Al heel snel ontstaat in Basecone een online archief van alle documenten die je hebt verwerkt en de documenten die je alleen wilt opslaan zonder te boeken in de boekhouding. Het is handig wanneer je alle documenten kunt doorzoeken, inclusief de boekstuknummers en andere boekingsgegevens. Dit kan in het archief van Basecone.

Toegang tot het Archief

Het archief in Basecone is op twee manieren te bereiken. De eerste optie is via het menu in Basecone, de tweede optie via de snelkoppeling in het overzichtsscherm.

Doorzoeken

In het archief kan je zoeken naar documenten door aan de linkerzijde zoekcriteria in te geven. Je kan een oneindige combinatie maken van zoekcriteria. Zo is het mogelijk te zoeken naar documenten tussen twee datums en bedragen in combinatie met een bepaalde tag. Je kan de zoekcriteria verfijnen en uitbreiden totdat je de gegevens hebt gevonden die je zoekt.

In het overzicht zie je de belangrijkste kenmerken van de getoonde documenten.

Detailgegevens

Wanneer je op een documentregel klikt kan je de detailgegevens van de factuur opvragen. Ook kan je door de pagina’s van het document bladeren of het document vergroten of verkleinen (op je scherm).

Via de knoppen links boven kan je het document downloaden en opslaan en/of het document afdrukken.

Document tijdlijn en document details

De document tijdlijn geeft een overzicht van alle stappen die een document heeft doorlopen, en wie de actie heeft verricht. Daar zie je ook welk commentaar er in het verleden aan het document is toegevoegd.

De document details geeft een overzicht hoe het document is geboekt in uw boekhoudsysteem. De herkende waarden zoals factuurnummer of bedragen zullen na het taggen getoond worden. Alleen wanneer het document is geboekt zal het boekstuknummer, grootboekrekeningen en andere gegevens getoond worden. Zo is het mogelijk altijd na te gaan hoe de factuur via Basecone in de boekhouding is geboekt.

Let op: wanneer je later in de boekhouding de (concept)boeking aanpast, zullen de boekingsgegevens in Basecone ongewijzigd blijven. Zo kan je in Basecone altijd nagaan hoe de factuur naar de boekhouding is verzonden.

Extra opties

Wanneer je twee of meer documenten selecteert krijg je extra opties te zien. Zo kunt u meerdere documenten verwijderen, tenzij deze reeds verwerkt zijn, en je kan de documenten downloaden. De geselecteerde documenten krijg je aangeboden in een gecomprimeerd bestand (ZIP-bestand). Je kan tot 50 documenten tegelijk downloaden. Uiteraard kun je meerdere keren een gecomprimeerd bestand met 50 documenten aanmaken, zodat alle documenten gedownload kunnen worden.

Tegen betaling kan je ook aan Basecone support vragen om alle documenten op een USB-stick of DVD aan te leveren. Tot slot kan je via een webservice een geautomatiseerde koppeling realiseren om de documenten op te halen.

Did this answer your question?