Optimale herkenningsgraad


Er is een aantal zaken van belang wanneer u een hoge herkenningsgraad van uw facturen wilt realiseren. Dit onderdeel informeert u wat u kunt doen om een zo hoog mogelijke herkenning van uw facturen te realiseren.

  • het instellen van de juiste adresgegevens van uw administratie
  • het volledig invullen van de stambestanden, zoals crediteurgegevens
  • instellen van boekingsregels
  • het recht scannen van uw facturen

1. Instellen van de juiste adresgegevens van uw administratie

U kunt in de administratiegegevens in Basecone de adresgegevens  van de administratie invullen. U kunt hier meerdere adressen invullen voor bijv. factuuradres, bezoekadres, postadres. Deze adressen worden bij het matchen met klanten en/of leveranciers uitgesloten, zodat alleen gekeken wordt naar adressen van uw relaties, die op de factuur staan.

U kunt alle adressen van uw administratie handmatig invoeren in Basecone in de administratie-instellingen. Indien uw administratie gekoppeld is met een administratie in het boekhoudsysteem Twinfield of AccountView synchroniseert Basecone deze adresgegevens automatisch.


2. Volledig invullen van de stambestanden, zoals crediteurgegevens

Basecone leest zoveel mogelijk gegevens van de factuur, maar gebruikt er zo weinig mogelijk. Basecone gebruikt de herkende waarden om de juiste gegevens van de debiteur of crediteur uit te lezen uit de stambestanden in het boekhoudsysteem. Zo gebruikt Basecone het BTW-nummer, het Kamer van Koophandel-nummer, het IBAN-nummer of het bankrekeningnummer om de juiste crediteur te laden. Het is dus belangrijk om deze gegevens in te vullen, dit kan ook vanuit Basecone. U kunt in het onderwerp over Boeken meer informatie vinden.

Uitlezen van gegevens voor een nieuwe klant of leverancier.


3. Instellen van boekingsregels

Strikt genomen is dit geen herkenningsverbetering, maar toch kan deze instelling bijdragen aan een volledige aanvulling van uw factuur. U kunt bij het maken van een boeking aangeven of u wilt “boeken en boekingsregels opslaan”. Als u gebruikt maakt van deze optie zullen de gebruikte boekingsregels in Basecone worden opgeslagen bij de klant of leverancier. U kunt de boekingsregels ook instellen voor klanten en leveranciers in de administratie-instellingen in Basecone. Wanneer een match is gemaakt met een klant of leverancier, zullen de opgeslagen boekingsregels alvast voor u geladen worden.

Indien u een administratie heeft, die gekoppeld is aan een administratie in Twinfield worden de boekingsregels gesynchroniseerd met de boekingsregels in Twinfield en worden deze ook bijgewerkt na een wijziging in Basecone.


4. Recht scannen van facturen

Hoewel Basecone facturen kan lezen en herkennen die ondersteboven zijn gescand, is het aan te bevelen een goed leesbare scan te maken. Een toelichting op de eisen staat in het onderwerp over de scanner voor Basecone. Basecone kan de documenten in het PDF/A formaat opslaan voor langdurige bestandsopslag ten behoeve van archivering. Vraag ernaar bij het Support Team.

Recht scannen helpt, maar Basecone herkent ook gedraaide facturen.