Soms wil je nadat een factuur is geboekt, nog een extra document aan de factuur toevoegen. Dit kan door de link naar de documenten in Twinfield te vervangen door een nieuwe link. Hieronder vind je een stappenplan.
Je kunt ook een document dat niet via Basecone is geboekt aan een boeking toevoegen. Dat kan dit op dezelfde manier als hieronder beschreven. Niet alle stappen zijn dan van toepassing.
Stap 1: Voeg de factuur en de bijlage samen
Zorg ervoor dat het document dat je als bijlage wilt toevoegen in Basecone bij de te taggen documenten staat.
De factuur die reeds is geboekt, dien je nogmaals aan te leveren in Basecone. Je kunt dit gemakkelijk doen door het document op te zoeken in het archief en te downloaden. Lever het document vervolgens aan via het Uploaden & taggen-scherm.
Tip: Kun je de boeking niet zo snel vinden? Zoek in het archief op het boekstuknummer, dan heb je het document zo gevonden!
Als de twee documenten beiden zijn aangeleverd in Basecone, kun je deze gaan samenvoegen tot één document.
Stap 2: Geef het document de customtag
Het nieuwe document dat je hebt gecreëerd geef je nu de customtag. Nadat je het document deze tag hebt gegeven kun je het terugvinden in het archief.
Stap 3: Kopieer de link van het document
Zoek het document op in het archief en vink het document aan. Vervolgens heb je verschillende opties om uit te kiezen, je klikt hier dan op de button document link (dit kan niet bij Excel bestanden).
Daarna klik je op genereer link.
Als laatste klik je op Kopieer ID. In Twinfield wordt maar een deel van de link bij de boeking geplaatst.
Wil je de link niet in Twinfield, maar ergens anders, plaatsen? Dan kun je hier Kopieer Link kiezen.
Stap 4: Vervang de documentlink in Twinfield
Om de documentlink in Twinfield te kunnen vervangen zoek je eerst de juiste boeking op in Twinfield.
Vervolgens kun je de tekst die staat in vrij tekstveld 3 vervangen door de link die je net gekopieerd hebt.
Nadat je dit gedaan hebt kun je klikken op de button van het vergrootglas. Als alles goed is gegaan, dan zie je het nieuwe bestand dat je hebt gecreëerd!
Goed om te weten: Voor het genereren van een link worden, net als voor het boeken van documenten, kosten in rekening gebracht. De kosten hiervoor zijn €0,31 (exclusief btw) per document.