Autorisatie instellen

Wat heb je nodig om een goede autorisatie workflow in te stellen?

Cees Houpt πŸš€ avatar
Geschreven door Cees Houpt πŸš€
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Autorisatie voor het boeken vs autorisatie na het boeken

Wanneer je facturen wilt laten goedkeuren dan noemen we dit autoriseren. Dit kun je doen voor en/of na het boeken. Het verschil hiertussen is een factuur goedkeuren voordat deze geboekt wordt in het boekhoudsysteem (autorisatie voor het boeken), en/of een factuur goedkeuren nadat deze geboekt is in het boekhoudsysteem, maar voordat deze betaald is (autorisatie na het boeken).

Wanneer je altijd met dezelfde autorisatoren werkt voor of na het boeken, dan kun je Basecone zo instellen dat deze standaard worden voorgeselecteerd bij het boeken. Je hoeft ze dan niet meer iedere keer handmatig te selecteren.


Wat heb je nodig voor het instellen van workflows?

  1. Maak via Gebruikers > Gebruikers toevoegen nieuwe gebruikers aan met de rol Autorisator. Zie hier hoe je eenvoudig gebruikers kunt aanmaken. Lees hier wat de verschillende rollen in Basecone precies inhouden.

  2. Geef de nieuwe gebruiker(s) toegang tot de betreffende administratie(s).


Waar stel je de workflow in?

Je gaat hiervoor naar het tabblad workflow instellingen. Ga naar: Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) achter de desbetreffende administratie > Workflow.

Om een workflow toe te voegen of aan te passen heb je de rol van Supergebruiker, Autorisatiebeheerder, Accountant of Boekhouder MKB nodig.

Hier vind je twee tabbladen:

Flow en filters (tabblad)

Hier kan je het volgende zien:

Specificaties (tabblad)

Hier kan je het volgende instellen:

Autorisatie verplicht stellen

Op dit tabblad zijn de autorisatie-instellingen te vinden die je per administratie in kunt stellen. Deze zijn opgedeeld in Autoriseren voor het boeken of Autoriseren na het boeken. Je kunt hier autorisatie verplicht zetten en daarmee autorisatie verplicht maken. Elke factuur moet hierna geautoriseerd worden. Wanneer je de instelling niet verplicht stelt, is het per factuur optioneel om een autorisator toe te wijzen. Daarnaast is het nu ook mogelijk om aan te geven dat autorisatie niet nodig is. Als je voor deze optie kiest is het bij het taggen/boeken ook niet meer mogelijk om autorisatoren te kiezen. Β 

πŸ“ŒLet op!

  • Het aantal opties verschilt per boekhoudpakket. Hieronder is de set aangegeven die beschikbaar is voor gebruikers van Twinfield.

Blokkeren en vrijgeven voor betaling bij autorisatie

Je kan instellen dat een factuur geblokkeerd blijft voor betaling totdat de laatste autorisator de factuur heeft goedgekeurd.

Twinfield

Selecteer of een factuur betaalbaar gesteld moet worden na autorisatie en/of dat de factuur definitief gemaakt moet worden na autorisatie.

Exact, Boekhoud Gemak & Multivers, AccountViewVisma

Was dit een antwoord op uw vraag?