Autoriseren van facturen


Autorisatie ná het boeken dient te worden gedaan in het (nieuwe) scherm ‘Autorisatie’. Dit scherm is benaderbaar via het menu. Op korte termijn ook via de Workloadmatrix.

autoriseren-facturen-overzicht

In het autorisatie-scherm kan de autorisator links bovenin via een drop-down menu de gewenste administratie selecteren. Vervolgens ziet de autorisator de documenten van de geselecteerde administratie die op dat moment voor hem/ haar klaar staan voor autorisatie. Vervolgens kan de autorisator ervoor kiezen om alle documenten te tonen (via button “alle”) of alleen de documenten die nog “on hold” staan.

Per document wordt aangegeven welke crediteur het betreft, welk bedrag, factuur- en vervaldatum etc en tevens hoe de factuur geboekt is.

Een autorisator kan per document de volgende acties uitvoeren:

  • Autoriseer – Autorisator keurt het document goed (voor betaling) en het document komt ter autorisatie te staan voor de volgende autorisator in de flow óf bij de laatste in de flow wordt de status in het archief aangepast naar “geautoriseerd ná boeking” (‘slotje met vinkje’-icoon)
  • Bekijk – Aan de rechterkant van het scherm wordt het document zichtbaar. Boven de factuur in de commentaarbox kunnen opmerkingen aan het document worden toegevoegd. Onder de factuur zijn de boekingsregels zichtbaar.
  • Verander autorisator – De autorisator kan een andere autorisator toewijzen i.p.v. zichzelf. In een dropdown menu kan één van de andere autorisatoren worden geselecteerd die toegang hebben tot desbetreffende administratie. Het toevoegen van een opmerking is bij deze actie verplicht. Na het toevoegen van de opmerking komt het document ter autorisatie beschikbaar voor de toegewezen autorisator.
  • On Hold – De autorisator kan indien gewenst het document tijdelijk op ‘On Hold’ zetten. Hierbij is het verplicht een opmerking toe te voegen, opdat ander gebruikers kunnen zien waarom de autorisator het document in de wacht heeft gezet. De opmerking wordt vastgelegd in de commentaarbox van de Document tijdlijn.
    Zolang een document ‘On Hold’ staat kunnen er geen acties worden uitgevoerd, anders dan de ‘On Hold’-status te verwijderen. Bij het verwijderen van de ‘On Hold’-status (dit kan alleen de autoristor zelf) is de opgave van een reden verplicht. Na het verwijderen van ‘On Hold’ kunnen de andere acties weer uitgevoerd worden.
  • Wijs af – Met deze functie keurt de autorisator het document af. Hierbij is het verplicht een opmerking aan het document toe te voegen. Het document zal niet naar de volgende autorisator in de flow worden gestuurd. In het archief krijgt het document de status “afgewezen na boeking” (‘slotje met kruisje’-icoon). Tevens komt het document in de Reject Box voor verdere actie door gebruikers met de rol Accountant/ Boekhouder MKB.

Een autorisator kan meerdere documenten in één keer goedkeuren met ‘Bulk-autoriseren’. Met de functie CTRL+klik is het mogelijk om meerdere documenten te selecteren. Met de button ‘Autoriseer’ kunnen de geselecteerde documenten dan met één klik worden goedgekeurd.