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Guide de démarrage

Lisez ici un aperçu des fonctions les plus importantes pour démarrer facilement avec Basecone

Debora Heg-Jobsen avatar
Écrit par Debora Heg-Jobsen
Mis à jour cette semaine

1. 🔐 Activer la comptabilité

Avant de pouvoir synchroniser des fichiers avec Basecone, vous devez activer votre logiciel de comptabilité une seule fois.

Comptabilités compatibles :

  • Adsolut

  • Expert/M

  • Vero Count

  • Top Account

Étapes d’activation :

  1. Obtenez la clé d’activation :

    • Fournie par Basecone

    • Valable pendant 48 heures

    • Reçue lors de la création du bureau

    • Si expirée ou perdue :
      Accédez à Basecone > Paramètres > Bureau > Comptabilité
      Cliquez sur l’icône dans la colonne de droite pour la récupérer

  2. Démarrez votre logiciel de comptabilité et ouvrez le fichier à synchroniser

  3. Accédez à l’écran d’activation selon votre logiciel :

    • Adsolut : Intégrations > Basecone > Activation

    • Expert/M : Configuration > Documents Basecone

    • Vero Count : Utilitaires > Basecone > Enregistrement

    • Top Account : Modules > Basecone > Enregistrement

  4. Collez la clé d’activation dans le champ prévu et confirmez

✅ Votre comptabilité est maintenant activée pour Basecone

2. 📁 Ajouter un fichier

Une fois la comptabilité activée, vous pouvez synchroniser les fichiers avec Basecone.

Étapes de synchronisation :

  1. Ouvrez le fichier dans votre logiciel de comptabilité

  2. Accédez à l’écran de synchronisation :

    • Adsolut : Intégrations > Basecone > Synchronisation

    • Expert/M : Configuration > Documents Basecone > Synchronisation

    • Vero Count : Utilitaires > Basecone > Synchronisation

    • Top Account : Modules > Basecone > Synchronisation manuelle

  3. Cliquez sur « Accord »

    💡 Des frais sont facturés pour chaque synchronisation

  4. Définissez :

    • Le journal standard des achats

    • Le journal standard des ventes

    • Les paramètres analytiques si nécessaire

  5. Cliquez sur « Synchroniser »

⏱️ Le fichier sera disponible dans Basecone dans un délai de 30 minutes maximum

3. 👥 Ajouter des utilisateurs

Lors de la création du bureau Basecone, un superutilisateur est automatiquement créé. Ce dernier peut ajouter d’autres utilisateurs et leur attribuer des rôles.

Étapes pour ajouter un utilisateur :

  1. Accédez à :
    ​Basecone > Paramètres > Utilisateurs

  2. Cliquez sur « Ajouter des utilisateurs »

  3. Renseignez :

    • Nom

    • Nom d’utilisateur

    • Adresse e-mail

  4. Sélectionnez un ou plusieurs rôles utilisateur

    Chaque utilisateur doit avoir au moins un rôle

  5. Cochez l’option :
    ​« Envoyer un e-mail pour obtenir le mot de passe »

4. 🧑‍💼 Rôles utilisateur et leurs droits

🔹 Superutilisateur

  • Gère l’environnement du bureau Basecone

  • Ne peut pas marquer ou comptabiliser des documents

🔹 Comptable

  • Comptabilise les documents

  • Gère les administrations et utilisateurs

  • Ne peut pas supprimer d’utilisateurs

🔹 Comptable PME

  • Même droits que le comptable

  • Peut comptabiliser dans Basecone

  • Ne voit pas les utilisateurs de même niveau ou supérieur

  • Ne peut pas ajouter/supprimer des administrations

🔹 Gestionnaire d’autorisation

  • Gère les workflows d’autorisation

  • Peut relancer ou modifier les autorisations

  • Peut créer des autorisateurs

🔹 Autorisateur

  • Voit uniquement les documents à autoriser

  • Ne peut pas modifier les documents

  • Ne peut pas comptabiliser

⚠️ Paramètre important :
Dans Paramètres > Utilisateurs > Actions > Onglet Paramètres, assurez-vous que « Accorder tous les droits sur l’archivage » est réglé sur « Non »

