Beheersen van autorisatie flow door Autorisatiebeheerder


De Authorisatiebeheerder kan de voortgang van de Autorisatie flow monitoren met gebruik van het Autorisatieoverzicht.

authorisation-overview

In het overzicht kan de beheerder zien of en hoeveel documenten er klaar staan om geautoriseerd te worden in in de administraties waar deze toegang toe heeft. Ook is hier zichtbaar of en hoeveel documenten er de status ‘On Hold’ hebben. Er zijn aparte kolommen voor documenten die vóór of ná boeking geautoriseerd moeten worden.

Beheersen flow bij autorisatie voor het boeken:
Wanneer de Autorisatiebeheerder op een getal in de kolom ‘Te autoriseren voor boeking’ klikt, wordt het “autorisatieoverzicht voor het boeken” voor die administratie geopend. In dit scherm is niets aangepast. Hier kan de beheerder dus zien wie er wel of niet geautoriseerd hebben en hoelang deze al klaar staat voor de ‘actieve’ autorisator. Ook kan het document bekeken worden door op de regel te klikken. Indien een beheerder een autorisator wil aanpassen, zal dit nog steeds via het Home scherm moeten doen.

Beheersen flow bij autorisatie na het boeken:
Wanneer de Autorisatiebeheerder op een getal in de kolom ‘Te autoriseren na boeking’ klikt, wordt deze naar het “autorisatieoverzicht na het boeken” geleid. Ook hier kan de beheerder zien wie er wel of niet geautoriseerd hebben en hoelang deze al klaar staat voor de ‘actieve’ autorisator en kan het document bekeken worden door op ‘bekijk’ te klikken. In dit scherm is ook informatie beschikbaar over de factuur: hoe deze getagd is, welke leverancier het betreft en hoe deze geboekt is.

Indien de Autorisatiebeheerder het document wil toewijzen aan een andere autorisator, kan dit door op ‘verander autorisator’ te klikken. Net als bij autorisatie vóór boeking is het hier verplicht om een reden op te geven waarom de autorisator gewijzigd wordt.

Een autorisatiebeheerder kan een opmerking toevoegen door op het opmerkingen-icoontje ‘boven’ de factuur te klikken (eerst op ‘bekijk’ klikken op factuur zichtbaar te maken). Hier kunnen ook de opmerkingen bekeken worden die eerder aan het document zijn toegevoegd.

Wanneer de Autorisatiebeheerder op een getal in de kolom ‘Documenten on hold’ klikt, wordt deze ook naar het nieuwe autorisatieoverzicht per administratie geleid. Nu worden alle documenten getoond die ‘On Hold’ staan d.m.v. de filter. Bij de opmerkingen kan de beheerder de opgegeven reden inzien waarom de desbetreffende autorisator het document ‘On Hold’ heeft gezet.