Archiveren en opvragen van documenten


Al heel snel ontstaat in Basecone een online archief van alle documenten die u heeft verwerkt en de documenten die u alleen wilt opslaan zonder te boeken in uw boekhouding. Het is handig als u alle documenten kunt doorzoeken, inclusief de boekstuknummers en andere boekingsgegevens. Dit kan in het Archief van Basecone.


Toegang tot het Archief

U kunt het archief in Basecone op twee manieren benaderen. De eerste optie is via het menu in Basecone, de tweede optie via de snelkoppeling in het Overzichtsscherm.


Doorzoeken

In het Archief kunt u zoeken naar documenten door aan de linkerzijde zoekcriteria in te geven. U kunt een oneindige combinatie maken van zoekcriteria. Zo kunt u zoeken naar documenten tussen twee datums en bedragen in combinatie met een bepaalde tag. U kunt uw zoekcriteria verfijnen en uitbreiden totdat u de gegevens hebt gevonden die u zoekt.

In het overzicht ziet u de belangrijkste kenmerken van de getoonde documenten.


Detailgegevens

Als u op een documentregel klikt kunt u de detailgegevens van de factuur opvragen. Tevens kunt u door de pagina’s van uw document bladeren of het document vergroten of verkleinen op uw scherm.

U kunt het document downloaden en opslaan en het document afdrukken.


Document tijdlijn en document details

De  document tijdlijn geeft een overzicht van alle stappen die een document heeft doorlopen, en wie de actie heeft verricht. Tevens ziet u welk Commentaar er in het verleden aan het document is toegevoegd.

De document details geeft een overzicht hoe het document is geboekt in uw boekhoudsysteem. De herkende waarden zoals factuurnummer of bedragen zullen na het taggen getoond worden. Alleen wanneer het document is geboekt zal het boekstuknummer, grootboekrekeningen en andere gegevens getoond worden. Zo kunt u altijd nagaan hoe de factuur via Basecone in uw boekhouding is geboekt.

Let op: wanneer u later in uw boekhouding de (concept)boeking aanpast, zullen de boekingsgegevens in Basecone ongewijzigd blijven. Zo kunt u in Basecone altijd nagaan hoe de factuur naar uw boekhouding is verzonden.


Extra opties

Wanneer u twee of meer documenten selecteert krijgt u extra opties te zien. Zo kunt u meerdere documenten verwijderen, tenzij deze reeds verwerkt zijn, en u kunt uw documenten downloaden. De geselecteerde documenten krijg u aangeboden in een gecomprimeerd bestand (ZIP-bestand). U kunt tot 50 documenten tegelijk downloaden. Uiteraard kunt u meerdere keren een gecomprimeerd bestand met 50 documenten aanmaken, zodat u alle documenten kunt downloaden.

Tegen betaling van een vergoeding kunt u ook aan Basecone Support vragen om alle documenten op een USB-stick of DVD aan te leveren. Tot slot kunt u via een webservice een geautomatiseerde koppeling realiseren om uw documenten op te halen.