Aanleveren


Het aanleveren van documenten en facturen kan eenvoudig in Basecone door de bestanden te slepen in de webapplicatie, te e-mailen naar een uniek e-mailadres per administratie, via de App voor iPhone of Android of volledig geautomatiseerd vanuit andere applicaties via webservices.


 

Bestanden slependrag-drop

U kunt bestanden in Basecone slepen door één of meerdere bestanden op uw computer te selecteren en te slepen in het aanlevervak in Basecone. Laat de bestanden los in het vak en uw bestanden worden in Basecone geplaatst. U kunt op deze manier tot ongeveer 100 documenten tegelijk aanleveren. Ook kunt u met uw muis op het vak klikken om (afhankelijk van de mogelijkheden van uw internet browser) een of meerdere bestanden te selecteren.

 


E-mailen van bestanden

Elke administratie in Basecone beschikt over een uniek e-mailadres. Het adres voor uw administratie staat vermeld aan de linkerkant van uw Overzichtsscherm in de webapplicatie van Basecone. Het is aan te raden om alleen één of enkele documenten via e-mail te verzenden. Het medium e-mail is niet geschikt om veel of grote bestanden te verzenden. U kunt bestanden tot een gezamenlijke omvang van 20 MB per e-mail naar Basecone sturen. Houd er dan wel rekening mee dat in de regel attachments de grootte van de complete e-mail met een factor 1,5 vergroten. Een attachment van 14 MB zou er dus voor kunnen zorgen dat de complete mail al boven het maximum van 20 MB uitkomt. Daarnaast is het mogelijk dat uw internet provider of bedrijfsnetwerk een lagere hoeveelheid toestaat.

Ontvangstbevestiging

Zodra u een of meerdere bestanden naar Basecone heeft gestuurd ontvangt u een ontvangstbevestiging zodat u kunt vaststellen of het aanleveren is gelukt. Basecone raadt u aan om de ontvangstbevestigingen na te lopen, zodat u zeker weet dat alle aangeleverde bestanden correct in de juiste administratie zijn beland. Een ontvangstbevestiging geeft ook aan wanneer een bestand niet in een administratie geplaatst kon worden.

Filters

Als u veelvuldig ontvangstbevestigingen van Basecone ontvangt, raden wij u aan om een filter aan te maken in uw e-mail applicatie. Alle bekende applicaties voor het verwerken van e-mail beschikken over de mogelijkheid om een filter te configureren, waarmee de ontvangstbevestigingen van Basecone direct bij binnenkomst in een aparte map geplaatst worden. U kunt de ontvangstbevestigingen na later altijd nog raadplegen.

Eigen domeinnaam

Het is mogelijk om voor een vaste prijs van € 7,50 per maand voor al uw administraties een eigen domeinnaam te kiezen. Standaard eindigt het e-mailadres van een administratie bij Basecone op ‘@mailtobasecone.com’, maar dit mag ook een eigen adres zijn. Als u de aanvraag bij Basecone indient is uw eigen maildomein in de regel binnen 48 uur actief. Let erop dat de domeinnaam niet al elders in gebruik is, en ook geen inbreuk maakt op merk- of bedrijfsnamen van andere bedrijven of organisaties.

Beveiligde e-mail

Wanneer uw versturende mailserver versleuteling ondersteunt zal Basecone uw e-mail versleuteld accepteren en afhandelen. De verbinding tussen uw mailserver en de mailservers van Basecone is dan beveiligd. Zo bent u ervan verzekerd dat uw bestanden uit uw veilige kantooromgeving versleuteld de beveiligde infrastructuur van Basecone bereiken.

Slimme tips

U kunt bij het versturen van een factuur al direct een tag of label meegeven aan uw bijlage. Voeg bijvoorbeeld [ink] toe aan de onderwerpregel om uw bijlage(n) direct als inkoop te kenmerken. U gebruikt bijvoorbeeld [vrk] voor verkoopfacturen. Wanneer het in uw administratie verplicht is om elk document te autoriseren, dan wordt de tag verwijderd en als tekst opgenomen in het Commentaarveld.

Tevens kunt u commentaar meegeven. Gebruik de volgende code in uw e-mail (dus niet in de onderwerpregel):

[* hier schrijft u uw commentaar *]

om het commentaarveld in Basecone automatisch te vullen.


Bestanden en bestandsformaten

U kunt bestanden in de volgende bestandsformaten in Basecone verwerken of opslaan.

Herkenning en boeken .pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff
Alleen opslaan .xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta
Gecomprimeerde bestanden .zip (elke bestand in de zip wordt apart behandeld)