Werken met autorisatoren


In Basecone is het mogelijk om met autorisatoren te werken, hieronder staat beschreven hoe je dit proces het beste kunt instellen.

Er dienen als eerst autorisatoren en autorisatiebeheerder(s) te worden aangemaakt. Dit kun je doen in de gebruikers instellingen.

 

Op het moment dat een document is aangeleverd dient een gebruiker met de rol (beperkt) klantgebruiker het document te taggen om zo aan te geven om wat voor soort document het betreft.

In onderstaand voorbeeld is het document een inkoopfactuur, de klantgebruiker voegt de tag INK toe aan het document.

Na het bepalen van de aard van het document (INK) kan de klantgebruiker desgewenst ook een kostenplaats en/of project toewijzen aan deze inkoopfactuur. In het boekingsvoorstel worden dan gelijk de kostenplaats en het project ingevuld in de desbetreffende velden.

Ook is dit het moment om één of meerdere autorisatoren aan het document toe te wijzen.

Wanneer we aannemen dat de factuur in dit voorbeeld betrekking heeft op project 2 (waar ‘Autorisator’ de projectmanager is) en het totaalbedrag groter is dan EUR 1.000 (en goedkeuring van de eigenaar/oprichter (‘Autorisator 2’ is vereist), dan zou de klantgebruiker bij deze factuur gebruiker ‘Autorisator’ en gebruiker ‘Autorisator 2’ als autorisator moeten toewijzen.

 

Wanneer de tags en de autorisatoren zijn toegewezen aan de factuur kan de gebruiker met de rol klantgebruiker dit bevestigen door te klikken op de ‘V’-knop.

De factuur is nu getagged en zal ter autorisatie worden aangeboden aan gebruiker ‘Autorisator’ en na zijn of haar goedkeuring aangebruiker ‘Autorisator 2’.

Samenvatting: 
De (beperkte) Klantgebruiker wijst alle documenten toe aan de juiste autorisatie-gebruiker(s) in Basecone. Als in het hoofdscherm de lijst met nog-te-taggen documenten leeg is, zijn alle documenten toegewezen.

Taken voor autorisatoren

Op het moment dat een autorisator inlogt, ziet deze in het hoofdscherm een lijst met documenten die ter autorisatie zijn aangeboden. Wanneer de autorisator toegang heeft tot meerdere administraties staan per administratie in het ‘rode balletje’ het aantal documenten waarvoor in de desbetreffende administratie autorisatie vereist is.

De documenten kunnen tegelijk worden geautoriseerd (klik op ‘alles selecteren’ en vervolgens op ‘V’) of één voor één.

Een autorisator heeft de mogelijkheid om een opmerking aan de factuur toe te voegen voor dat deze autoriseert. Als de autorisator de factuur afwijst is een opmerking verplicht.

 

In dit voorbeeld autoriseren beide autorisatoren de factuur door het document te selecteren en op de ‘V’-knop te klikken.

Bij een autorisatie wordt dit in Basecone automatisch geregistreerd bij het geautoriseerde document door middel van een opmerking in de Document tijdlijn.

Na autorisatie staat de factuur klaar voor de gebruikersrollen accountant en/of boekhouder mkb om te verwerken richting het boekhoudsysteem.

Als een document 48 uur of langer klaarstaat voor één autorisator krijgt deze een email met het verzoek om de betreffende documenten te autoriseren of af te wijzen. Afwijkende tijden zijn in te stellen. Dit kan door een verzoek in te dienen via support@basecone.com

Samenvatting:
Documenten die zijn toegewezen aan gebruikers met de rol autorisator kunnen worden goedgekeurd of afgewezen. Basecone registreert het autorisatieproces en werkt de document tijdlijn voor zowel goedkeuringen en afwijzingen.  

Autorisatiebeheerder

Gedurende het hele autorisatieproces van een document kan gebruiker A in zijn/haar rol van autorisatiebeheerder op elk moment de status van het proces bekijken. De autorisatiebeheerder kan dit doen door in het menu de optie ‘Autorisatie-overzicht’ te selecteren:

Door te klikken op de diagram wordt een autorisatie-overzicht per document beschikbaar voor die specifieke administratie met daarbij aangegeven op welk punt in het proces het document is en hoelang dit document in afwachting is:

Er kunnen situaties optreden dat een autorisatiebeheerder de autorisator van een document wil wijzigen in een andere autorisator, bijvoorbeeld vanwege afwezigheid van de autorisator die aan de beurt is om te autoriseren.

In het hoofdscherm kan een autorisatiebeheerder alle documenten die klaar staan om geautoriseerd te worden in de administraties waartoe de autorisatiebeheerder toegang heeft. Hier kan de beheerder per document de toegewezen autorisator wijzigen en een andere autorisator aanwijzen voor autorisatie.

De autorisatiebeheerder kan dit doen door te klikken op het ‘Autorisator aanpassen’-icoontje.

Het is verplicht om bij deze actie een opmerking bij te voegen:

Basecone registreert deze handeling en slaat dit op in de Documenttijdlijn met gebruik van het opmerkingenveld.

Samenvatting:
Een Autorisatiebeheerder heeft de mogelijkheid om toegewezen autorisatoren in het autorisatieproces te wijzigen. Het autorisatie-overzicht laat de voortgang van het autorisatieproces zien per document per administratie. Elke actie in het autorisatieproces wordt door Basecone geregistreerd en is zichtbaar in de Documenttijdlijn.