Gebruik de Spenser app om foto's te maken van bonnen en facturen, en stuur deze naar jouw administratie in Basecone. Het is ook een geweldige tool voor jou en jouw medewerkers om declaraties te maken en te verzenden, waar en wanneer dan ook. De app is gratis te te downloaden in de  App Store of via de Google Play Store. Het is voor iedereen te gebruiken met de gebruikersrol klantgebruiker of beperkt Klantgebruiker. Lees hier meer over de systeemvereisten voor Spenser.

Via de app Basecone Spenser kan je twee dingen doen, namelijk het versturen van facturen en het opstellen en verwerken van onkostennota's (declaraties).

  • Zakelijke betaling (gratis facturen sturen)
    Facturen kan je gratis insturen via de Spenser app. Deze optie is geschikt voor facturen die betaald zijn of gaan worden via de zakelijke rekening of zakelijke pinpas. 
  • Privé betaling of Creditcard betaling (declaraties sturen tegen betaling)
    Met de declaratiemodule kan je twee typen declaraties indienen, namelijk een privé uitgave of uitgave via zakelijke creditcard. Wil je declareren, dan zal je deze functionaliteit eerst moeten activeren in de gebruikersinstellingen in de webapplicatie. De kosten hiervoor zijn € 3,50 per gebruiker per maand. Lees in dit artikel hoe je deze functionaliteit kan inschakelen. 

Klik hier voor de instructievideo en volg onderstaande stappen hoe je Spenser kan gebruiken.

In dit artikel zullen we meer toelichting geven over:

Log in en selecteer een administratie

Wanneer je de eerste keer inlogt bij Spenser, voert je de inloggegevens van jouw Basecone gebruiker in en maak je een pincode voor een snelle aanmelding. Dit zijn dezelfde inloggegevens van jouw online Basecone-account. Wanneer je de app opent, wordt het geselecteerde bedrijf boven aan de lijst weergegeven. Het geselecteerde bedrijf is waar de factuur of declaratie naartoe wordt gestuurd. Als je toegang hebt tot meerdere bedrijven, tik je op de naam van het bedrijf om een ander administratie te selecteren. Zorg ervoor dat het juiste administratie is geselecteerd.

Maak een foto of upload een afbeelding vanaf je telefoon

Tik op het plus icoontje ➕ onder aan het scherm om een afbeelding naar de app te uploaden. Er verschijnen twee opties om een afbeelding te uploaden:

  • Een rood pictogram om een foto te maken met de Spenser-app
  • Een groen pictogram om een opgeslagen afbeelding vanaf uw mobiel te uploaden.

Als de kwaliteit van de afbeelding slecht is nadat de foto is gemaakt, klik je op Annuleren om een nieuwe foto te maken. Als je tevreden bent met de afbeelding, klik je op Selectie gebruiken. Nadat de afbeelding is gemaakt, worden de volgende opties weergegeven: Eén item of Meerdere items. Eén item is standaard geselecteerd. Lees in dit artikel meer over de camerafunctie.

De volgende stap, definieer of het item als een factuur of als een declaratie zal worden verzonden.

  • De factuurmodule wordt gebruikt om bonnen / facturen te verzenden die zijn betaald of die nog moeten worden betaald via het zakelijke account.
  • De declaratiemodule wordt gebruikt om onkostendeclaraties aan te maken voor uitbetaling. De gebruiker kan eenvoudig het bedrag van de uitgave aangeven, en aangeven naar welke bankrekening het geld moet worden overgeschreven. Deze module is standaard uitgeschakeld en kan worden geactiveerd door een Supergebruiker in de online Basecone applicatie. Klik hier om te lezen hoe de declaratiemodule kan worden ingeschakeld.

Hoe upload je een factuur (zakelijke betaling)?

Nadat de foto is gemaakt en geselecteerd, schakelt de app automatisch over naar het scherm In afwachting - NIET TOEGEWEZEN. Klik op het item om het te beheren in het scherm Item Details. Als je de foto als een factuur wilt uploaden, kies je de betaalmethode: Zakelijke betaling. Deze optie is standaard geselecteerd als de declaratie module niet is geactiveerd.

Vul de volgende velden in:

  • Omschrijving* - De standaard bestandsnaam is Item datum en tijd (indien nodig wijzig je deze)
  • Tag - kies een tag (optioneel veld, je kunt in de app instellingen ook een standaard tag instellen)
  • Opmerkingen - Voeg een notitie toe (optioneel veld)

Wanneer alle velden zijn ingevoerd, klik je op GEREED rechtsonder in het scherm om factuur Nu te verzenden, of om deze Nu op te slaan en later te verzenden.

