Waarom is het verbeteren van datakwaliteit belangrijk?
Het verbeteren van de datakwaliteit in Basecone is essentieel om facturen beter en sneller te herkennen en verwerken.
Voordelen van goede datakwaliteit:
✅ Snellere verwerking van facturen
✅ Hogere herkenningsgraad (OCR en matching)
✅ Meer automatische boekingen (minder handmatig werk)
✅ Minder fouten in administratie
✅ Tijdsbesparing voor gebruikers
Wanneer gegevens zoals adressen, identificatienummers en boekingsinformatie volledig en correct zijn ingevuld, kan Basecone facturen nauwkeuriger herkennen en verwerken.
Welke gegevenstypen zijn belangrijk?
Voor optimale herkenning is het belangrijk om de volgende soorten gegevens correct te beheren:
1. Adresgegevens
Zorg dat adresinformatie volledig en correct is ingevuld.
Adresregel 1
Postcode
Stad
Straatnaam
Huisnummer
Landcode
2. Identificatienummers
Deze gegevens helpen bij het uniek herkennen van relaties.
IBAN
KVK-nummer
BTW-nummer
3. Boekingsinformatie
Deze gegevens verbeteren de automatische verwerking en boekingsvoorstellen.
BTW-code
Grootboekrekening
Kostenplaats
Omschrijving
Labels
Hoe verbeter je de datakwaliteit?
Volg onderstaande stappen om de datakwaliteit structureel te verbeteren:
Stap 1: Controleer administratiegegevens
Begin altijd met het controleren van de algemene administratie-instellingen.
Controleer of alle bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld
Voeg extra adressen toe, zoals:
Postadres
Afleveradres
Deze gegevens worden uitgesloten van herkenning, wat fouten voorkomt
Stap 2: Controleer relaties tijdens het boeken
Tijdens het verwerken van facturen is dit een belangrijk controlemoment.
Controleer of klant- en leveranciersgegevens:
Volledig zijn
Correct zijn ingevuld
Let extra op wanneer:
Geen relatie wordt herkend
Een verkeerde relatie wordt voorgesteld
Klik op de herkenningsresultaten in het boekingsscherm om details te bekijken
Vul ontbrekende gegevens direct aan
Stap 3: Controleer incomplete facturen
Gebruik het validatieoverzicht om fouten op te sporen.
Zoek facturen met status "incompleet"
Analyseer waarom deze incompleet zijn
Vul ontbrekende gegevens aan
Sla de gegevens opnieuw op
Stap 4: Voorkom dubbele leveranciers
Dubbele relaties zorgen voor slechtere herkenning.
Controleer je boekhoudpakket op duplicaten
Voorbeelden:
Bol.com
Bol.com B.V.
Voeg deze samen waar mogelijk
Belangrijke aandachtspunten
Buitenlandse adressen
Basecone herkent buitenlandse adressen vaak minder goed
Zorg daarom altijd voor extra identificatie:
IBAN
BTW-nummer
KVK (indien beschikbaar)
Natuurlijke personen als klant
Herkenning is lastiger bij particuliere klanten
Reden:
Minder identificatienummers beschikbaar
Advies:
Gebruik klantnummers op facturen voor betere herkenning
Praktische tips voor dagelijks gebruik
Controleer nieuwe leveranciers direct bij eerste verwerking
Werk ontbrekende gegevens meteen bij (voorkom achterstand)
Gebruik standaardisatie (bijv. schrijfwijze bedrijfsnamen)