We kunnen een administratie overzetten naar een andere Basecone omgeving, dit wordt een migratie genoemd. Het hele archief van een administratie blijft bij een migratie behouden. Daarnaast kunnen we de koppeling met het boekhoudpakket herstellen, waardoor je vanuit de administratie weer kunt boeken.

Hieronder lees je de aandachtspunten voor het uitvoeren van een migratie. Wat is goed om te weten? Wat moet ik zelf voorbereiden? En waar moet ik verder rekening mee houden?

Goed om te weten

Documenten worden overgezet

We kunnen een administratie verplaatsen van de ene Basecone omgeving naar de andere Basecone omgeving. De administratie zal dan na de migratie vallen onder een andere kantoorcode. 

We kunnen alleen de documenten van een administratie overzetten tijdens een migratie, niet de gebruikers die toegang hebben tot deze administratie. Gebruikers dienen opnieuw aangemaakt te worden in de nieuwe omgeving. 

Sommige gebruikers hebben een eigen opgebouwde archief. Een gebruiker met de rol van autorisator ziet in het archief alleen de documenten die hij moet autoriseren. Een gebruiker met de rol van beperkt klantgebruiker ziet in het archief alleen de documenten die hij zelf heeft aangeleverd. Omdat de gebruikers opnieuw worden aangemaakt in de nieuwe Basecone omgeving, ben je dit eigen opgebouwde archief 'kwijt'.

Het Basecone e-mailadres wijzigt  

Als een administratie bij een andere Basecone omgeving wordt ondergebracht, dan wijzigt de kantoorcode. Het kan zijn dat ook de administratiecode van de administratie wijzigt in het boekhoudpakket.

Door het wijzigen van de kantoorcode (en administratiecode) zal het Basecone e-mailadres van de administratie wijzigen. Het e-mailadres is namelijk als volgt opgebouwd: <kantoorcode>.<administratiecode>@mailtobasecone.com

Voeg de administratie zelf nog niet toe

De databasebeheerder van Basecone zal de administratie overzetten van de oude naar de nieuwe omgeving. We kunnen geen administraties samenvoegen, alleen overzetten. Voeg de administratie daarom zelf nog niet toe in de nieuwe omgeving. 

Meerdere administraties verplaatsen 

Het is mogelijk om meerdere administraties tegelijk te laten verplaatsen. Bovenstaande punten gelden dan voor alle administraties. Het totaalbedrag dat in rekening wordt gebracht zal niet wijzigen wanneer er meerdere administraties verplaatst worden.

De migratie voorbereiden

Voordat we een migratie uitvoeren moeten er een aantal zaken worden voorbereid. De volgende vragen kunnen je hierbij helpen.

Wordt de administratie in het boekhoudpakket ook verplaatst? 

Als er ook een verplaatsing van de administratie in het boekhoudpakket plaatsvindt, dan dient dit te gebeuren voor de verplaatsing van de administratie in Basecone. 

Bij het migreren van de administratie in Basecone wordt de koppeling met het boekhoudpakket hersteld, zodat je weer kunt boeken. 

Wijzigt de administratiecode?

Als de administratiecode van de administratie wijzigt dan is het goed om de oude en nieuwe codes door te geven aan ons Support team. In Basecone worden de administratiecodes niet automatisch gewijzigd. Wij kunnen dit aanpassen, zodat de nieuwe administratiecode in Basecone staat en de synchronisatie succesvol zal verlopen. 

Maken jullie gebruik van de autorisatie module?

Als een administratie gebruik maakt van de autorisatiemodule, dan dienen alle documenten afgekeurd of goedgekeurd te worden voordat de migratie plaatsvindt. Als dit niet is gebeurd, dan kunnen de autorisatoren die zijn toegewezen aan de betreffende documenten (later) niet verwijderd worden. Wij kunnen alleen de documenten overzetten, maar niet de gebruikers. 

Zijn de gebruikers die niet meer actief zijn in de oude omgeving verwijderd? 

Gebruikers die in de nieuwe omgeving opnieuw moeten worden aangemaakt kunnen in de oude omgeving worden verwijderd. We raden aan dit te doen voordat de migratie plaatsvindt. 

Is het boekhoudsysteem toegevoegd in de nieuwe omgeving? 

We moeten een administratie altijd kunnen koppelen aan een boekhoudsysteem. Dit boekhoudsysteem moet toegevoegd zijn in Basecone onder instellingen > kantoor > tabblad boekhoudsysteem. 

Moet het boekhoudsysteem nog worden toegevoegd? Lees dan hier hoe je dit kunt doen.

Gaat de voormalig accountant akkoord? 

Graag ontvangen we een akkoord van de beheerder van de oude omgeving dat de administraties overgezet mogen worden. Het akkoord mag per e-mail worden gegeven onder vermelding van de administratie door iemand die bevoegd is dit akkoord te geven.

Extra aandachtspunt voor de voormalig accountant:
Wanneer er gebruikers in de oude omgeving staan die na de migratie tot geen enkele administratie toegang hebben dan dien je deze oude gebruikers na de migratie te verwijderen uit de jouw omgeving. Nadat de migratie heeft plaatsgevonden zie je deze gebruikers niet meer staan in de oude omgeving. Dit komt doordat deze gebruikers tot geen enkele administratie toegang hebben.

Om de gebruikers te verwijderen dien je deze gebruikers eerst tijdelijk tot een (andere) administratie toegang te geven via: Instellingen > administraties > acties (bewerken) > tabblad gebruikers. Nadat de gebruiker weer zichtbaar is dien je deze vervolgens gelijk te verwijderen via: Instellingen > gebruikers > gebruiker verwijderen.

Opdrachtformulier, kosten en verwerkingstijd

Naast het akkoord van de voormalige accountant ontvangen we graag een getekend opdrachtformulier voor het uitvoeren van een migratie. Je kunt dit formulier sturen naar support@basecone.com.

De kosten voor een migratie bedragen 75 euro (exclusief BTW). Dit is het totaalbedrag voor de hele migratie, je betaalt dus niet per administratie 75 euro. 

Houd rekening met een verwerkingstijd tot 10 werkdagen.

Heeft u het antwoord gevonden?