🔹 Client utilisateur

  • Peut marquer, fusionner, répartir des documents

  • Peut attribuer à un autorisateur ou un flux

  • Peut créer des utilisateurs Client limité

🔹 Utilisateur Client limité

  • Même droits que le Client utilisateur

  • Limité aux documents qu’il a lui-même livrés

5. 🔄 Combinaisons pratiques de rôles

  • Comptable/Comptable PME + Client utilisateur
    → Livrer, marquer et comptabiliser les documents

  • Superutilisateur + Gestionnaire d’autorisation
    → Visualiser tous les documents en attente d’autorisation

  • Gestionnaire d’autorisation + Comptable/Comptable PME
    → Accélérer les validations ou réattribuer les documents en attente

livraison de documents dans Basecone

Basecone permet de livrer différents types de documents : factures d’achat et de vente, situations comptables, simulations, contrats, bons, etc. Ce guide vous explique comment livrer, préparer et marquer vos documents efficacement.

6. 📤 Méthodes de livraison

Vous pouvez livrer des documents à Basecone de plusieurs façons :

A. Via l’application web Basecone

  • Accédez à la boîte de livraison en cliquant sur une administration dans la liste à gauche de la page d’accueil.

  • Glissez-déposez ou sélectionnez les fichiers à livrer.

B. Par e-mail

  • Utilisez l’adresse e-mail unique de l’administration (visible dans la boîte de livraison).

  • Joignez les documents à l’e-mail.

  • Limitez la taille de l’e-mail à 20 MB.

  • Évitez d’envoyer trop de documents en une seule fois.

C. Via l’application mobile Spenser (Android/iOS)

  • Téléchargez l’appli via Google Play ou App Store.

  • Connectez-vous, sélectionnez l’administration, puis livrez les documents depuis votre appareil ou via une photo.

7. 📁 Formats de fichiers acceptés

Identification et comptabilisation :

  • .pdf, .xml, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff

Archivage :

  • .xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta

Fichiers compressés :

  • .zip (chaque fichier est traité séparément)

8. 🏷️ Marquage automatique par e-mail

Vous pouvez marquer automatiquement les documents envoyés par e-mail :

  • Ajoutez un tag entre crochets dans l’objet de l’e-mail :

    • [VRK] → facture de vente

    • [INK] → facture d’achat

    • [CUST] → document non comptable (ex. contrat)

  • Ajoutez une remarque dans le corps du message :

    • Exemple : [*Cette facture a été émise le 4 novembre*]

9. 📬 Accusé de réception automatique

Les rôles suivants peuvent activer l’envoi automatique d’un accusé de réception :

  • Superutilisateur

  • Comptable

  • Comptable PME

L’accusé de réception contient le nom des documents reçus. Vous pouvez créer un filtre dans votre messagerie pour conserver l’historique.

10. 🌐 Nom de domaine personnalisé

Pour 7,50 € par mois, vous pouvez utiliser un nom de domaine personnalisé pour vos adresses Basecone, en remplacement de @mailtobasecone.com.

11. 🧹 Préparation des documents (Client utilisateur)

Visualisation des documents livrés :

  • Cliquez sur une administration pour afficher les documents livrés au centre de la page d’accueil.

  • Utilisez les filtres en haut de la liste pour afficher :

    • Documents à marquer

    • Documents à comptabiliser

    • Documents à autoriser

Sélection multiple :

  • Cliquez sur le triangle gris en bas à droite d’un document pour le sélectionner (devient bleu).

Changement d’administration :

  • Sélectionnez le document

  • Cliquez sur ‘Changer d’administration’ (coin supérieur droit)

12. ✂️ Division et fusion de documents

Diviser un document :

  • Cliquez sur le symbole ‘ciseaux’ à droite du document

  • Choisissez :

    • Division automatique

    • Division manuelle (entre les pages)

  • Cliquez sur ‘Diviser’ pour confirmer

Fusionner des documents :

  • Sélectionnez les parties à fusionner (triangle bleu)

  • Cliquez sur ‘Fusionner’

  • Réorganisez les pages par glisser-déposer

  • Cliquez sur ‘Fusionner’ pour confirmer

13. 💬 Ajouter une remarque

  • Sélectionnez un document

  • Cliquez sur l’icône ‘infobulle’ (coin supérieur droit)

