Exact Online: betaalbaar stellen van facturen na autorisatie

Hoe stel je facturen betaalbaar in combinatie met Exact Online

Team Basecone avatar
Geschreven door Team Basecone
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Vanaf 7 februari 2020 is het niet meer nodig om de betalingsconditie AU aan te maken. Vanaf nu is het mogelijk om de factuur betaalbaar te stellen ook al is deze al verwerkt in Exact. De nieuwe werkwijze is hieronder te vinden. 

Om gebruik te kunnen maken van de feature betaalbaar stellen na autorisatie in Exact Online is het volgende van belang:

  1. In Basecone dient de administratie-instelling Factuur pas betaalbaar stellen na goedkeuring autorisatoren op Ja te staan.

Ga hiervoor naar Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Workflow > Specificaties. Scroll vervolgens naar beneden naar Blokkeren en vrijgeven voor betaling.

Processtappen

  1. Bij het boeken van een factuur in Basecone selecteer je de gebruikelijk betalingsconditie (bijvoorbeeld 30 dagen) en wijs je één of meerdere autorisatoren toe.

  2. Bij het boeken van de factuur naar Exact Online zal Basecone de factuur in eerste instantie op betalingswijze "kas" zetten. 

  3. Doordat in Exact Online in eerste instantie de betalingswijze kas is geselecteerd, is de boeking op dat moment geblokkeerd voor betaling.

  4. Nadat alle toegewezen autorisatoren de boeking hebben goedgekeurd, zal Basecone de boeking in Exact Online updaten en de betalingswijze wijzigen van "kas" naar "op krediet" met daarbij de gekozen betalingsconditie, waarna de boeking beschikbaar komt voor betaling (mits bij de geselecteerde betalingsconditie "op krediet" is geselecteerd).
    In de document-tijdlijn krijgt het document de status geautoriseerd na het boeken.

Let op

  • Het is niet mogelijk de administratie-instelling factuur pas betaalbaarstellen na goedkeuring autorisatoren op nee te zetten indien er nog facturen zijn die wachten op autorisatie na het boeken.

  • Voor het updaten van de boeking (nadat alle toegewezen autorisatoren hebben goedgekeurd) worden de Exact Online inloggegevens gebruikt die gekoppeld zijn aan de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt.

  • Mocht het niet mogelijk zijn de boeking te updaten in Exact Online, dan stuurt Basecone hiervan een notificatie e-mail naar de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt (met als melding 'Automatisch aanpassen mislukt')

Was dit een antwoord op uw vraag?