Instellingen – Gebruikers


Via de functie Gebruikers binnen het onderdeel Instellingen kunt u alle gebruikers en hun toegangsrechten in Basecone beheren. Tevens kunnen gebruikers zelf enkele instellingen maken.


Gebruikers

Wanneer u bij Instellingen de tab Gebruikers opent ziet u alle gebruikers in Basecone. Vervolgens kunt een gebruiker zoeken door het zoekveld te gebruiken, en u kunt een gebruiker aanpassen of verwijderen met de opties in de kolom Acties. Er dient wel altijd tenminste 1 Supergebruiker actief te blijven. Tot slot kunt u op dit scherm een of meerdere nieuwe gebruiker(s) toevoegen.


Algemeen

Dit scherm bevat de stamgegevens van een gebruiker. U kunt deze aanpassen, behalve de gegevens die reeds eerder zijn gebruikt in Basecone.  Voor het wijzigen van het wachtwoord of het e-mailadres dient u eerst het oude wachtwoord in te geven.


Gebruikersrollen

Elke gebruiker kunt u aan een rol koppelen. In Basecone kan aan een gebruiker meerdere rollen gekoppeld worden. Zo is het handig dat een gebruiker met de rol Accountant, ook de rol Klantgebruiker krijgt zodat deze gebruiker ook zelf bestanden kan aanleveren en taggen. Tevens kan het handig zijn als een Supergebruiker ook Autorisatie-beheerder is, zodat deze gebruiker bij het beheer van de administraties ook de autorisaties kan herzien. Het is echter niet mogelijk om een gebruiker zowel de rol Klantgebruiker als Beperkte Klantgebruiker toe te kennen, aangezien deze rollen elkaar uitsluiten in plaats van aanvullen.

Supergebruiker

Deze gebruiker beheert uw omgeving in Basecone en kan bijvoorbeeld administraties en gebruikers aanmaken. Deze gebruikersrol heeft alleen een beheerfunctie en heeft geen rol in de documentenstroom binnen uw organisatie.

Accountant

Met deze gebruikersrol kan een gebruiker een document verwerken richting uw boekhoudsysteem. Deze gebruiker moet gekoppeld worden aan een boekhoudsysteemgebruiker om vanuit Basecone te kunnen boeken in uw boekhouding.

Boekhouder MKB

Deze rol is gestoeld op de rol Accountant en kan ook gebruikt worden om te boeken. Deze gebruiker ziet alleen andere gebruikers met de rol (Beperkte) Klantgebruiker die bovendien toegang moeten hebben tot dezelfde administratie als de gebruiker met de rol Boekhouder MKB zelf heeft. De rol Boekhouder MKB wordt vaak toegekend aan klanten van accountants- en administratiekantoren die zelf boeken. De gebruiker met deze rol ziet dus geen gebruikers die bij het accountantskantoor werken.

Autorisatiebeheerder

Gebruikers met deze rol houden de voortgang van de documentenstroom binnen Basecone in de gaten. Basecone maakt inzichtelijk waar documenten zijn in het autorisatieproces. Wanneer een document ergens blijft hangen in het autorisatieproces, kan een autorisatiebeheerder ingrijpen en het proces weer op gang helpen.

Autorisator

Gebruikers met deze rol kunnen gebruikers aangeboden documenten of facturen goedkeuren dan wel afwijzen. Wanneer een document of factuur wordt afgewezen, is het bijvoegen van een opmerking verplicht.

Klantgebruiker

Deze gebruiker heeft de mogelijkheid om documenten te splitsen of samen te voegen, te taggen en toe te wijzen aan een autorisator. Met deze gebruikersrol kan een gebruiker in het archief alle documenten zien die niet zijn toegewezen (geweest) aan een autorisator.

Beperkte Klantgebruiker

Deze rol is gebaseerd op de rol Klantgebruiker, zoals hierboven beschreven, met de beperking dat een beperkte klantgebruiker alleen documenten kan zien die deze zelf heeft aangeleverd. Met deze rol kan de gebruiker dus zelfaangeleverde documenten splitsen, taggen en toewijzen aan een autorisator.

Rechten toekennen voor het archief

Als (beperkt) Klantgebruiker is het niet toegestaan om documenten in het archief op te vragen die toegewezen zijn (geweest) aan een Autorisator. Als Super gebruiker binnen Basecone kunt u via de instellingen voor een gebruiker het recht toekennen om alle documenten te kunnen inzien, ongeacht of deze zijn toegewezen aan een Autorisator of niet.

Let op: door alle rechten toe te kennen voor het archief is het voor een Beperkt Klantgebruiker ook mogelijk om alle documenten in het archief te zien.


Instellingen

Bij instellingen kunt u de gebruiker inactief maken door een einddatum in te stellen die voor of op de huidige datum ligt. Tevens kun u een aantal algemene instellingen maken. Tot slot kunt u aangeven of de gebruiker, mits tevens een rol is toegekend waarmee de gebruiker facturen kan boeken, dan ook bankrekeningen mag muteren of dat uitsluitend bankrekeningen gebruikt mogen worden die uit de boekhouding zijn overgenomen.


