Administraties
Via instellingen – administraties vind je alle administraties in Basecone waar de ingelogde gebruiker toegang toe heeft. Hier kun je de administratie instellingen aanpassen middels de actie knop of kan (de supergebruiker) de administratie volledig verwijderen. Tot slot kun je op dit scherm een nieuwe administratie toevoegen.

Algemeen
Onder de tab Algemeen staan alle algemene gegevens over de betreffende administratie. Wanneer een klant van een accountants- of administratiekantoor direct gefactureerd dient te worden kun je hier een automatische incasso aangaan op administratie niveau. Het invullen van het eigen kvk nummer én het btw nummer is een belangrijke voorwaarde voor een betere herkenning van de facturen.

Adressen
Het invullen van de adressen bij de administratiegegevens is eveneens een belangrijke voorwaarde voor een betere herkenning van de facturen.

Het gesynchroniseerde adres wordt gesynchroniseerd met het adres uit het boekhoudsysteem. Daarnaast kunnen andere adressen (denk aan postbussen etc) handmatig worden toegevoegd, zodat Basecone deze ook uitsluit bij de matching van crediteuren/debiteuren op de binnenkomende facturen.

Instellingen
Bij de tab Instellingen kan je instellingen definiëren die voor de betreffende administratie gelden.

Bestelnummer inschakelen voor boeken
Wanneer deze optie wordt aangevinkt, is het mogelijk om bij de factuur een bestelnummer in te voeren. Dit nummer kan vervolgens gebruikt worden, om het document makkelijker terug te vinden in het Archief.

Vrij tekstveld beschikbaar (enkel voor Twinfield gebruikers)
Wanneer je deze optie activeert zal een extra omschrijvingsveld getoond worden die in Twinfield gekoppeld is aan Vrij Tekstveld 1. In Basecone kan het tekstveld op de kopregel en in de boekingsregels getoond worden.

Autorisatie verplicht
Deze optie zorgt ervoor dat klantgebruikers verplicht een autorisator dienen te kiezen bij het taggen en verplicht dat elke factuur het autorisatieprocedure doorloopt.

Inloggen verplicht bij het opvragen documenten buiten Basecone
Wanneer je deze optie activeert zijn gebruikers verplicht in te loggen in Basecone als zij vanuit andere systemen, zoals een boekhoudsysteem, een factuur willen opvragen. Er hoeft slechts eenmalig per sessie te worden ingelogd, na een inactiviteit van 30 minuten dient opnieuw te worden ingelogd. Het is aan te raden deze optie te activeren als meerdere gebruikers op dezelfde computer werken (ook vanuit huis), of wanneer publieke computers gebruikt worden.

Melding negeren als boekingsperiode afwijkt van factuurdatum (enkel voor Twinfield gebruikers)
Als een boekingsperiode afwijkt van de factuurdatum, zal Basecone daar altijd een foutmelding voor geven tijdens het boeken. Door deze optie te activeren, zal Basecone de foutmelding niet meer

Verstuur bevestigingsmail
Als klanten/gebruikers/leveranciers een email zenden naar het emailadres van de administratie, ontvangen zij automatisch een reply dat de email is ontvangen of dat dit is mislukt. Wanneer deze optie aan staat word de mail verzonden, wordt dit uitgezet, zal deze mail niet worden verzonden. Dan is het aan de gebruikers zelf om dit bij te houden via menu – emails.

BTW-niet van toepassing
Als je deze optie activeert zal de administratie zonder BTW gevoerd kunnen worden, wat in bijvoorbeeld de medische sector gebruikelijk is. In het boekingsvoorstel zal automatisch een boekvoorstel worden getoond zonder BTW.

Inkoop/Verkoop ICP BTW codes (enkel voor Twinfield gebruikers)
Indien bepaalde BTW-codes in uw boekhoudsysteem zijn gekenmerkt als specifieke ICP (Intra Communautaire Prestaties) codes, dan kan je deze in Basecone opgeven.

Gebruikers
Op deze tab kun je opgeven welke gebruikers toegang mogen hebben tot de geselecteerde administratie. Door op de knop Ja/Nee te klikken bepaal je of een gebruiker wel of niet toegang heeft. Je kunt een specifieke gebruiker vanuit dit scherm openen om de gebruiker te wijzigen.

Custom Tags

Op deze tab kan je Custom Tags aanmaken. Dit zijn eigen tags of labels die je aan documenten kunt koppelen. Zo kan je een Custom Tag “Belastingpapieren 2015″ aanmaken en al je documenten van de belastingdienst, die u wellicht pas nodig hebt bij de jaarlijkse belastingaangifte, scannen en koppelen aan deze Custom Tag. Basecone bewaart deze documenten digitaal in het Online Archief waar je de documenten weer makkelijk kunt terugvinden.
Er zijn meerdere custom tags te geven aan één document, om zo nog specifieker te kunnen zoeken.

Klanten / Leveranciers
Onder de tab Klanten en de tab Leveranciers kunnen er vaste boekingen worden ingesteld.

Deze zullen dan standaard worden weergegeven bij een boeking in het boekingsscherm.

Aanmaken van een nieuwe administratie (alleen door superusers en accountants)
Klik op de knop Administratie toevoegen en kies het Boekhoudsysteem waaruit u nieuwe administraties wilt toevoegen. Basecone controleert welke administraties in het boekhoudsysteem nog niet zijn gekoppeld met Basecone. De ingelogde gebruiker ziet alleen administraties om toe te voegen die nog niet zijn gekoppeld met Basecone én waartoe de ingelogde gebruiker toegang toe heeft in het boekhoudsysteem.

De synchronisatiegebruiker dient toegang te hebben tot alle administraties in het boekhoudsysteem.

Selecteer de administraties die je wilt koppelen en klik op Toevoegen. Je kunt maximaal 5 administraties per keer toevoegen, teneinde de nieuwe administraties snel beschikbaar te kunnen stellen. Je kunt dit proces wel meerdere malen herhalen.

Did this answer your question?