Boeken naar Boekhoudsysteem


Door facturen te boeken verwerkt u uw facturen in uw boekhoudsysteem. Basecone is erop gericht om facturen zo goed mogelijk te herkennen, en zo snel mogelijk door de gebruiker te laten beoordelen en boeken. In deze toelichting is uitgegaan van een Inkoopfactuur, maar uiteraard kunt u op soortgelijke wijze ook uw verkoopfacturen verwerken.


Boekingsscherm openen

Het boekingsscherm in Basecone kunt u op twee manier bereiken.

  1. Zodra na het taggen en goedkeuren van een factuur, en eventueel na de laatste autorisatie, de herkenning is afgerond zal elke factuur in de middelste kolom van het Overzichtsscherm een boekingsknop zichtbaar zijn. Op deze manier kunt u een individuele factuur boeken (zie afbeelding).
  2. De tweede manier is door facturen achtereen te boeken via de Workload Matrix.


Overzicht boekingsscherm

Aan de linkerkant van het boekingsscherm ziet u het voorbeeld van de factuur, aan de rechterzijde ziet u hoe Basecone de gegevens heeft herkend, heeft gekoppeld aan gegevens uit uw boekhouding, en hoe het concept van de boeking aan u wordt voorgesteld. U kunt de voorgestelde boeking beoordelen en bij akkoord doorboeken.

 


Annuleren, Afwijzen en Opslaan

Drie belangrijke opties voor elke factuur zijn Annuleren, Afwijzen en Opslaan.

Annuleren

U wilt de verwerking van facturen staken en u keert terug naar het vorige scherm zonder dat een actie is uitgevoerd

Afwijzen

U bent het niet eens met de status van de factuur, u wilt de factuur niet verwerken. Door de factuur af te wijzen wordt de Tag van de factuur gehaald en wordt de factuur als nieuw binnengenkomen factuur opgenomen op het Overzichtsscherm en kunt u de procedure opnieuw doorlopen.

Opslaan

U kunt de factuur tussentijds opslaan en later verder aanvullen, afronden en boeken.


Navigeren door de velden op het scherm

U kunt door de velden navigeren door gebruik te maken van de TAB-toets of de Enter-toets op uw toetsenbord. Tevens beschikt een aantal functies in het Boekingsscherm van Basecone over een snelcode.

  • Boeken/Verwerken (ALT + P)
  • Boeken/Verwerken én boekingsregels opslaan: (ALT + O)
  • Opslaan: (ALT + N)
  • Afwijzen: (ALT + R)
  • Boekingsregel toevoegen: (ALT + L)
  • Wijzigen van leverancier of klant: (ALT + U)

Sortering van facturen

U kunt uw facturen in twee sorteringen verwerken.

  1. In volgorde van herkenning (nieuw herkende facturen worden achteraan toegevoegd om te boeken)
  2. In volgorde van aanlevering (nieuwe herkende facturen worden tussengevoegd tijdens het boeken)


Toelichting velden en opties voor een inkoopfactuur

Transactiedatum De datum van de factuur
Periode De periode waarin u de factuur wilt boeken, meestal lopen de perioden in een boekhouding gelijk met de maanden van het jaar. Wanneer u in een periode wilt boeken waarin de transactiedatum niet valt, dient u de optie Negeer meldingen te gebruiken.
Punaise achter Periode Met het activeren van de punaise kunt u de periode in uw boekingsscherm vastzetten. Zou kunt u eenvoudig meerdere facturen uit een voorgaande periode achtereen boeken, zonder telkens de periode te hoeven aanpassen.
Factuurnummer Het factuurnummer van de factuur. Wanneer Basecone vermoedt dat u een factuur al eerder hebt geboekt zal een knop getoond worden waarmee u de vermoedelijke eerdere factuur kunt opvragen en vergelijken met de factuur die u wilt gaan boeken.
Vervaldatum De vervaldatum van de factuur. Indien een vervaldatum wordt aangetroffen op de crediteur, zal de vervaldatum automatisch berekend worden. Anders wordt een termijn van 30 dagen gehanteerd.
Bedrag (incl. BTW) Het totaalbedrag van de factuur, inclusief de BTW.
Valuta De valuta waarin de factuur is opgesteld en waarin u wilt gaan boeken. De valuta zal ook aangemaakt zijn in uw online boekhouding.
Optioneel: vrij tekstveld Een extra vrij tekstveld kan getoond worden als u deze optie hebt aangeschakeld bij Instellingen – Administratie
Leverancier De leverancier (crediteur) die door Basecone is herkend.
+teken achter Leverancier Knop om een leverancier (crediteur) toe te voegen, zowel in Basecone als in uw boekhoudsysteem. (zie verder). Als een leverancier (crediteur) gekozen is, zal de knop Bewerken heten.
Bankrekeningnummer Toont het bankrekeningnummer waarnaar de factuur betaald zal gaan worden indien de factuur geboekt is. Dit veld is ter controle van de doelrekening.
Factuuromschrijving De omschrijving van de factuur. Deze dient u in de meeste gevallen handmatig in te voeren, of wordt automatisch opgehaald met een Boekingsregel.
Kopieerfunctie achter Factuuromschrijving Knop om de omschrijving door te kopieren naar de eerste regel van de factuur.
Niet in betaalbatch Wanneer een leverancier (crediteur) in uw boekhoudsysteem standaard is opgenomen in een betaalbatch om bij de eerstkomende betaaldag en bij het verstrijken van de vervaldatum betaald te worden, dan kan een factuur incidenteel buiten de betaalopdracht gehouden worden door het aanvinken van dit veld. Bij een verkoopfactuur zal de betreffende factuur door deze optie niet in de incasso-batch opgenomen worden.
Creditfactuur Indien een creditfactuur geboekt wordt kan met dit veld de bedragen omgekeerd worden.
Definitieve boeking Standaard boekt Basecone een factuur als een conceptboeking. Met deze optie kan een factuur direct als definitieve boeking geboekt worden.
Negeer meldingen In bijzondere situaties, bijvoorbeeld als een factuur met een transactiedatum buiten de bijhorende periode geboekt dient te worden, dient deze optie aangevinkt te worden. Dit is slechts het geval in uitzonderlijke situaties.
Verschil Indien er een verschil is tussen de som van Bedrag exclusief BTW en de BTW versus het Totaalbedrag inclusief BTW, zal er een verschil getoond worden. U dient dan een van de bedragen te corrigeren. Wanneer het verschil zeer klein is (tot 2 cent) kunt u het verschil ten laste brengen van het hoogste BTW bedrag, of het verschil automatisch laten wegboeken naar de Verschillenrekening, om zo afrondingsverschillen weg te werken. Voor beide opties toont Basecone een knop zodra het verschil kleine of gelijk is aan 2 cent.
Doeladministratie Wanneer u rekening-courantboekingen hebt geactiveerd in uw boekhoudsysteem kunt u een andere doeladministratie kiezen om de factuur in te boeken dan de huidige administratie. Er wordt dan een rekening-courantboeking gemaakt.
Grootboekrekening De grootboekrekening waarop u de regel van de factuur wilt boeken.
Kostenplaatsen Hier kunt u de kostenplaats opgeven, of controleren als deze tijdens het taggen door een andere gebruiker is voorgesteld.
Projecten Hier kunt u het project opgeven, of controleren als deze tijdens het taggen door een andere gebruiker is voorgesteld.
Bedrag (excl. BTW) Het totaalbedrag van de factuur, exclusief BTW.
BTW-code De BTW-code met het BTW-tarief dat op de factuur van toepassing is.
BTW-bedrag Het berekende bedrag van de BTW op basis van de overige bedragen op de factuur en de gekozen BTW-code .
Slotje Klik op het slotje om het inactieve veld voor het berekende BTW-bedrag te ontgrendelen, zodat u handmatig het BTW-bedrag kunt aanpassen.
Rekenmachine Mogelijkheid om het BTW-bedrag opnieuw te laten berekenen. Indien het Totaalbedrag excl. BTW correct is, dan kunt u
Omschrijving Per regel kunt u een omschrijving ingeven.
+teken Het toevoegen van een extra boekingsregel. Elke factuur kan meerdere factuur- of boekingsregels bevatten.
Verwerk Het boeken van de factuur naar uw boekhoudsysteem.
Verwerk en opslaan van boekingsregels Wanneer u op het pijltje klikt op de knop Verwerk, krijgt u de mogelijkheid om de gekozen waarden (zoals BTW-code en grootboekrekening) op te slaan als een Boekingsregel voor de leverancier (crediteur). De volgende keer dat de leverancier (crediteur) herkend wordt, zal deze bijhorende Boekingsregel automatisch geladen worden en hoeft u minder gegevens aan te vullen.


