in Exact Online de factuur in Basecone kan worden opgevraagd.
Kopie factuur meesturen naar Exact Online
Daarnaast is het ook mogelijk om een kopie van de factuur mee te sturen naar Exact Online zodat deze direct zichtbaar is in het boekingscherm. Dit is per administratie in te stellen. Dit doe je als volgt:
Ga in Basecone naar Instellingen > Administraties > selecteer een administratie via Acties (Bewerken) aan de rechterkant > ga naar tab Instellingen > zet Stuur PDF van factuur mee met boeking op Ja.
Let op
Als de instelling op “nee” staat dan wordt alleen de Basecone-link gestuurd, als de instelling op “ja” staat dan wordt zowel de Basecone-link als de PDF gestuurd;
Exact Online hanteert een maximum van ongeveer 26MB per PDF, grotere bestanden worden dus niet meegestuurd. In dat geval toont Basecone een melding maar de factuur wordt wel verwerkt naar Exact Online;
De administratie instelling Stuur PDF van factuur mee met boeking staat standaard voor iedere administratie op nee.