Depuis notre dernière mise à jour, l'écran de comptabilisation de Basecone a été entièrement repensé ! Comme il s'agit de notre écran le plus important et le plus utilisé, nous vous expliquons ci-dessous ce qui a changé et comment en tirer le meilleur parti. Grâce à sa structure logique et à une présentation plus claire de la facture, le nouvel écran de comptabilisation vous permet de gagner encore plus de temps.
Certains champs et boutons ont été déplacés sur l'écran, et plusieurs options ont été ajoutées. Nous vous expliquons ci-dessous toutes les modifications et vous guidons à travers le nouvel écran de comptabilisation.
Comment accéder à l'écran de comptabilisation ?
Vous pouvez accéder à l'écran de comptabilisation de Basecone de différentes manières :
Via la matrice des charges de travail : cliquez sur les documents à comptabiliser dans un dossier comptable.
Via l'aperçu de validation : cliquez sur une facture, sélectionnez-la en cochant la case en regard de la ligne, puis cliquez sur « Détails ».
À quoi ressemble le nouvel écran de comptabilisation ?
1. Choisissez des autorisateurs (après la comptabilisation)
Cliquez sur « Choisissez les autorisateurs » et ajoutez un flux d'autorisation ou jusqu'à 3 autorisateurs. Cela concerne le module d'autorisation après la comptabilisation.
Via Paramètres > Administrations > Actions (Modifier) > Workflow, il est possible d’ajouter des flux d’autorisation et d’attribuer un flux d’autorisation (workflow) par défaut. Vous pouvez également créer des filtres pour attribuer automatiquement des autorisateurs en fonction du fournisseur et/ou du montant. Cliquez sur l’onglet Spécifications pour rendre l’autorisation obligatoire après la comptabilisation.
2. Résultats de la reconnaissance
En cliquant sur ce bouton, vous pouvez voir clairement quelles valeurs le logiciel de reconnaissance de Basecone a extraites de la facture.
3. Sélectionner un fournisseur/client
Si le fournisseur n'est pas encore reconnu automatiquement, vous devez le sélectionner ici.
Si le fournisseur est nouveau, vous devez cliquer sur ce champ, puis sur « Créer un nouveau fournisseur ». Grâce au bouton « Importer les données de la facture », vous pouvez facilement utiliser les données reconnues de la facture pour créer le fournisseur.
4. Sélectionner des etiquettes par défaut
Automatisez la description en ajoutant des etiquettes par défaut et enregistrez-les dans les règles de comptabilisation associées au contact.
📌Nouveau : vous n'avez plus besoin de saisir vous-même les etiquettes par défaut ! Cliquez sur « Ajouter une etiquette » et sélectionnez un ou plusieurs etiquettes.
5. Enregistrer les règles de comptabilisation
Le bouton permettant d'enregistrer les règles de comptabilisation est désormais plus visible.
6. Comptabiliser la facture
Ce bouton a été déplacé et il est désormais plus clair que vous comptabilisez la facture dans le logiciel de comptabilité.
7. Supprimer, rejeter et enregistrer
Ces boutons sont désormais plus visibles et ont été déplacés.
Rejeter la facture signifie que celle-ci est replacée dans la section « À étiqueter » de la matrice de charge de travail. Cela peut s'avérer nécessaire si la facture a été mal étiquetée.
Lorsque vous enregistrez, la facture reste dans Basecone, mais toutes les données déjà saisies sont conservées.
Le bouton « Supprimer le document » vous permet de supprimer immédiatement le document de Basecone, mais vous devez d’abord indiquer un motif de suppression.
Par ailleurs, quelques modifications mineures ont été apportées à l’écran de comptabilisation.
Vous pouvez facilement retrouver les remarques ajoutées grâce à l’icône de message située au-dessus de la facture ; cette icône devient bleue lorsqu’une remarque a été saisie.
Le montant total TTC, le montant HT, le montant de la TVA et les éventuelles différences apparaissent désormais en bas à droite de l'écran de saisie. Pour afficher les différences et les messages d'erreur, il suffit de cliquer sur la croix rouge.
Raccourcis clavier
Les raccourcis clavier que vous pouvez utiliser dans l'écran de comptabilisation restent inchangés. Voici les combinaisons possibles :
Comptabiliser/Traiter : Alt + P
Comptabiliser/Traiter et enregistrer les lignes comptables : Alt + O
Enregistrer la proposition de comptabilisation : Alt + N
Refuser la facture : Alt + R
Ajouter une ligne comptable : Alt + L
Modifier le fournisseur ou le client : Alt + U