Bekijk de volgende video voor een korte uitleg over het autorisatie-overzicht:

Om autorisatoren op documenten te beheren, dien je te beschikken over de rol Autorisatiebeheerder. Als je deze rol toevoegt aan je gebruiker is het mogelijk om alle autorisaties op documenten in administraties te raadplegen en zo nodig aan te passen.
​
(Naast de onderstaande uitleg. Hebben we hier ook de video: autorisatie voor het boeken en de video: autorisatie na het boeken beschikbaar.)

Samenvatting: Een Autorisatiebeheerder heeft de mogelijkheid om toegewezen autorisatoren in het autorisatieproces te wijzigen. Het autorisatie-overzicht laat de voortgang van het autorisatieproces zien per document per administratie. Elke actie in het autorisatieproces wordt door Basecone geregistreerd en is zichtbaar in de document tijdlijn.

Het autorisatie-overzicht bestaat standaard uit twee schermen. Het eerste scherm betreft een overzicht van alle administraties met het aantal documenten te autoriseren voor het boeken, na het boeken en on hold.

Wanneer je op een getal klikt in één van de kolommen, dan kom je in het tweede scherm. Hier zie je bij welke autorisator de factuur klaarstaat ter autorisatie en kan je verschillende handelingen uitvoeren als autorisatiebeheerder.

De autorisatiebeheerder kan de voortgang van de autorisatie flow monitoren met gebruik van het autorisatieoverzicht.

In het overzicht kan de beheerder zien hoeveel documenten er klaar staan om geautoriseerd te worden in de administraties waar deze toegang toe heeft. Ook is hier zichtbaar of en hoeveel documenten er de status on hold hebben. Er zijn aparte kolommen voor documenten die vóór of ná boeking geautoriseerd moeten worden.
​

Op bovenstaand scherm kan de beheerder zien wie er wel of niet geautoriseerd hebben en hoelang deze al klaar staat voor de actieve Autorisator. Ook kan het document bekeken worden door op de regel te klikken. In dit scherm is ook informatie beschikbaar over de factuur: hoe deze getagd is, wie de autorisatoren zijn, etc.

Wanneer de Autorisatiebeheerder op een getal in de kolom documenten on hold klikt, wordt deze ook naar het nieuwe autorisatie-overzicht per administratie geleid. Nu worden alle documenten getoond die on hold staan d.m.v. de filter.
Bij de opmerkingen kan de beheerder de opgegeven reden inzien waarom de desbetreffende autorisator het document on hold heeft gezet. De on hold kan verwijderd worden door de regel aan te vinken, de Autorisator aan te klikken en vervolgens rechtsonderin op "on hold verwijderen" te klikken.

Een Autorisatiebeheerder kan een opmerking toevoegen door op het opmerkingen-icoontje boven de factuur te klikken. Hier kunnen ook de opmerkingen bekeken worden die eerder aan het document zijn toegevoegd.

Indien de Autorisatiebeheerder het document wil toewijzen aan een andere Autorisator, kan dit door op verander Autorisator te klikken. Je dient wel eerste de betreffende regel aan te vinken en Autorisator aan te klikken. Het is hier verplicht om een reden op te geven waarom de Autorisator gewijzigd wordt.
Ook kan je de Autorisator benaderen, waarna direct een email wordt geopend na het klikken op de knop Benader autorisator.

Het is enkel mogelijk om de huidige Autorisator, die aan de beurt is om te autoriseren, te veranderen/te benaderen.

Kolommen die kunnen worden gesorteerd, worden weergegeven met een sorteer-icoon. Je kunt op de naam van de kolommen klikken om de documenten te sorteren. 

Je kunt de zoekopdracht ook activeren door het administratie code en/of de administratie naam in te voeren om uw zoekopdracht te verfijnen, zodat je efficiënter naar het administratie kunt zoeken!