Zo kan je vanuit een boeking voor een inkoopfactuur direct de originele factuur opvragen vanuit Basecone. Je maakt éénmalig de juiste koppeling om de documenten op te kunnen vragen. Je dient de koppeling in te stellen voor elk dagboek (zoals Inkoop, Verkoop etc), van waaruit je facturen bij jouw boekingen wilt raadplegen.

Document imaging in Twinfield

In Twinfield maakt u twee instellingen om uw facturen op te vragen vanuit Basecone.
Bij de functie Dagboekbeheer is het mogelijk om voor elk dagboek (zoals Inkoop, Verkoop, Kas of Memoriaal) de koppeling met Basecone instellen.

Bijvoorbeeld voor Inkoop via het Twinfield menu:
Instellingen
> Administratie-instellingen > Dagboeken > Inkoopfactuur

Bij Document Imaging:
Naam: Factuur
Link: https://secure.basecone.com/Lookup?GUID=$freetext3$ (kopieer deze link in het veld)

Deze instelling moet ook gemaakt worden voordat een document vanuit Basecone in Twinfield wordt geboekt. Wanneer deze instelling niet gemaakt is dan zullen de documenten geen link bevatten. Het is mogelijk om de pagina in een andere taal weer te geven. Je kan kiezen uit Nederlands of Engels, dit doet je &culture=en-GB voor Engels, of &culture=nl-nl voor Nederlands toe te voegen aan https://secure.basecone.com/Lookup?GUID=$freetext3$

Vrij tekstveld instellen

Als laatst stel je het vrije tekstveld in. Kies in hetzelfde scherm Vrij Tekstveld 3, en stel deze in op Toegestaan. Sla de aangepaste instellingen in Twinfield.

Kies je ervoor om in Basecone het vrije tekstveld te gebruiken dan moeten de instellingen in Twinfield goed worden gezet. (in Basecone: instellingenadministratiesacties (bewerken) – tabblad instellingen- vrij tekst veld beschikbaar op ja/nee zetten). In Twinfield dient vrij tekstveld 1 op toegestaan te staan in het desbetreffende dagboek. Daarnaast moet bij plaats, Totaal- en detailregel te worden geselecteerd.

Resultaat

Bij het boekingsscherm in Twinfield treft u nu een link aan. Als u hierop klikt zal de oorspronkelijke factuur opgehaald worden. Elke factuur beschikt over een eigen unieke link. Andere facturen kunnen hiermee niet opgevraagd worden. Uit veiligheidsoverwegingen kan je een beperkt (maar voldoende) aantal documenten per minuut opvragen. Je kan ervoor kiezen dat gebruikers eerst moeten inloggen wanneer zij vanuit Twinfield een factuur opvragen bij Basecone. Het inloggen geschiedt eenmalig per gebruikerssessie en deze instellingen zijn te wijzigen bij InstellingenAdministratiesInstellingen: Inloggen verplichten bij opvragen documenten buiten Basecone

Factuur

Elke factuur die opvraagt wordt vanuit Twinfield bevat een stempel met de tekst Kopie. Wanneer je het origineel wilt opvragen dien je in te loggen in Basecone. Bij elke factuur in het archief treft u de ‘Document tijdlijn’ aan, zodat je eenvoudig kunt zien wat er met de factuur gebeurd is. Bij elke factuur is het mogelijk om ook via de ‘Document details’ de boekingsgegevens op te vragen, zoals boekstuknummer, factuurnummer, autorisatoren etc.

Did this answer your question?