Standaard labels

In het boekingscherm in Basecone is het mogelijk om standaard labels in te voeren bij zowel de kopregels als de boekingsregels. Voor meer informatie, klik hier


Boekingsregels

U kunt bij het maken van een boeking aangeven of u wilt “boeken en boekingsregels opslaan”. Als u gebruikt maakt van deze optie zullen de gebruikte boekingsregels in Basecone worden opgeslagen bij de klant of leverancier. U kunt de boekingsregels ook instellen voor klanten en leveranciers in de administratie-instellingen in Basecone. Wanneer een match is gemaakt met een klant of leverancier, zullen de opgeslagen boekingsregels alvast voor u geladen worden.

Indien u een administratie heeft, die gekoppeld is aan een administratie in Twinfield worden de boekingsregels gesynchroniseerd met de boekingsregels in Twinfield en worden deze ook bijgewerkt na een wijziging in Basecone.

De volgende velden kunnen per leverancier (crediteur) bewaard en opgehaald worden:

  • Grootboekrekening
  • Kostenplaats
  • Project
  • BTW
  • Omschrijving

Als uw administratie gekoppeld is met een administratie in Twinfield en u heeft in Twinfield voor een klant of leverancier ratio’s ingesteld om de bedragen automatisch te laten verdelen over de regels zal Basecone deze ratio-instelling uitlezen en toepassen.


Aanmaken van een nieuwe leverancier (crediteur)

Vanuit Basecone kunt u snel een nieuwe leverancier (crediteur) aanmaken. Vul de leveranciersgegevens in en sla de leverancier vervolgens op.

Leverancierscode: dit is de eerstvolgende vrije code die door uw boekhoudsysteem wordt voorgesteld. Deze automatische codering werkt uitsluitend als u een numerieke crediteurencode gebruikt volgens een vast sjabloon. Dit is standaard het geval.

Kamer van Koophandel-nummer

Dit veld kunt u alleen uitlezen, maar niet opslaan.

Bankrekeningnummer en IBAN

Deze velden kunnen gebruikers alleen muteren als dit is toegestaan bij Instellingen – Gebruikers.

Betaalbestand

Als uw administratie gekoppeld is met een administratie in Twinfield kunt een leverancier (crediteur) standaard opnemen in de betaalopdracht aan de bank via het boekhoudsysteem. Als u later toch nog een enkele factuur niet in de betaalopdracht wilt meenemen, selecteert u het veld Niet in betaalbatch.

Betalingskorting

U kunt per crediteur een standaard betalingskorting instellen.


Makkelijk vullen van velden bij aanmaken of bijwerken van leveranciers

Achter het veld Leveranciersnaam kunt u op een knop drukken om zoveel mogelijk gegevens automatisch te laten invullen door Basecone. Dit werkt vooral goed als de adresvelden bij Instellingen – Administratie voor de huidige administratie correct gevuld zijn met de gegevens van het factuuradres.

Tevens kunt u met uw muis een stuk tekst op de factuur selecteren en vervolgens het veld aanklikken waar u de herkende tekst in wilt plaatsen. Zo kunt u snel specifieke informatie, zoals factuuromschrijvingen, overnemen in uw boeking.


Betalingskortingen (alleen voor administraties gekoppeld aan Twinfield)

U kunt een betalingskorting instellen bij elke leverancier (crediteur) of klant (debiteur). U dient een grootboekrekening op te geven waarop u de korting wilt boeken, de korting voor inkopen zal op een andere grootboekrekening geboekt worden dan de korting die u op uw verkoopfactuur afgeeft. Mocht u handmatig de bedragen willen aanpassen, dan verschijnt bij het Totaalbedrag (incl. BTW) een extra optie om het bedrag opnieuw te berekenen.


Zodra u geboekt heeft verschijnt het boekstuknummer van uw boeking boven in beeld, of toont Basecone de foutmelding zodat u de boeking kunt aanpassen en opnieuw boeken.