  • Les remarques sont visibles tout au long du processus

14. 🏷️ Marquer les documents (Client utilisateur)

Le marquage est la première étape du traitement :

Tags disponibles :

  • [INK] → Facture d’achat

  • [VRK] → Facture de vente

  • [CUST] → Document non comptable

Étapes :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs documents

  2. Cliquez sur le tag approprié en haut à droite de la fenêtre du document

Le marquage détermine si le document est envoyé vers un journal ou archivé.

comptabilisation dans Basecone

Rôles concernés : Comptable / Comptable PME

🧾 Documents comptabilisables

Seuls les documents marqués avec les tags suivants sont comptabilisables :

  • [INK] → Facture d’achat

  • [VRK] → Facture de vente

Les autres documents (ex. contrats, simulations) ne sont pas comptabilisés mais restent accessibles dans l’archivage.

🔍 Accéder aux documents à comptabiliser

Vous pouvez visualiser les documents à comptabiliser via :

  • Les filtres en haut de la liste des documents sur la page d’accueil

  • La matrice de la charge de travail (colonne "À comptabiliser")

Cliquez sur le nombre affiché pour accéder à l’écran de comptabilisation.

🖥️ Écran de comptabilisation

Affichage du document :

  • À gauche : aperçu de la facture

  • En haut : boutons pour pivoter, zoomer, parcourir

Actions disponibles (en haut à droite) :

  • Annuler : annule le traitement et revient à l’écran précédent

  • Rejeter : retire le tag, le document redevient "entrant"

  • Sauvegarder : enregistre le projet pour traitement ultérieur

🧮 Saisie et modification des champs

  • Utilisez Tab ou Enter pour naviguer rapidement entre les champs

  • Cliquez sur la punaise à côté du champ Période pour la fixer temporairement

  • Copiez/collez du texte depuis la facture vers les champs en maintenant le clic gauche

Fonction calculatrice disponible dans :

  • Montant TVA comprise

  • Montant hors TVA

  • Montant TVA (déverrouiller le cadenas)

Exemple :
Saisissez 100+50 dans le champ → Appuyez sur Enter → Le total est calculé automatiquement

⌨️ Raccourcis clavier utiles

Action

Raccourci

Comptabiliser / Traiter

Alt + P

Comptabiliser + sauvegarder les lignes

Alt + O

Sauvegarder

Alt + N

Refuser

Alt + R

Ajouter une ligne d’écriture

Alt + L

Changer fournisseur / client

Alt + U

📚 Lignes d’écriture comptable

Comptabiliser :

  • Cliquez sur l’icône livre (en haut à gauche ou à droite)

  • Pour comptabiliser et sauvegarder les lignes, cliquez sur la flèche vers le bas > Comptabiliser et sauvegarder les lignes d’écriture

Les écritures sont enregistrées dans Basecone au niveau du client ou fournisseur. Elles seront proposées automatiquement lors de futures comptabilisations.

Paramétrage des écritures :

Accédez à :
​Basecone > Paramètres > Administrations > Traiter les paramètres > Clients / Fournisseurs

🗄️ Archivage

Tous les documents, quelle que soit leur phase de traitement, sont consultables dans l’archivage. Vous y trouverez :

  • L’état d’avancement du traitement

  • Les remarques ajoutées

📊 Matrice de la charge de travail

La matrice affiche le nombre de documents par phase :

  • À marquer

  • À autoriser avant comptabilisation

  • À comptabiliser

  • Comptabilisé

  • Restant à autoriser

Fonctionnalités :

  • Cliquez sur un nombre pour accéder aux documents

  • Cliquez sur l’en-tête de colonne pour trier par administration

✅ Aperçu des validations

L’aperçu permet de visualiser les documents à comptabiliser avec des colonnes personnalisables.

Colonnes obligatoires :

  • Statut

  • Total

  • Relation

  • Compte général

Personnalisation :

  • Cliquez en haut à droite pour sélectionner les colonnes (minimum 9)

  • Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier

  • Cliquez sur Détails pour comptabiliser dans l’ordre trié

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