Onze app Spenser kent een tweetal modules, namelijk Factuur en Declaratie. Hier zullen we in dit artikel meer toelichting over geven.

De app is gratis te te downloaden in de App Store en de Google Play Store en is voor iedereen te gebruiken met de gebruikersrol klantgebruiker en/of beperkt Klantgebruiker. Lees hier meer over de systeemvereisten voor Spenser.

Factuur 

Met de module Factuur kun je overal en altijd bonnetjes en facturen verzenden naar je administratie in Basecone en is volledig gratis. Deze module is vooral bedoeld voor bonnetjes en facturen die zijn betaald met de zakelijke pinpas en/of nog betaald moeten worden vanaf de zakelijke rekening.

Ideaal als je onderweg bent en snel een bonnetje wilt archiveren en verzenden naar je administratie. Hiermee kan de accountant en/of boekhouder direct de bonnetjes en facturen verder verwerken. Uiteraard kun je (digitale) bonnetjes en facturen ook via één van de andere methodes aanleveren bij Basecone. 

Lees hier meer over hoe je bonnetjes en facturen via Spenser kunt verzenden naar Basecone.

Declaratie

De module Declaratie is ontwikkeld voor bonnetjes en facturen die zijn betaald met de zakelijke creditcard en/of privé zijn voorgeschoten door jou of één van je medewerkers. Wil je deze module gebruiken, dan zal je deze functionaliteit eerst moeten activeren in de gebruikersinstellingen in de webapplicatie. De kosten hiervoor zijn € 3,50 per gebruiker per maand. Lees in dit artikel hoe je deze functionaliteit kan inschakelen.

Hoe kan de declaratiemodule worden gebruikt:

  • De declaratiemodule is ideaal voor jou en/of je medewerkers om declaraties in te dienen. Verschillende bonnetjes kunnen als één declaratierapport worden ingediend. Je kunt middels de app automatisch laten aangeven wie de declarant is, hierbij wordt ook relevante informatie meegestuurd (zoals bijvoorbeeld het IBAN-nummer) voor een eenvoudige verdere verwerking in de boekhouding. Kortom: een oplossing die je medewerkers de mogelijkheid geeft om altijd en overal eenvoudig declaraties in te dienen (geen gedoe meer met scanners, Excel-formulieren etc.). Daarnaast geeft het jou en of je boekhouder de mogelijkheid het declaratieproces gestructureerd in te richten, aangezien de declaraties meteen op de juiste grootboekrekening, projectcode en/of kostenplaats worden geboekt.
  • Daarnaast kan de declaratiemodule ook voor de boekhouder en/of accountant ideaal zijn. De declaratiemodule biedt de mogelijkheid de ondernemer zijn bonnen gestructureerd aan te laten leveren, zo heb je gelijk in beeld of de bonnetjes betaald zijn via privérekening, zakelijke creditcard of de zakelijke pinpas. Voor jou als accountant essentiële informatie voor een correcte administratieve verwerking. De declaratiemodule van Spenser helpt je om eenvoudig de instroom van bonnetjes te kanaliseren zodat direct duidelijk is hoe deze is betaald of betaald moet worden. 

Tip: Wanneer je via de declaratiemodule van Spenser maandelijks de bonnen aanlevert die zijn betaald met de zakelijke creditcard, kun je dit gemakkelijk verwerken in de boekhouding. 

Lees hier meer over hoe je declaraties kunt indienen via Spenser.

Heeft u het antwoord gevonden?