Wat is Newbase?
Via Basecone kunnen inkoopfacturen verwerkt worden naar Newbase. Newbase is online bedrijfssoftware voor voorraadhoudende handelsbedrijven en professionele zakelijke dienstverleners, die hun complete inkoopmanagement professioneel willen beheren. Newbase business software is volledig geïntegreerd met Twinfield en Basecone, en zorgt voor de complete en automatische workflow tussen jouw factuurstromen, jouw online boekhouding en jouw bedrijfsprocessen in Newbase (Relatiebeheer, Inkoop, Verkoop, Voorraad, Projecten en (Field) Services). De Newbase software is voornamelijk gericht op de financiële afdeling van een bedrijf. Door gebruik te maken van hun applicatie heeft de controller/financieel manager op elk moment inzicht in zijn/haar cash-positie.
Hoe koppel je Newbase aan Basecone?
Om Newbase aan Basecone te koppelen heb je de rol van Supergebruiker nodig in Basecone. De koppeling leg je vanuit Newbase, als je bent ingelogd bij Newbase kun je via de online hulp meer informatie hierover vinden.
Met welk(e) boekhoudpakket(ten) kan dit?
Newbase en Basecone koppelen beide met Twinfield. Met dit pakket kun je inkoopfacturen via Basecone verwerken naar Newbase, en boeken in het boekhoudpakket. Voor dit boekhoudpakket zijn er een aantal zaken waar je op moet letten:
Twinfield
Contactbeheer vindt plaats in Newbase i.c.m. Twinfield. Er kunnen geen contacten worden aangemaakt in Basecone indien er wordt geboekt op deze leverancier in Newbase. Als er een nieuwe leverancier is, moet deze eerst in Newbase worden aangemaakt.
Wanneer een leverancier (contact) is aangemaakt in Newbase, wordt deze direct gesynchroniseerd met Twinfield. Vervolgens wordt de leverancier vanuit het
boekhoudprogramma naar Basecone gesynchroniseerd. Basecone synchroniseert de leveranciers om de 15 minuten.Wanneer een leverancier uit het boekhoudprogramma wordt verwijderd, moet er in Basecone een volledige synchronisatie plaatsvinden om de leverancier uit Basecone te halen. Deze kun je aanvragen via basecone.support@wolterskluwer.com (vermeldt daarbij de administratienaam en -code waarvoor je deze synchronisatie aanvraagt)
Hoe verwerk je een factuur naar Newbase?
Als de koppeling met Newbase is gemaakt, zie je in het validatiescherm de knop Verwerk. Dit is de linkerknop in onderstaande afbeelding, met de pijl in de wolk erop.
Via een druk op deze knop verwerk je een inkoopfactuur in Newbase. Bij het verwerken van facturen naar Newbase zijn er een aantal aandachtspunten:
Verzamelfacturen over meerdere projecten of leverbonnen moeten worden gespreid over meerdere factuurregels in Basecone. Hiermee kun je in Newbase per factuurregel een leverbon kiezen die aan een project is gekoppeld.
Wanneer de factuur geen directe kosten op een project betreft, boek je de factuur direct door naar Twinfield, via de normale boekingsknop.
Er kan echter een keuze worden gemaakt om alle fiattering (autorisatie) van facturen in Newbase plaats te laten vinden. Dan zullen ook deze facturen via Newbase gaan. Deze facturen worden dan in Newbase niet aan een leverbon gekoppeld.Wanneer het een factuur betreft waar zowel directe als indirecte kosten op staan,
moeten de kosten op meerdere factuurregels worden uitgesplitst.Er moet in Basecone altijd een BTW-tarief worden geselecteerd, die ook via het
boekhoudprogramma aan Newbase is gekoppeld.Je kunt een standaard BTW-percentage instellen in Newbase, deze wordt dan gekozen wanneer er in Basecone geen BTW-code wordt geselecteerd bij het verwerken.
Overigens kun je ook via de normale knop "Boeken" facturen direct vanuit Basecone naar Twinfield doorboeken, indien dit geen projectgerelateerde factuur betreft.