Betaalbaar stellen facturen in Unit4 Multivers Online na autorisatie


Om gebruik te kunnen maken van betaalbaarstellen na autorisatie in Unit4 Multivers Online is het volgende van belang:

  1. In Unit4 Multivers Online dient een nieuwe betalingsconditie aangemaakt te worden met de code AUT (Let op: De code van deze betalingsconditie mag niet afwijken). Van belang is dat de optie “betaalbaarstellen” bij deze betalingsconditie niet is aangevinkt.
  2. In Basecone dient de administratie-instelling “factuur pas betaalbaarstellen na goedkeuring autorisatoren” op “ja” te staan.

workflow-instellingen

Processtappen:

  1. Bij het boeken van een factuur in Basecone selecteert u de gebruikelijk betalingsconditie (bijvoorbeeld “30 dagen”) en wijst u één of meerdere autorisatoren toe.
  2. Bij het boeken van de factuur naar Unit4 Multivers Online zal Basecone in eerste instantie de betalingsconditie AUT meegeven in de boeking (in plaats van de geselecteerde betalingsconditie). De in de boeking geselecteerde betalingsconditie wordt wel door Basecone opgeslagen in de “document tijdlijn”.
  3. Doordat in Unit4 Multivers Online in eerste instantie de betalingsconditie AUT is meegegeven (waarbij de optie “betaalbaarstellen” niet is aangevinkt), is de boeking op dat moment geblokkeerd voor betaling.
  4. Nadat alle toegewezen autorisatoren de boeking hebben goedgekeurd zal Basecone de boeking in Unit4 Multivers Online updaten en de betalingsconditie wijzigen van AUT naar de geselecteerde betalingsconditie, waarna de boeking beschikbaar komt voor betaling (mits bij de geselecteerde betalingsconditie de optie “betaalbaarstellen” is aangevinkt). In de “document tijdlijn” krijgt het document de status “geautoriseerd na het boeken”.

Let op!

  • Indien u een boeking in Unit4 Multivers Online wilt verbijzonderen met activacodes dan dient u dit te doen NADAT de boeking is geautoriseerd en geupdate. Doet u deze wijzigingen voordat de boeking is geautoriseerd dan zullen de wijzigingen verloren gaan bij het updaten van de boeking door Basecone nadat alle autorisatoren hebben goedgekeurd.
  • Het is niet mogelijk om de administratie-instelling “factuur pas betaalbaarstellen na goedkeuring autorisatoren” op “nee” te zetten indien er nog facturen zijn die wachten op autorisatie na het boeken.
  • Voor het updaten van de boeking (nadat alle toegewezen hebben goedgekeurd) worden de Unit4 Multivers Online inloggegevens gebruik die gekoppeld zijn aan de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt.
  • Mocht het niet mogelijk zijn om de boeking te updaten in Unit4 Multivers Online dan stuurt Basecone hiervan een notificatie email naar de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt.