In dit artikel leggen we uit hoe je Spenser kunt gebruiken om bonnetjes en facturen te uploaden naar je administratie in Basecone. Op deze link kun je meer lezen over de verschillende mogelijkheden van Spenser.


Inloggen en selecteren administratie

Wanneer de app geopend is dan zal deze vragen naar de login gegevens. Vul de gegevens in. Dit zijn de normale login gegevens van je Basecone-account. Druk vervolgens op login. Nadat je bent ingelogd vraagt Basecone direct de betreffende administratie te selecteren waar je de factuur naar toe wil sturen.

Om een factuur te versturen naar Basecone dien je de volgende stappen te doorlopen:


1. Maken van foto

Als je op plus icoon klikt kun je foto's maken of selecteren in je fotogalerij. Alle mogelijkheden van onze camerafunctionaliteit kun je nalezen in deze artikel: Camera functionaliteit Spenser


2. Factuur of declaratie?

Na het maken of selecteren van een foto kom je terecht in het scherm In afwachting met de status Niet toegewezen. Klik het document aan en vervolgens verschijnen er twee iconen: één met het woord Factuur en de ander met Declaratie. Kies hier voor Factuur.  


3. Details toevoegen

Door op de foto boven de kartelrand te klikken zie je de foto weer in origineel formaat. Indien gewenst kun je een aantal velden aanpassen, zoals bijvoorbeeld de omschrijving (documentnaam). Ook kan je hier indien gewenst een tag selecteren of een opmerking toevoegen.
NB: in de omschrijving zijn deze speciale leestekens NIET toegestaan: "/<>"

Via Mijn administratieinstellingen in het kopje Instellingen in het Menu kun je als gebruiker een standaard Tag en standaard Valuta kiezen, zodat bij elke bon die je fotografeert altijd deze tag en/of valuta wordt geselecteerd


4. Opslaan of verzenden van bonnetjes en facturen

Vervolgens krijg je de vraag of je het document wil Verzenden of Opslaan. Als je kiest voor Verzenden dan wordt het bestand verzonden naar Basecone en zal het archief geopend worden. In dit archief zie je alleen de laatste 25 bestanden die via Spenser zijn verzonden naar Basecone. Mocht je kiezen voor Opslaan dan kom je terecht in het In afwachting onder de status Toegewezen. In een later stadium kun je dan alsnog de ingevulde informatie aanpassen en/of het document verzenden naar Basecone.

Via de puntjes rechtsboven in het overzichtsscherm kun je alle documenten selecteren, en hierna verwijderen of verzenden. Dit is afhankelijk van welk scherm je ziet, in Niet toegewezen kun je verwijderen, in Toegewezen kun je verzenden.

Tip: Mocht het document goed zijn ingevuld dan adviseren wij om het document direct te verzenden naar Basecone, dan kan het direct worden verwerkt en tevens voorkomt dit extra handelingen / kliks in Spenser. 

Tip: Mocht je een document willen verwijderen omdat bijvoorbeeld een foto niet genomen is, dan kun je in het scherm In afwachting het document naar links swipen. Middels een swipe naar rechts wordt het document verzonden naar Basecone.

Heeft u het antwoord gevonden?