Autoriseren


Het autoriseren van facturen geschiedt eenvoudig en snel. Elke autorisator krijgt een overzicht gepresenteerd met de facturen die beoordeeld dienen te worden.


Autoriseren

Na het inloggen ziet u het Overzichtsscherm in Basecone. Als uw gebruiker uitsluitend is gekoppeld aan de rol Autorisator, ziet u ook alleen de facturen die u zelf dient te beoordelen. Als uw gebruiker is gekoppeld aan meerdere rollen, is het aan te bevelen om in het filter alleen de te autoriseren documenten te kiezen.

U kunt nu van elke factuur inzien wie de factuur aan u heeft voorgesteld (zie in de middelste kolom achter de ‘Tags’). Per factuur kunt u nagaan wie als autorisatoren zijn opgegeven. Beweeg hiervoor de muis over het label Autorisatoren.

Als u het eens bent met de factuur, klikt op Goedkeuren en zal de factuur beschikbaar komen om te boeken, of doorgestuurd worden naar de volgende autorisator. Als u het niet eens bent met de factuur kunt u de factuur afwijzen.


Autorisator wijzigen

Het kan voorkomen dat u niet zelf de factuur wilt goedkeuren of afwijzen, maar dat u van mening bent dat een andere autorisator de factuur dient te beoordelen. U klikt op de knop Autorisator aanpassen en u kunt een nieuwe autorisator voorstellen en opgeven waarom u de autorisator wilt wijzigen.


Notificatie

Een autorisator ontvangt niet per nieuw te autoriseren factuur een e-mail. Elke 24 uur stuurt Basecone een herinnering uit en bericht autorisatoren als er facturen langer dan 48 uur ter beoordeling zijn voorgesteld. Indien een autorisator hierop niet inlogt en de facturen beoordeelt, ontvangt de Supergebruiker een e-mail met informatie over autorisatoren die nog facturen dienen te beoordelen. De Autorisatie-beheerder (in veel gevallen beschikt de Supergebruiker ook over de rol Autorisatie-beheerder) kan vervolgens een autorisator aansporen om de facturen alsnog te beoordelen, of ervoor kiezen om de facturen aan een andere autorisator toe te wijzen.