Administraties

Bij Administraties kunt u aangeven of een gebruiker toegang heeft tot een specifieke administratie. Door op Ja of Nee te klikken verandert u de waarde. Tevens kunt u opgeven of een gebruiker automatisch toegang krijgt tot nieuwe administraties die pas later aangemaakt zullen worden. Pas deze optie met beleid toe!


Boekhoudsysteemgebruikers

Bij Boekhoudsysteemgebruikers koppelt u een gebruiker in Basecone aan een gebruiker in uw boekhoudsysteem.

  1. Basecone haalt automatisch de beschikbare gebruikers op uit uw boekhoudsysteem. De gebruikers dienen in het boekhoudsysteem te beschikken over voldoende rechten om te mogen boeken en om stambestanden te muteren. Basecone haalt alleen gebruikers op met een gelijke of lagere rol dan de gebruiker die u heeft aangewezen als synchronisatiegebruiker.
  2. stel bij elke gebruiker een Boekhoudsysteemgebruiker in als de gebruiker toegang zal krijgen tot de functie om facturen te boeken vanuit Basecone.
  3. gebruikers die alleen bestanden aanleveren, Basecone beheren, of bijvoorbeeld autoriseren, hoeven niet gekoppeld te worden aan een boekhoudsysteemgebruiker.
  4. stel het wachtwoord in van de gebruiker. Dit is het wachtwoord dat behoort bij de gebruiker uit het boekhoudsysteem, of laat de gebruiker dit zelf instellen. Wanneer u als beheerder (met de rol Supergebruiker) niet het wachtwoord van uw gebruikers wilt instellen kunt u deze stap overslaan. Elke gebruiker die toegang nodig heeft tot het Boekingsscherm in Basecone zal gevraagd worden eerst het wachtwoord voor het boekhoudsysteem in te voeren.
  5. controleer of de gebruikersnaam en het wachtwoord correct zijn.

De medewerkers van Basecone hebben geen inzicht in wachtwoorden van gebruikers!


Aanmaken van (een) nieuwe gebruiker(s)

U kunt eenvoudig nieuwe gebruikers toevoegen in Basecone. U kunt handmatig een gebruiker aanmaken, of u kunt bestaande gebruikers ophalen uit uw boekhoudsysteem en direct in Basecone de juiste toegangsrechten meegeven.

Gebruiker(s) toevoegen

Wanneer u een gebruiker toevoegt die geen toegang hoeft te hebben tot het boekingsscherm in Basecone, zoals het geval is bij Autorisatoren, Klantgebruikers of Beperkte Klantgebruikers, dan kunt u het meest eenvoudig een of meerdere gebruikers aanmaken via deze functie. Klik op het Plusteken om in een keer meerdere gebruikersnamen in te voeren.

U kunt de gebruikers direct koppelen aan administraties. Uiteraard geldt uw keuze voor alle nieuwe gebruikers die u aanmaakt. Verdere toelichting over de opties vindt u bij het onderwerp Instellingen – Administraties.

Tot slot kunt u elke gebruiker afzonder een e-mail laten sturen zodat zij zelf een wachtwoord kunnen aanmaken voor hun eigen gebruikersnaam.

Gebruiker(s) importeren

Bij de tweede tab kunt u reeds bestaande gebruikers importeren uit uw boekhoudsysteem. Basecone laat de gebruikers zien die u kunt benaderen met de gebruiker die is ingesteld om te synchroniseren.

Selecteer telkens een of meerdere gebruiker die u aan dezelfde rol wilt koppelen. Selecteer een of meerdere rollen en kies de administraties waar de nog te importeren gebruikers aan gekoppeld zullen worden. De gebruikers die u per keer importeert, voorziet u allen van dezelfde rol(len) en koppelt u aan dezelfde administratie(s).

Kies er tenslotte voor of u de gebruikers individueel een e-mail wilt laten sturen om hen zelf een wachtwoord te laten kiezen. Basecone gebruikt hiervoor het e-mailadres dat in uw boekhoudsysteem aan de gebruiker is gekoppeld.


Bulk acties

Wanneer u twee of meer gebruikers aanvinkt, kunt u op alle geselecteerde gebruikers tegelijkertijd dezelfde actie uitvoeren.

Klik na het selecteren van de gebruikers die u wilt wijzigen op Bulk acties.

U kunt nu op alle geselecteerde gebruikers een of meer van de volgende acties uitvoeren:

  • rollen toekennen
  • toewijzen aan administraties
  • gebruikers het recht geven om automatisch gekoppeld te worden aan nieuwe administraties die in de toekomst aangemaakt zullen worden
  • toestaan of weigeren dat de gebruikers een bankrekening mogen muteren in het Boekingsscherm.

Klik op Opslaan om de acties door te voeren op alle gebruikers die u in de vorige stap heeft geselecteerd.