Taggen van documenten


Wanneer u documenten heeft aangeleverd kunt u, of een andere gebruiker in Basecone, elk document voorzien van een tag. Met een tag geeft u aan of het een inkoopfactuur, verkoopfactuur, of ander type document betreft. Optioneel kunt u ook een voorkeur aangeven voor een kostenplaats, project of een, twee of drie autorisatoren.


Verplaatsen van documenten

Als u een factuur of ander document in de verkeerde administratie heeft aangeleverd, kunt u de factuur of het document eenvoudig verplaatsen. Selecteer de documenten die u wilt verplaatsen door het Selectiedriehoekje rechtsonder te selecteren. Klik vervolgens op het Wisselicoon en kies de administratie waarheen u uw documenten wilt verplaatsen. De documenten verdwijnen direct uit de huidige administratie en verschijnen in de gekozen administratie.

selecteren en wisselen


Filteren van documenten en facturen

Het is belangrijk om, afhankelijk van uw rol in Basecone, te zorgen dat u alleen de documenten en facturen ziet die u wilt behandelen. U kunt de facturen en documenten tonen die u wilt taggen.

taggen-authoriseren-boeken

Wanneer u op een van de drie linkse iconen klikt, ziet u respectievelijk uitsluitend facturen die u kunt taggen, facturen die voor u klaar staan als u een autorisator bent en tot slotte documenten die u kunt boeken. Een of meerdere opties zijn inactief als u geen bevoegdheid hebt in de webapplicatie van Basecone om een dergelijke actie uit te voeren.


Verwijderen

Zolang u een document nog niet heeft getagged kunt u het document weggooien door in uw scherm rechtsbovenin op de prullenbak te klikken. Een document is nooit volledig verwijderd, u kunt het alsnog terugvinden in het Archief met de status Verwijderd, of in de prullenbak in het Aanlevervak.


Taggen

Het taggen vindt eenvoudig plaats door een of meerdere documenten te selecteren en het label van uw keuze te kiezen.

  • INK – Inkoopfactuur – Herkennen en boeken van inkoopfacturen
  • VRK – Verkoopfactuur – Herkennen en boeken van verkoopfacturen
  • KAS – Het boeken van een kaststaat, waarachter u naar keuze de bonnen kunt bijvoegen.
  • BANK  – Bankafschriften die u wilt bewaren, u kunt bankafschriften niet laten herkennen en boeken, omdat bankafschrifften veelal automatisch ingelezen kunnen worden als u een elektronisch bankafschrift (MT940) ophaalt bij uw bank.
  • MEMO – Memoriaalboekingen – Een document dat u wilt koppelen aan een correctieboeking in uw administratie
  • CUST – U kunt zelf een eigen Tag aanmaken via Instellingen – Administraties, indien u de beheerder bent van uw omgeving. Documenten die u voorziet van een Custom Tag kunt u niet boeken in uw boekhouding, maar u kunt deze documenten opslaan in uw online dossier, bijvoorbeeld om later te gebruiken bij uw belastingaangifte.

tags

Klik op de Tag van uw keuze en keur vervolgens de tag goed. Dit voorbeeld gaat ervan uit dat u geen projecten, kostenplaatsten of autorisatoren kiest. Het document wordt gelijk door u goedgekeurd waarna de herkenning plaatsvindt en het document opgeslagen wordt, of klaarstaat om te boeken.


Bulk taggen

Wanneer u telkens het driehoekje rechtsonderin aanvinkt krijgt deze een blauwe kleur. Dit betekent dat het document is geselecteerd. Als u dit bij meerdere documenten doet, kunt u de geselecteerde documenten allemaal voorzien van dezelfde Tag. Als u een document gesplitst hebt, zijn ook alle afzonderlijke documenten (voorheen pagina’s) geselecteerd zodat u deze met één klik kunt taggen.