Overzicht per administratie

Om autorisatoren op documenten te beheren dien je te beschikken over de rol autorisatiebeheerder. Als je deze rol toevoegt aan je gebruiker is het mogelijk om alle autorisaties op documenten in administraties te raadplegen en zo nodig aanpassen.

(Naast de onderstaande uitleg. Hebben we hier ook de video: autorisatie voor het boeken en de video: autorisatie na het boeken beschikbaar.)

Linksboven kan je een specifieke administratie opgeven of meerdere administraties opgeven. Standaard zijn alle administraties geselecteerd. Aan de rechterzijde zie je per administratie of de eerste, tweede of derde autorisator nog een factuur dient te autoriseren. Per document kan de eerste, tweede of derde autorisator een andere persoon zijn, om deze reden staan er geen namen bij vermeld. De grafiek laat alleen de autorisator zien die als eerstvolgende aan de beurt is om een factuur te autoriseren. Als de eerste autorisator nog geen goedkeuring heeft gegeven, is de tweede autorisator niet weergegeven.


Monitoren van autorisatie flow

De autorisatiebeheerder kan de voortgang van de autorisatie flow monitoren met gebruik van het autorisatieoverzicht.

In het overzicht kan de beheerder zien of en hoeveel documenten er klaar staan om geautoriseerd te worden in in de administraties waar deze toegang toe heeft. Ook is hier zichtbaar of en hoeveel documenten er de status on hold hebben. Er zijn aparte kolommen voor documenten die vóór of ná boeking geautoriseerd moeten worden.


Beheersen flow bij autorisatie vóór het boeken / na het boeken

Wanneer de autorisatiebeheerder op een getal in de kolom te autoriseren voor boeking / na boeking klikt, wordt het autorisatieoverzicht voor het boeken voor die administratie geopend. Hier kan de beheerder dus zien wie er wel of niet geautoriseerd hebben en hoelang deze al klaar staat voor de actieve autorisator. Ook kan het document bekeken worden door op de regel te klikken. In dit scherm is ook informatie beschikbaar over de factuur: hoe deze getagd is, wie de autorisatoren zijn, etc.


Documenten on hold

Wanneer de autorisatiebeheerder op een getal in de kolom documenten on hold klikt, wordt deze ook naar het nieuwe autorisatieoverzicht per administratie geleid. Nu worden alle documenten getoond die on hold staan d.m.v. de filter. Bij de opmerkingen kan de beheerder de opgegeven reden inzien waarom de desbetreffende autorisator het document on hold heeft gezet.


Opmerking(en) toevoegen of bekijken

Een autorisatiebeheerder kan een opmerking toevoegen door op het opmerkingen-icoontje boven de factuur te klikken. Hier kunnen ook de opmerkingen bekeken worden die eerder aan het document zijn toegevoegd.

Samenvatting: Een autorisatiebeheerder heeft de mogelijkheid om toegewezen autorisatoren in het autorisatieproces te wijzigen. Het autorisatie-overzicht laat de voortgang van het autorisatieproces zien per document per administratie. Elke actie in het autorisatieproces wordt door Basecone geregistreerd en is zichtbaar in de documenttijdlijn.


Autorisatoren per document

Als je op een grafiek klikt kan je inzien welke autorisatoren zijn aangegeven op elk document, en welke autorisatoren al hun goedkeuring hebben gegeven. Aan de linkerkant kan je ook een specifieke autorisator opgeven om alle documenten weer te geven die aan deze autorisator zijn toegewezen.


Verander van autorisator

Indien de autorisatiebeheerder het document wil toewijzen aan een andere autorisator, kan dit door op verander autorisator te klikken. Net als bij autorisatie vóór boeking is het hier verplicht om een reden op te geven waarom de autorisator gewijzigd wordt.
Ook kun je hier de volgorde van de autorisatoren wijzigen, maar je kunt alleen de huidige autorisator wijzigen.

Nu kan je zien welke documenten je nog moet aanpassen als je bijvoorbeeld een autorisator wilt omzetten. Je kan de omzetting uitvoeren door het document op te zoeken in het overzichtsscherm.


Tip: Sorteerfuncties

Kolommen die kunnen worden gesorteerd, worden weergegeven met een sorteer-icoon. Je kunt op de naam van de kolommen klikken om de documenten te sorteren. 

Sorteerfuncties per administratie - 'vóór boeken':

  • Authoriser1
  • Authoriser2
  • Authoriser3
  • Dagen in afwachting

Sorteerfuncties per administratie - 'na boeken' en 'on hold':

  • Authoriser1
  • Authoriser2
  • Authoriser3
  • Dagen in afwachting
  • Vervaldatum
  • Tag
  • Periode
  • Relatie
  • Totaal

Sorteerfuncties in het algemene autorisatie overzicht:

  • Administratie code
  • Administratie naam
  • Te autoriseren voor het boeken
  • Te autoriseren na het boeken
  • Documenten on hold

Je kunt de zoekopdracht ook activeren door het administrie code en/of de administratie naam in te voeren om uw zoekopdracht te verfijnen, zodat je efficiënter naar het administratie kunt zoeken!

Heeft u het antwoord gevonden?