  • Kies Nu verzenden om de factuur direct te verzenden naar Basecone
  • Kies Opslaan en verzend later om het item op te slaan en op een later tijdstip te verzenden, of het aan te passen indien nodig. Het item wordt opgeslagen in het scherm In afwachting - TOEGEWEZEN.

Hoe maak en upload je een declaratie?

(Privé betaling of Creditcard betaling)

Nadat de foto is gemaakt en geselecteerd, schakelt de app automatisch over naar het scherm In afwachting - NIET TOEGEWEZEN. Klik op het item om het aan te passen in het scherm Item Details. Als je een onkostendeclaratie wilt maken, kies je een van de betaalmethoden: Privé betaling of Creditcard betaling.

Nadat de betaalmethode is geselecteerd, maak je een nieuwe declaratie aan of voeg je het item toe aan een bestaande declaratie.

Maak een nieuwe declaratie aan:
Klik op Declaratie* (zie afbeelding hieronder), type de naam van de nieuwe declaratie in en klik op CREEER.

Item toevoegen aan een bestaande declaratie:
Als de bestaande onkostendeclaratie al bestaat, wordt de naam van de declaratie weergegeven in de lijst voor selectie. Klik op het declaratierapport om deze te selecteren.

Nadat de declaratie is geselecteerd, vul je de volgende velden in:

  • Omschrijving* - de standaard bestandsnaam is Item datum en tijd (indien nodig kun je deze wijzigen)
  • Valuta* - selecteer een valuta (alleen mogelijk bij een nieuwe declaratie)
  • Bedrag (incl. BTW)* - voer de totale waarde van de declaratie in
  • Categorie* - selecteer de categorie waar de declaratie onder valt
  • Datum* - selecteer de ontvangstdatum van de declaratie

Wanneer alle velden zijn ingevoerd, klik je op GEREED rechtsonder in het scherm om de declaratie Nu te verzenden, of om deze Nu op te slaan en later te verzenden.

  • Kies Nu verzenden om de declaratie direct naar Basecone te sturen
  • Kies Opslaan en verzend later om de declaratie op te slaan en op een later tijdstip te verzenden, of pas deze indien nodig aan. De declaratie wordt opgeslagen in het scherm In afwachting - NIET TOEGEWEZEN.

Voeg een nieuwe declaratie toe of voeg een declaratie toe aan een bestaand rapport

Op een later tijdstip kan de bewaarde declaratie worden aangepast in het scherm In afwachting - NIET TOEGEWEZEN. Klik op de regel om de declaratie te bewerken.

In het bovenstaande voorbeeld is de naam van de declaratie April 2019. Wanneer je op het potlood in de rechterbovenhoek van het scherm klikt, kun je de naam van de declaratie wijzigen of een andere betaalmethode selecteren. Als je op het item op de declaratie klikt, kunt je de omschrijving, het bedrag en de categorie bewerken.

Om meer items aan de onkostendeclaratie toe te voegen, klik je op het plus-icoontje ➕ plus om een afbeelding te uploaden. Of herhaal de bovenstaande stappen door een foto te nemen of een opgeslagen afbeelding te uploaden, en het item toe te voegen aan een bestaande declaratie.

Handige tips

  • Speciale tekens zijn niet toegestaan in het beschrijvingsveld: /? * <> |
  • Als je een item in de status In behandeling of in het declaratierapport wil verwijderen, veeg je het item naar links 🡄
  • Als je een item in de status In behandeling wil verzenden, veeg je het item naar rechts 🡆
  • Als je alleen onkostendeclaraties indient in bijvoorbeeld EUR, stel je dit in als een standaardvaluta in de app, dit doe je in Instellingen - Mijn financiële instellingen - Valuta.
  • Als je alleen inkoopfacturen instuurt, stel je deze in als een standaard tag in de app, dit doe je bij Instellingen - Mijn financiële instellingen - Tag. Dit voorkomt een extra klik.
  • Wanneer het document gereed is, raden we aan het document meteen te verzenden.
  • Alleen de laatste 25 items die via de Spenser-app zijn verzonden, zijn zichtbaar in de app. Het volledige archief kan worden bekeken via de online applicatie.
  • Gebruiker moet minimaal deze gebruikersrol hebben: (beperkte) Klantgebruiker

Heeft u het antwoord gevonden?