In dit artikel leggen we uit hoe je Spenser kunt gebruiken om voor het efficient doen en verwerken van declaraties en/of het structureren van bonnetjes op basis van hoe ze betaald zijn. Hier kun je meer lezen over de verschillende mogelijkheden van Spenser.

Inloggen en selecteren administratie

Wanneer de app geopend is dan zal deze vragen naar de login gegevens. Vul de gegevens in. Dit zijn de normale login gegevens van je Basecone-account. Druk vervolgens op login. Nadat je bent ingelogd vraagt Basecone direct de betreffende administratie te selecteren waar je de declaratiemodule voor wilt gebruiken.

1. Maken van foto

Als je op plus icoon klikt kun je foto's maken of selecteren in je fotogalerij. Alle mogelijkheden van onze camerafunctionaliteit kun je nalezen in dit artikel.


2. Factuur of declaratie

Na het maken of selecteren van een foto kom je terecht in het scherm In afwachting met de status Niet toegewezen. Klik het document aan en vervolgens verschijnen er twee iconen: één met het woord Factuur en de ander met Declaratie. Kies hier voor Declaratie.


3. Details toevoegen declaratie item

Door op de foto boven de kartelrand te klikken zie je de foto weer in origineel formaat. In dit scherm moet je een aantal gegevens invullen op het declaratie item te kunnen toevoegen aan een declaratierapport, zoals het bedrag, de valuta, de categorie (zie instellingen). Ook kun je het bedrag en de omschrijving aanpassen indien gewenst. Als je klikt op Volgende dan kun je het declaratie item toevoegen aan een declaratierapport.


4. Aanmaken declaratierapport of toevoegen aan bestaand declaratierapport

In het nieuwe scherm kun je dit declaratie item toevoegen aan een declaratierapport. In dit declaratierapport kan je de declaratie items bundelen (bijv. van een bepaalde zakenreis). 

Als er nog geen declaratierapport bestaat waar je deze aan toe wil voegen, klik dan Nieuwe declaratie. Geef de declaratie een passende titel, selecteer de valuta en betaalwijze. 

Je ziet nu het declaratierapport met daarbij de totaalregel en de losse declaratie items. Wil je nog meer bonnen toevoegen aan hetzelfde declaratierapport, klik dan op de + knop


5. Opslaan of verzenden van declaratierapporten

Wil je de declaratie nu nog niet versturen omdat je bijvoorbeeld later nog bonnen wil toevoegen aan ditzelfde declaratierapport, klik dan op Terug of Opslaan. Je declaratie en de onderliggende bonnen die je tot nu toe hieronder hebt opgeslagen blijven bewaard. Je kan deze declaratie later opnieuw openen om nog meer bonnen toe te voegen of de declaratie te versturen.

Als je alle bonnen voor dit declaratierapport hebt toegevoegd, klik dan op Verzenden. Je stuurt hiermee de declaratie met alle achterliggende bonnen naar Basecone. 

Tip: Mocht je nog wijzigingen willen aanbrengen aan het declaratierapport dan kun je klikken op het potloodje. Voor wijzigingen in de declaratie items kun je op het item zelf klikken.

  

Heeft u het antwoord gevonden?